Leverantörsregistret är föreningens svar på frågan "vem sköter det här, och vem ringer vi?" — den fråga en ny styrelse ställer oftast och har svårast att få svar på.
Registret bär tre saker: företaget, personerna ni faktiskt pratar med, och allt annat i systemet som hör till leverantören — avtal, nycklar, ärenden, filer, projekt. Det sista är poängen. En leverantör i Styrelseproffset är inte ett kontaktkort, det är en ingång till hela relationen.
Lägg till en leverantör
Bara namnet är obligatoriskt. Resten går att fylla på i takt med att ni vet mer.
| Uppgift | Varför den är värd att fylla i |
|---|---|
| Kategori | Grupperar registret — "Fastighetsskötsel", "VVS", "Ekonomi". Listan går att gruppera på kategori, vilket är det som gör ett register på fyrtio leverantörer läsbart. |
| Ansvarig i styrelsen | Vem hos er som håller i relationen. Kan vara en person eller en roll. Styr även tilldelning av inkommande e-post — se nedan. |
| Organisationsnummer | Skrivs som 556677-1122. Det är också nyckeln till andra föreningars omdömen, så utan det får ni inte se dem. |
| Hemsida | Blir en klickbar länk på leverantörens sida. |
| Kommentar | Det som inte passar i ett fält. "Ringer alltid tillbaka efter 16." |
Har föreningen egna fält på leverantörer visas de i samma sektion.
Arkiverad i stället för borttagen
En leverantör ni slutat använda ska nästan aldrig tas bort. Arkivera i stället: uppgifterna finns kvar, historiken hänger ihop, men leverantören försvinner ur den vanliga listan och hamnar under Inaktiva leverantörer.
Det spelar roll om två år, när någon undrar vem som lade om taket.
Kontakter — personerna, inte företaget
En leverantör kan ha hur många kontakter som helst, och de läggs till på leverantörens egen sida under fliken Kontakter. Alla kontakter i föreningen syns också samlade under Leverantörskontakter.
Varje kontakt har namn, titel, fast telefon, mobil, e-post och en kommentar. Titeln är underskattad: anger ni den visas den före namnet i listor och väljare, så det står "Fastighetsskötare Anders Nilsson" i stället för att ni ska minnas vem Anders är.
En kontakt kan ha flera e-postadresser. Alla räknas — vilken som helst av dem känns igen när posten kommer in.
Inkommande e-post hittar rätt person själv
Här ligger den funktion som sparar mest tid, och den är lätt att missa eftersom den styrs från e-postinställningarna.
Kommer det ett mejl till föreningen från en adress som tillhör en leverantörskontakt, kan ärendet automatiskt tilldelas den som är Ansvarig i styrelsen för leverantören. Rörmokaren mejlar, och ärendet ligger direkt hos den i styrelsen som håller i fastighetsfrågorna — ingen behöver fördela det.
Tre saker måste stämma för att det ska hända: inställningen måste vara påslagen under Ärendeinställningar, leverantören måste ha en Ansvarig i styrelsen, och avsändaradressen måste finnas registrerad på en kontakt. Saknas något av det landar ärendet otilldelat som vanligt.
Fälthjälpen vid Ansvarig i styrelsen talar om vilket läge inställningen står i just nu, så ni behöver inte gå och leta.
Leverantörens sida — allt som hör till relationen
Utöver kontakter samlar leverantörens sida flikar för det som är kopplat till just den leverantören. Vilka som visas beror på vilka komponenter föreningen har på och vad ni har behörighet till:
- Adresser — besöks- och postadresser.
- Anteckningar — löpande noteringar, med historik.
- Avtal — leverantörens avtal, med start, löptid och uppsägningstid.
- E-postärenden och Styrelsediskussioner — allt som taggats mot leverantören eller mot någon av dess kontakter. Ni behöver alltså inte komma ihåg om ni taggade företaget eller personen.
- Filer — leverantörens egen mapp i filarkivet.
- Nycklar — nycklar som är utlämnade till leverantören eller till någon av kontakterna.
- Omdöme — se nedan.
- Projekt — projekt där leverantören är part.
Knappen Skapa e-postärende högst upp startar ett nytt ärende med leverantören redan ifylld som mottagare.
Avtalsöversikten
Ett avtal som ingen minns är uppsagt förlängs av sig självt, och leverantörsavtal är den vanligaste platsen det händer på. Avtalsöversikten visar därför samtliga avtal som ligger på en leverantör, i en lista — oavsett vilken leverantör de hör till.
Det är den vyn ni går igenom en gång per år.
Omdömen — och de andra föreningarnas
Under fliken Omdöme sätter ni tre saker: om ni rekommenderar leverantören, betyg på kvalitet och betyg på prisvärdighet.
Vid sidan om ert eget omdöme visas Andras omdömen — sammanräknade rekommendationer och snittbetyg från övriga föreningar i Styrelseproffset som använder samma leverantör.
Två saker att veta om hur det fungerar:
- Kopplingen sker på organisationsnummer. Saknar leverantören organisationsnummer finns fliken inte alls, och ni ser varken era egna eller andras omdömen. Det är det enda sättet att veta att det är samma företag.
- Det är anonymt. Varken ert namn eller föreningens namn syns för någon annan förening. Ni ser summor och snitt, inte vem som tyckte vad — och andra ser er på samma villkor.
Det gör det värt att fylla i även när ni är nöjda. Ett register där bara de missnöjda skriver av sig blir inte ett underlag, det blir en klagomur.
Kategorier
Leverantörskategorierna ligger under Kategorier i leverantörsmenyn. Det finns förinställda att börja från, och ni lägger till egna.
En kategori som ni slutar använda kan döljas i stället för att tas bort. Leverantörer som redan bär den behåller den — den fortsätter visas för dem, men erbjuds inte längre för nya.
Vad som är lätt att göra fel
- Ta bort i stället för att arkivera. Borttaget är borta, och med det kopplingen till avtal, nycklar och ärenden.
- Hoppa över organisationsnummer. Det kostar tio sekunder och är förutsättningen för hela omdömesdelen.
- Lägga personen som leverantör. Företaget är leverantören, personen är en kontakt. Görs det omvänt fungerar varken den automatiska tilldelningen eller omdömena.
- Glömma Ansvarig i styrelsen. Utan den kan ingen inkommande e-post tilldelas automatiskt, hur välregistrerade kontakterna än är.
