Avtalsdelen gör två saker. Den hanterar underskriften — digital signering med spårbarhet — och den håller reda på avtalet över tid: när det börjar gälla, när det löper ut, när det behöver sägas upp och vem som ska påminnas.
Den andra halvan är ofta den som betyder mest. Ett avtal som ingen minns är uppsagt förlängs av sig självt.
Fyra sätt att skapa ett avtal
Under Skapa enstaka väljer ni sätt:
| Val | När det passar |
|---|---|
| Utgå från avtalsmall | Något ni skriver ofta. Mallen bär utformningen; ni fyller bara i det som skiljer. |
| Ladda upp PDF-fil och använd signeringsflöde | Ni har ett färdigt dokument som ska skrivas under här. |
| Ladda upp PDF-fil utan signeringsflöde | Avtalet är redan påskrivet — inskannat papper eller signerat i en annan tjänst. |
| Skapa nytt textavtal | Ni skriver avtalet här, i en editor. Texten blir sökbar i systemet. |
Titeln är obligatorisk och syns för externa påskrivare. Skriv den så att en utomstående förstår vad det gäller.
Behöver ni samma avtal till många — garageplatser, andrahandsuthyrningar, förrådskontrakt — finns Skapa många likadana. Ni väljer mall, fyller i det gemensamma en gång och pekar ut samtliga motparter. Ett avtal skapas per motpart, och e-post kan skickas till alla i samma steg.
PDF-avtal: fält på dokumentet
Väljer ni PDF med signeringsflöde anger ni antal påskrivare (1–8) redan här, och det går inte att ändra sedan. Anledningen är att fälten i dokumentet knyts till påskrivare 1, 2, 3 och så vidare.
I nästa steg placerar ni ut fälten på sidorna. Det självklara är Signatur, men det finns fler som fylls i automatiskt ur påskrivarens uppgifter: namn, organisation, personnummer, adress. Varje fält har en färg som visar vilken påskrivare det tillhör.
Praktiskt vid utplaceringen:
- Fält kan ligga på olika sidor, flyttas och storleksändras.
- Systemet krymper texten tills den får plats, så gör fälten hellre för breda än för smala.
- Hjälplinjer visas medan ni drar — uppe och till vänster vid flytt, till höger och nedtill vid storleksändring.
- Håll shift medan ni flyttar för att låsa till en riktning.
Två fälttyper hör inte till någon påskrivare:
- Kryss sätter en kryssikon där ni placerar den — för mallar med rutor att fylla i.
- Text är ett fält vars innehåll ni skriver själva, till exempel vilket objekt ett hyresavtal avser.
Dynamisk länkning
Ett avtal kan kopplas till ett annat föremål i systemet, och då kan fälten hämta uppgifter därifrån. Länkas en uthyrning in kan avtalet automatiskt fylla i hyresobjektet, hyran och uppsägningstiden.
Det gör mallen värd besväret: ett hyresavtal behöver då bara veta vilken uthyrning det gäller, inte allt om den.
Påskrivare
Påskrivare väljs ur systemet — styrelsemedlemmar, medlemmar, leverantörskontakter, hyrespersoner — eller skrivs in för hand.
Uppgifterna kopieras när påskrivaren läggs till. Ändras personen i registret i efterhand ändras inte avtalet. Det är avsiktligt: ett underskrivet avtal ska visa uppgifterna som de var vid påskriften.
För PDF-avtal anger ni också vilket nummer påskrivaren har, så att rätt fält fylls med rätt persons uppgifter.
I samma steg väljer ni vilka verifieringsformer som ska tillåtas och om verifiering ska krävas.
Skicka ut för signering
När utformningen är klar och påskrivarna finns: knappen Skicka e-post. Välj vilka som ska få mejlet och skriv gärna ett meddelande som följer med.
Varje påskrivare får ett eget mejl med en personlig signeringslänk. Just därför syns de här mejlen inte i utskickshistoriken — de är individuella och kan inte skickas om som ett vanligt utskick.
Avtalet går genom lägena Redo för signering → Delvis signerat → Signerat.
När alla skrivit på skapas den slutgiltiga PDF:en, med signaturer och alla dynamiska fält ifyllda. Sist i dokumentet ligger en händelselogg med tidpunkter, IP-adresser och detaljer för varje verifiering.
Avtalsmallar
En mall är utformningen gjord en gång. Mallen kan vara antingen ett textavtal eller ett PDF-avtal, och avtal skapas sedan utifrån den.
Att ändra mallen ändrar inte avtal som redan skapats. Kopplingen till mallen sparas ändå, så det går att se vilken mall ett avtal kom från.
Uppgifterna om avtalet
Utöver dokumentet bär avtalet uppgifter som gör det sökbart och bevakat.
Grunduppgifter
- Titel — visas i listor, och för externa påskrivare.
- Kommentar — en längre notering om avtalets egenskaper.
- Tilldelning — ansvarig person eller roll. Den tilldelade är den som får påminnelserna.
- Arkiverat — flyttar avtalet till den separata arkivlistan utan att ta bort det.
- Kategorier — era egna grupperingar: "Hyresavtal garage", "Kommersiella hyresgäster", "Andrahandsuthyrningar".
- Tillhörighet — det föremål avtalet gäller. En andrahandsuthyrning hör till en bostad, en parkeringsplats kanske till en medlem. Ofta men inte alltid samma sak som motparten.
Har föreningen egna fält på avtal visas de i en egen sektion.
Avtalets längd
- Signerat — datumet avtalet skrevs under. Sätts automatiskt när Styrelseproffset hanterat signeringen och alla parter är klara.
- Start — när avtalet träder i kraft. Allt annat räknas från det datumet.
- Avtalslängdens form — antingen ett fast slutdatum eller en löptid i månader eller år. Vid löptid räknas slutdatumet ut åt er.
- Uppsägningstid — hur lång tid före utgången uppsägning måste ske. Tillsammans med start och löptid ger det ett föreslaget påminnelsedatum.
Det är kedjan start → löptid → uppsägningstid som gör påminnelsen användbar. Utan uppsägningstid påminns ni när avtalet redan löpt ut.
Påminnelser
Ett påminnelsedatum räknas ut automatiskt utifrån när avtalet behöver sägas upp. Det går också att sätta ett eget datum.
Hur påminnelsen levereras och vilken prioritet den får styrs av föreningens påminnelseinställningar.
Under och efter avtalstiden
Menyn Alternativ på avtalets sida rymmer det som händer sedan:
- Förnya skapar en ny avtalsperiod med nya datum, i stället för att ni skriver av avtalet på nytt.
- Skapa kopia ger ett nytt avtal med samma utformning.
- Börja om signering nollställer signeringen om något blivit fel innan alla skrivit på.
- Konvertera till försignerat flyttar ett avtal till det läget när underskriften skett utanför systemet.
Ett avtal som avslutats i förtid sätts till Uppsagt. Ett avtal som fullföljts och laddats ner står som Signerat.
