Att skriva under är samma sak överallt i Styrelseproffset — protokollet, nyckelkvittensen, avtalet, PDF-filen ur filarkivet. Den här artikeln beskriver själva signeringen. Vad som signeras och vem som blir tillfrågad hanteras av respektive funktion.
En signering har två delar: signaturen, som är den bild som hamnar i dokumentet, och verifieringen, som är den valfria kontrollen av att det är rätt person som skriver under.
Så går det till
Signeringen nås från det som ska signeras. När ett protokoll är redo att skrivas under dyker signeringsknapparna upp i mötets översikt; ett avtal eller en filsignering skickar i stället en personlig länk till varje påskrivare.
Sidan är tre steg:
1. Granska. Det som ska signeras visas i sin helhet ovanför. Läs det innan du går vidare — signaturen fästs vid just den här versionen.
2. Signera. Välj hur signaturen ska se ut:
- Sparad signatur — den du använt tidigare. Visas bara om du har en.
- Rita signatur — rita med muspekaren eller med fingret på en pekskärm. Du kan rita i flera drag, ångra det senaste och rensa rutan. Signaturen förminskas när den sätts in i dokumentet, så fyll gärna ut hela rutan.
- Texta signatur — ditt namn skrivs med en handstilsliknande stil. Det är alternativet för den som signerar med mus och tycker att resultatet blir oläsligt.
Kryssa i Spara signatur om du vill slippa göra om det nästa gång. Den sparas då i dina egna inställningar, inte i föreningens.
3. Verifiera. Här väljer du hur du styrker din identitet, bland de former som är tillåtna för just det här dokumentet.
Har du redan signerat samma föremål varnar sidan: går du vidare ersätts den tidigare signaturen.
Verifiering
Verifieringen är en kontroll utanför plattformen av något du kan ta emot eller legitimera dig med:
| Form | Vad som händer | Kräver |
|---|---|---|
| E-post | En engångskod skickas till din e-postadress. | E-postadress i dina inställningar |
| SMS | En engångskod skickas till ditt mobilnummer. | Mobilnummer i dina inställningar |
| Mobilt BankID | Du legitimerar dig i BankID-appen. | Personnummer i dina inställningar |
Saknas uppgiften kan du inte använda den formen — sidan säger till och länkar till dina inställningar.
Till signaturen sparas då vilken form som användes, vilken adress eller vilket nummer, tidpunkten och IP-adressen. Det är den informationen som ger spårbarheten, och den skrivs ut tillsammans med signaturen.
En underskrift på papper kan också förfalskas. Poängen med verifiering är inte att göra fusk omöjligt utan att lägga till ett lager som lämnar spår.
Koden
En kod som skickas med e-post eller SMS gäller i en timme. Har den hunnit gå ut säger verifieringssidan det, och du begär en ny med knappen Skicka ny kod.
Begär du en ny kod innan den gamla gått ut fortsätter båda att fungera. Har du fått flera mail behöver du alltså inte leta reda på det senaste — koden i vilket som helst av dem duger så länge den är yngre än en timme. Så fort en av koderna används slutar de andra att gälla.
Efter fem felaktiga försök pausas kodinmatningen en stund. Vänta och försök igen — pausen släpper av sig själv.
Du kan ha högst fem koder igång samtidigt, och en ny kod kan skickas tidigast en minut efter den föregående. Det är därför knappen ibland säger till att vänta.
Standardinställningar för föreningen
Föreningen kan bestämma hur signeringar normalt ska fungera: om verifiering ska vara obligatorisk och vilka former som ska tillåtas.
Inställningen är en utgångspunkt, inte en regel. Varje enskilt föremål som ska signeras — ett avtal, ett möte, en kvittens — kan få egna verifieringsinställningar, och de tar över.
Hur signaturen visas
I den utskrivna versionen visas den ritade eller textade signaturen med namnförtydligande under. Är signaturen verifierad står verifieringens uppgifter med — form, identifierare, tidpunkt och IP-adress.
Vad juridiken säger
Avtalslagen ställer, med undantag för köp av fastighet, bostadsrätt och tomträtt, inga formkrav på hur ett avtal ingås. Elektroniska signaturer kan därför i princip alltid användas för bindande avtal.
Vidare läsning:
- Lagen.nu — 1 kap 7 §, om kvalificerad elektronisk underskrift
- Wikipedia — Digital signatur
- Regeringen.se — Digitala signaturer, en teknisk och juridisk översikt
- Lawline — Är en elektronisk signatur likvärdig med en traditionell?
- Lawline — Underskrift vid styrelseprotokoll (aktiebolag)
- Den virtuella bolagsjuristen — Är en elektronisk signatur juridiskt bindande?
