E-postärenden och Styrelseproffset.se

Styrelseproffset.se är en interaktivt webbtjänst som hjälper styrelsen i en bostadsrättsförening att arbeta mer strukturerat, effektivt och säkert. Genom smarta verktyg som e-posthantering, mötesprotokoll och hemsidesredigerare så kan styrelsen spara massvis av tid.

En av de mest välanvända funktionerna är den för e-postärenden. Den hjälper styrelsen få översikt över pågående dialoger samtidigt som den säkrar enkel och smidig dokumentation för framtiden. Den hjälper också föreningen hålla kontroll på hanteringen av personuppgifter.

På den här sidan kan du med bildexemplen här undertill se hur det fungerar.

Registrera ny förening GDPR och Styrelseproffset

Styrelsproffset.se - Sajten som förenklar arbetet för BRF-styrelsen.

Det börjar med en e-post

De som vill kontakta er behöver inte tänka på att logga in i några system eller lista ut hur några formulär ska användas. De kan skicka en vanlig e-post till er adress.

I Styrelseproffset ingår en egen domän. Er adress kan därmed bli både snygg och framtidssäker, till exempel styrelsen@brfexemplet.se.

Det går också att skapa olika inkommande adresser som har speciella regler, om ni vill.

Ett e-postärende blir till

När Styrelseproffset tar emot den skickade e-posten så matchas den till rätt förening och görs om till ett ärende. En bekräftelse skickas med e-post till avsändaren på detta och styrelsen meddelas via e-post att ett nytt ärende har inkommit.

I gränssnittet för ärendet har meddelandet registrerats. Om avsändaren är en medlem, leverantör eller hyresgäst så kommer automatiskt taggar skapas till dessa i registret så att ärendet blir lätt att hitta i framtiden. Ärendet blir också sökbart.

Stora bilagor blir inte ett problem. Eftersom bilagorna nu lagrats i Styrelseproffset skickas de med i ärendet som länkar snarare än filer vilket minskar belastningen på styrelsemedlemmarnas e-postkonton.

Svara i en handvändning

I ärendet kan du skriva både interna kommentarer (som syns bara för styrelsen) och publika svar som skickas till deltagarna i ärendetråden med e-post.

Varje e-postärende har en status för att hålla ordning på vad som är pågående, vad som väntar på svar och vad som är avklarat. Varje e-postärende kan också tilldelas till en person eller roll.

Svar med full överblick

När den som skickat in e-postärendet får det svar som skrivits så kommer hela tråden med för att ge enkel överblick över dialogen. Om konversationen behöver fortsätta så är det inte svårare än att svara på denna e-post så kommer svaret in i e-postärendet.

Filer visas alltid som länkar i meddelandet för maximal leveranssäkerhet och tillgänglighet. Styrelseanvändarnas bilder gör dialogen mer personlig och ökar förståelsen för styrelsens ideella arbete.

Hur fungerar detta med GDPR?

I det nya dataskyddsdirektivet GDPR som trädde i kraft i maj 2018 så skärptes reglerna kring behandling av personuppgifter. Datainspektionen som är tillsynsmyndighet rekommenderar själva på sin hemsida att använda just ett ärendehanteringssystem, likt Styrelseproffset, för att säkerställa korrekt hantering av personuppgifter.

"Det är ofta olämpligt att använda e-post för att behandla personuppgifter långsiktigt, både för myndigheter och för privata organisationer. E-post är inte en säker förvaring och det kan vara svårt att hitta uppgifter om en enskild i e-posten eller säkerställa att uppgifterna blir borttagna när de inte längre behövs. För att göra det lättare att följa dataskyddsförordningen kan det därför vara viktigt att flytta vissa uppgifter från e-posten till ett lämpligare system, som ett ärendehanteringssystem eller kundregister." - Datainspektionen.se

Varje e-postärende kan automatiskt tilldelas en inställd lagringsprincip där styrelsen har valt hur länge ärendet ska lagras innan det automatiskt raderas.

Vad säger Styrelseproffsets kunder?

Styrelseproffset har hjälpt oss att strukturera vårt arbete, samtidigt som det blivit mycket mer professionellt. Ärendehanteringen kan endast beskrivas som en succé och med några knapptryck fick vi fram en mycket bra hemsida för framförallt intern, men även extern informationsspridning. Spårbarheten i protokoll, ärenden, mail, rapporter ska också understrykas, eftersom det förenklar för framtida styrelsemedlemmar att söka i historik.

E-postfunktionen på Styrelseproffset är central för vår hantering av inkommande ärenden från medlemmar i föreningen. Genom att automatiskt koppla alla mail som kommer in från medlemmar/leverantörer samt våra svar från styrelsen till aktuell lägenhet och aktuell medlem/hyresgäst har vi en spårbarhet i hur vi hanterat olika frågeställningar som är enkelt sökbar.

Intresserad?

Passa på att registrera din förening. Ni får en gratis testperiod i 3 månader så du och dina styrelsekollegor hinner testa själva och bestämma er för om ni vill använda systemet.

Ni förbinder er inte att fortsätta utan väljer själva när ni har prövat om ni vill förlänga medlemskapet för en längre period mot betalning.

Registrera ny förening

Prissättning Användningsvillkor Informationsblad

Styrelsproffset.se - Sajten som förenklar arbetet för BRF-styrelsen.