Allt som Styrelseproffset vill göra er uppmärksamma på — ett avtal som snart löper ut, ett ärende som legat obesvarat, en bokning som börjar om en timme, ett protokoll som inte blivit justerat — kommer fram som en notis. Påminnelser är alltså inte ett eget system utan en sorts notiser: de som handlar om något som är på väg att hända.
Var notiserna dyker upp
I portalens sidhuvud sitter en klocka med antalet olästa. Klicka på den så listas de senaste, och ett klick på en notis tar dig till det den handlar om.
Hela listan finns på Mina notiser, där det också går att markera alla som lästa. En läst notis försvinner inte — den slutar bara räknas.
Tre vägar ut
En notis kan levereras på tre sätt:
| Kanal | Vad det betyder |
|---|---|
| Webb | Klockan i portalen och listan Mina notiser. |
| E-post | Ett mejl. Finns för de notistyper där det är rimligt. |
| App-push | En pushnotis i mobilappen, för den som installerat den. |
Vilka kanaler som är möjliga bestäms av notistypen; vilka som faktiskt används bestämmer du.
Dina egna inställningar
Där listas varje sorts notis med de kanaler den stöder, och du kryssar i hur du vill ha just den. Inställningen är din, och den gäller per förening — sitter du i två styrelser kan du vara mycket informerad i den ena och sparsamt i den andra.
Det är värt att gå igenom listan en gång i lugn och ro när du är ny. Standardläget är rimligt men inte anpassat efter vad just du ansvarar för.
Längst ner finns dessutom Mailpåminnelse för chatten: ett mejl när du har olästa chattmeddelanden som väntat en stund. Den gäller all chatt i Styrelseproffset, oavsett förening.
Notisbevakningar
En del notiser skapas av en händelse — någon svarar på ett ärende, någon bokar tvättstugan. Andra skapas av att ingenting har hänt: ärendet är fortfarande obesvarat, avtalet löper ut om en månad, protokollet är fortfarande ojusterat.
De senare kommer från notisbevakningar, som körs regelbundet och skapar notiser när ett villkor slår till.
Här ser ni vilka bevakningar som finns och kan slå av och på dem för föreningen. Observera arbetsfördelningen:
- Bevakningen avgör om något ska uppmärksammas alls.
- Var och ens notisinställningar avgör vem som får veta det och hur.
Stänger ni av en bevakning får alltså ingen den notisen, hur de än ställt in sig. Låter ni den vara på men ingen vill ha den i någon kanal händer i praktiken heller ingenting. Det är den vanligaste orsaken till "vi får aldrig några påminnelser".
Vem som får en påminnelse om ett föremål
För det som har en ansvarig gäller en enkel regel: är föremålet tilldelat går påminnelsen till den tilldelade, annars till hela styrelsen.
Det gäller avtal, kalenderhändelser, aktiviteter och ärenden. Tilldelning är därför inte bara ordning och reda — det är det som avgör vems telefon som ringer.
