Inför mötet: Skapa möte och agenda

Rätt använt blir funktionerna för hantering av agendor, möten och protokoll en av styrelsens bästa vänner och en riktig tidsbesparare.

När du skapar ett möte väljer du startdatum och slutdatum. Dessa datum är dock enbart för syns skull och mötesprotokollet kan föras oberoende av dessa tider. Så här ser det ut när du skapar ett möte:

Figur
Figur: Inställningsmöjligheter vid skapande av möte.

Du kan också ange en valfri deadline för agendans deadline. Gör du det kan agendan inte redigeras efter denna tidpunkt, oavsett om mötet har startats eller ej.

När du skapar ett möte hamnar det alltid i grundtillståndet, "planerat". Du kan se en översikt över de möjliga mötestillstånden längre ner på denna sida.

Lägga till föremål i agendan

När mötet har skapats är det dags att fylla agendan med föremål. Det kan göras av vem som helst i styrelsen genom att klicka på "Agenda" i möteslistan.

Figur
Figur: Ett planerat möte i möteslistan.

Agendan utgörs av en lista som kan ha flera nivåer om ni önskar. Föremål läggs till, flyttas och justeras med hjälp av kontrollbaren i underkant. Klicka för att lägga till ett föremål och justera därefter dess titel.

Figur
Figur: Tre vanliga agendaföremål i många styrelsemöten, samt kontrollbaren i agenda- och protokollhanteringen.

Lägg märke till att flera tangentbordskombinationer också kan användas för snabbare hantering. Dessa står skrivna längre ner på sidan under agendan/protokollet så du har dem nära till hands.

E-posta agendan till styrelsen

Agendan kan som sagt ändras av vem som helst i styrelsen inför mötet. När det närmar sig möte är det väldigt lätt att skicka ut agendan via e-post. Du gör det genom att klicka på "E-posta agenda" under knappen "Alternativ".

Figur
Figur: Utskick av agenda via e-post.
Kopiera agenda från tidigare möte

Många styrelser har ungefär samma agenda på varje möte med bara små variationer på varje. I dessa situationer är det hjälpsamt att kunna kopiera agendan från ett tidigare möte.

Du åstadkommer detta genom att öppna den tidigare agenda du vill kopiera och därefter väljer denna möjlighet under "Alternativ" uppe till höger i rutan.

Figur
Figur: Kopiera agenda från tidigare möte.

Du hamnar då på en sida där du som vanligt kan skapa ett möte, med skillnaden att du denna gång inte börjar med ett tomt protokoll.

Figur
Figur: Skapa möte med kopierad agenda.
Mötestillstånd

Nu har du läst om förberedelser inför mötet och snart kommer du läsa om hur det startas. Innan dess kan det vara bra att veta att ett möte kan befinna sig i fem olika tillstånd. De är:

  • Planerat
    Mötet är planerat och agendan håller på att sättas samman. Alla styrelsemedlemmar kan redigera agendan.
  • Pågår
    Mötet har inletts och mötesdeltagare har valts. I detta läge kan bara protokollföraren redigera protokollet.
  • Under justering
    Mötet har avslutats och protokollföraren är klar med protokollutkastet. Nu kan justeringspersonerna skriva sina kommentarer. Övriga kan se protokollutkastet.
  • Under slutjustering
    Justeringspersonerna är färdiga med sina justeringar. Nu ska protokollföraren färdigställa protokollet.
  • Protokoll färdigställt
    Protokollföraren är färdig med justeringarna och protokollet är nu färdigställt.
  • Protokoll signerat
    Protokollförare och eventuella justeringspersoner signerar protokollet.

Om du klickar dig in på mötets statussida genom att klicka på mötestiteln kan du när som helst se i vilket tillstånd mötet befinner sig.

Figur
Figur: Mötets statussida visar nuvarande status för mötet.
Redo att gå vidare?

Det var allt om hur ett möte skapas och vad du gör inför mötet. Nästa steg är hur du kan använda Styrelseproffset.se under själva mötet.