Vanliga frågor

På den här sidan har vi samlat vanliga frågor och deras svar.

Allmänt om styrelseproffset

Vad är det här egentligen?

Styrelseproffset är en modern molntjänst som hjälper styrelsen i en bostadsrättsförening att göra ett ännu bättre jobb. Tjänsten är helt interaktiv och består av smarta verktyg för att till exempel hantera e-postkorrespondens, utskick, mötesprotokoll, filarkiv, föreningshemsida, medlemsförteckning och mycket annat.

Tjänsten är skapad av styrelsemedlemmar för styrelsemedlemmar. Syftet är att skapa en uppsättning praktiska verktyg som sparar tid.

Är Styrelseproffset en förvaltare?

Nej. Styrelseproffset är inte en förvaltare och inte ett alternativ till en förvaltare. De flesta av Styrelseproffsets kunder har både en teknisk och en ekonomisk/administrativ förvaltare.

Styrelseproffset är i stället ett komplement till förvaltarens tjänster, ett sätt att organisera och dokumentera styrelsens arbete och därmed göra föreningen mindre beroende av sin förvaltare.

Kan vi testa?

Ja! Alla föreningar som registreras i systemet får automatiskt tre månaders gratis testperiod. Om man inte gör något för att aktivt starta ett abonnemang så avslutas kontot automatiskt när testperioden är över.

Hur får vi kontakt?

Det går alltid bra att maila oss på hej@styrelseproffset.se! Du kan också använda vårt konktaktformulär.

Möten och protokoll

Varför ska man ha protokollen i Styrelseproffset?

Fördelen med att sköta protokollen inne i Styrelseproffset är att risken att justering och korrigering hamnar mellan stolarna minskar.

I Styrelseproffset håller systemet koll på vem det är som just nu ska agera. När mötet startas väljs deltagare, protokollförare och justeringspersoner. När protokollet är inmatat ser systemet till så att justeringskommentarer inkommer och att protokollföraren färdigställer protokollet med hänsyn till justeringskommentarerna.

Du kan läsa mer om möteshanteringen i dokumentationen.

Kan protokollen skrivas ut?

Ja, det är enkelt att skriva ut protokollen. Det går också att ladda hem dem i PDF-format.

Måste man ha uppkoppling och dator under själva styrelsemötet?

Nej, det går utmärkt att mata in protokollet efteråt.

E-postärenden

Vad är nyttan med e-postärenden?

Vilken e-postadress blir det för vår inkorg?

Föreningen får en e-postadress på formatet inkorgen@brfexempel.styrelseproffset.se och all e-post som skickas dit går in som ett e-postärende i systemet.

Om föreningen har en egen domän och en adress exempelvis på formatet styrelsen@brfexempel.se så kan denna ofta ställas in så den vidarebefordrar e-post till systemadressen.

Måste den som vill kontakta oss gå in på hemsidan?

Nej, det går alldeles utmärkt att e-posta föreningen. Se svaret på frågan ovan.

Hemsida

Hur redigeras informationen på hemsidan?

Styrelsens medlemmar har full kontroll över både innehåll, disposition, färg och form. All information på föreningshemsidan uppdateras inifrån Styrelseproffset och kan göras när som helst av alla styrelsemedlemmar. Utförlig dokumentation, inklusive lathundar, finns.

Kan man bestämma själv vad som ska stå i menyn och hur hemsidan ska se ut?

Ja, ni har full kontroll och kan ändra när som helst.

Finns det ett kalendarium på hemsidan?

Ja, det är lätt att lägga till. Det går att särskilja vad som ska synas i styrelsens egen kalender och vad som ska vara synligt på föreningshemsidan.

Kan man ha ett kontaktformulär på hemsidan?

Ja, det går utmärkt och är enkelt att lägga till. Det som besökaren skriver i formuläret går in som ett e-postärende i systemet.

Fungerar hemsidan i mobilen?

Ja, hemsidan är helt responsiv vilket betyder att den anpassar sig till den enhet besökaren har.

Kan man ha egen statistik?

Ja, det går att lägga in sin egen Google Analytics-profil för enkel statistikmätning.

Kan vi få hjälp att byta från den lösning vi har i dag?

Ja, vi hjälper gärna till med överföringen.

Går det att ha inloggning på hemsidan?

Ja, det går enkelt att göra så medlemmarna kan logga in på hemsidan. Det går enkelt att speficiera vilket innehåll på hemsidan som ska vara låst respektive upplåst.

Behöver vi ett webbhotell?

Nej, ni behöver inte ha ett webbhotell för hemsidan. Däremot kan ni behålla webbhotellet om ni i dag har individuella e-postadresser som ni vill behålla.

Filer

Vilka filformat kan vi ladda upp?

Alla filformat kan laddas upp. Vissa filformat (exempelvis pdf, doc eller xls) kan förhandsgranskas direkt inne i tjänsten, men alla filer kan förstås laddas ner.

Hur många filer kan vi ladda upp?

Varje förening har 100 GB lagringsutrymme. Ett text- eller PDF-dokument kan vara ca 100 kB vilket innebär att föreningen kan lagra över en miljon sådana dokument. Vi tror att det borde räcka ett tag.

Abonnemang

Hur fungerar abonnemangen?

Alla föreningar som registreras får först tre prövomånader gratis. Vill föreningen fortsätta använda systemet beställer man en förlängning som automatiskt adderas efter de tre månaderna. Beställningen sker enkelt och levereras automatiskt inne i tjänsten. Fakturan kan skickas via brev eller e-post, beroende på vad som valts vid beställningen.

Hur tecknar vi ett abonnemang?

Beställning av abonnemang kan göras på 3, 6, 12, 24 eller 36 månader. Själva beställningen gör föreningen själv inne i systemet och abonnemangstiden läggs automatiskt till med start när nuvarande abonnemang eller prövotid tar slut. Fakturan kan skickas via brev eller e-post, det väljer man själv.

Är det någon bindningstid eller uppsägningstid?

Nej, det finns ingen uppsägningstid. Föreningen kan när som helst avsluta sitt abonnemang. Vid förtida avslut kommer alla hela innestående månader att återbetalas.

Vad förbinder vi oss till?

Föreningen förbinder sig till att följa svensk lagstiftning i förhållande till den information som laddas upp och som publiceras på föreningshemsidan. Föreningen har ensamt ansvaret för informationen och för innehållet i sina register. Det finns ingen bindningstid på själva tjänsten Styrelseproffset.

Hur ser villkoren ut?

Villkoren kan du hitta på denna länk. Övergripande kan sägas att föreningen självklart ensamt äger all sin information, att sekretess råder, att informationen förvaras säkert och att tjänsten kan avbrytas när som helst utan uppsägningstid.

Datasäkerhet och integritet

Hur fungerar Styrelseproffset i förhållande till GDPR (och PUL)?

Det går utmärkt att använda en tjänst som Styrelseproffset.se med hänsyn till GDPR och PUL. Det är föreningen själv som är ansvarig för sina register, oavsett var informationen lagras. Datainspektionen har en särskild sida om användningen av molntjänster. I linje med dessa riktlinjer kommer informationen i Styrelseproffset inte att föras över utanför EU/EES. I Styrelseproffset finns en GDPR-guide med resurser och verktyg, inklusive funktioner för datalagringsprinciper så att information automatiskt raderas efter en viss tid, samt funktioner för att enkelt göra registerutdrag. Kontakta gärna oss om du är tveksam kring hur det fungerar.

Behöver vi tillstånd från medlemmarna för att lagra personuppgifter enligt PUL?

Grundregeln i PUL är att samtycke behövs vid registrering av personuppgifter. Men undantag från det gäller om uppgifterna behövs för att uppfylla lag eller för att fullgöra ett avtal. En bostadsrättsförening har skyldighet enligt bostadsrättslagen (kap 9 paragraf 8-10) att upprätta ett medlemsregister och en lägenhetsförteckning. Därför får föreningen utan föregående samtycke hantera dessa personuppgifter.

Vilka personuppgifter lagrar Styrelseproffset?

Grunden för Styrelseproffsets lagring är förstås de uppgifter som föreningen själva matar in i systemet. Men därutöver lagras också IP-adresser av tekniska skäl för att möjliggöra säker och samtidigt smidig inloggning.

Är överföringen krypterad?

Ja, all använding av Styrelseproffset sker via HTTPS-överföring vilket innebär att kommunikationen mellan klient och server är krypterad.

Hur lagras lösenord?

Lösenord i Styrelseproffset lagras aldrig i klartext. Lösenorden är krypterade med envägshash och slumpvis saltade. Det betyder att även om en hackare skulle komma över databasen så skulle inte några lösenord kunna utläsas.

Var lagras informationen?

Styrelseproffsets databaser finns hos den svenska internetleverantören ElastX och databasmaterialet finns alltid inom Sverige. Filer som laddas upp i Styrelseproffset lagras i molnet hos Amazon Web Services. Samtlig lagring hos Amazon sker inom EU/EES i enlighet med PUL.

Görs det backup på informationen?

Databasbackup görs varje dygn och lagras även fjärran från databasservern. Externa filer handhar Amazon driftsäkerheten av. Föreningen uppmuntras att själva göra backup via exportcentralen. Det går också att beställa regelbundna backuper på fysiskt lagringsmedium för en extra kostnad.

Kan vi själva exportera datan?

Ja, det går utmärkt att göra. I Styrelseproffset finns en exportcentral där all inmatad information enkelt kan laddas hem, i regel som Excel-filer.

Övrigt

Min fråga är inte med!

Vi vill gärna svara på den ändå! Maila hej@styrelseproffset.se så gör vi vårt bästa!