Frågan "vem har egentligen nyckel 47?" ska inte behöva besvaras ur minnet. Nyckelregistret håller reda på vilka nycklar föreningen har och vem som har dem, och nyckelkvittensen är beviset på att någon faktiskt tagit emot dem.
Nycklar
En nyckel har:
- Serie — vilken låsserie nyckeln hör till. Välj en befintlig eller skapa en ny direkt i formuläret; serierna byggs upp efterhand och listas på egen sida.
- Beteckning — nyckelns nummer eller märkning. Obligatorisk, och det är den ni läser av på nyckeln.
- Tillhör — medlem eller styrelsemedlem. Frivilligt.
- Beskrivning — fritext för det som inte får plats i beteckningen.
Behöver ni hålla reda på något mer om nycklarna — vilken låstillverkare de kommer från, om de är kopieringsskyddade, när de lämnades ut — kan ni lägga upp egna fält på nycklar. De visas i samma formulär och går att filtrera och exportera på i nyckellistan. Behöver ni se uppgiften redan när ni väljer nycklar, till exempel när nycklar plockas till en kvittens, slår ni på Visa i listor som standard på fältet.
Egna fältEgna fält på nycklar läggs upp under Inställningar och dyker sedan upp på varje nyckel.
Ska ni skicka en kvittens behöver ni inte fylla i Tillhör. Kvittensen sätter ägaren själv när den bekräftas — det är hela poängen med den.
Ska hela nyckelregistret läggas in på en gång finns Importera nycklar, vilket är betydligt snabbare än att skapa dem en och en.
Ändra på många nycklar samtidigt
Ska samma uppgift skrivas på flera nycklar — hela partiet till en ny serie, ett helt knippe tillbaka till föreningen — markerar ni nycklarna i listan och väljer Redigera markerade.
Formuläret visar serie, tilldelning, beskrivning och föreningens egna fält på nycklar, var och en med en extra kryssruta. Bara de fält ni kryssar i skrivs; resten lämnas orörda på nycklarna. Ett ikryssat fält som lämnas tomt nollställer värdet, vilket är just så en tilldelning tas bort från trettio nycklar på en gång.
Beteckningen finns inte med — den är nyckelns identitet och ska vara unik, så den ändras en nyckel i taget.
Nycklar vid överlåtelse
Tilldelade nycklar visas i överlåtelsehanteringen. Det är den funktion som gör att en utflyttande medlem inte kan glömmas bort med föreningens nycklar i fickan.
Nyckelkvittenser
En kvittens är en bekräftelse från en medlem eller styrelsemedlem på att hen tagit emot en eller flera nycklar. När kvittensen bekräftas byter nycklarna ägare i registret och kvittensen sparas.
En kvittens har tre lägen: Ny/obekräftad, Bekräftad och Makulerad. Makulering markerar nycklarna som otilldelade igen — det är vägen tillbaka när någon lämnat tillbaka nycklarna.
Skapa kvittensen
Börja med att välja vem kvittensen gäller — en medlem eller en styrelsemedlem. Spara.
Lägg sedan till nycklarna, en i taget, med väljaren under Nycklar.
Två sätt att få den påskriven
När nycklarna ligger i kvittensen väljer ni under Påskrift:
Påskrift digitalt
Lägg till en eller flera påskrivare och ställ in verifiering — samma val som för alla signeringar i systemet.
Påskrivarna får ett mejl med en personlig länk. Ni kan skriva ett eget meddelande som följer med. När de skrivit under blir kvittensen bekräftad och nycklarna byter ägare.
En påskrivare som glömts bort kan läggas till även efter att kvittensen bekräftats. Signaturen registreras då, utan att nycklarna tilldelas om.
Påskrift på papper
Ibland är papper rätt svar — mottagaren står i porten, eller har varken e-post eller mobil.
Ladda då upp en bild på den underskrivna lappen under Pappersdokumentation, och kryssa i Bekräfta kvittens. Det är den kryssrutan som tilldelar nycklarna. Bilden ligger kvar som underlag.
Kvittensen som PDF
En kvittens kan hämtas som PDF med knappen Hämta kvittens som PDF. Det är den ni skriver ut när påskriften ska ske på papper, och den som arkiveras efteråt.
Nyckelfliken hos innehavaren
Var och en som kan ha en nyckel har en flik Nycklar på sin egen sida, och den visar två listor: nycklarna och nyckelkvittenserna. Nycklarna säger vad personen har, kvittenserna säger vad hen skrivit under på. Det är paret ni behöver i ett återlämningssamtal.
Fliken finns på alla sju ställen där en nyckel kan vara registrerad: medlem, styrelsemedlem, bostad, leverantör, leverantörskontakt, uthyrning och hyresperson.
Båda listorna har en Lägg till-knapp som fyller i innehavaren i förväg. Siffran på fliken är nycklarna och kvittenserna tillsammans — så här många poster finns att titta på.
Vad som räknas som innehavarens
Listorna tar med mer än det som är registrerat rakt på personen, eftersom nycklar i praktiken hänger ihop nedåt:
- En medlem svarar också för nycklarna på de bostäder medlemmen innehar just nu. Portnyckeln som ligger på lägenheten är i praktiken medlemmens, och räknas den bort hålls utflyttningssamtalet mot en ofullständig lista. Ett innehav som har avslutats följer inte med — då är det någon annans dörr.
- En leverantör svarar också för sina kontakters nycklar.
- En uthyrning svarar också för hyrespersonernas nycklar.
- En hyresperson som också är medlem svarar för sina egna nycklar som medlem. Bostäderna följer inte med den vägen — en hyresgäst är inte innehavare av lägenheten hen hyr.
Kvittenslistan följer samma regel, och tar dessutom med kvittenser som någon av innehavarens nycklar ligger på även när kvittensen är ställd till någon annan. En kvittens som skapats ur en överlåtelse tillhör överlåtelsen, inte medlemmen, men den handlar om medlemmens nycklar och hör därför hemma på medlemmens flik.
MedlemsregisterPå en medlem ligger nyckelfliken bland bostäder, avtal och de övriga flikarna.
Nycklar i en överlåtelse
Verkställs en överlåtelse kan en kvittens skapas åt den nya innehavaren automatiskt. En sådan kvittens får sin påskrivare av flödet, så där finns varken valet mellan digitalt och papper eller listan över påskrivare — den delen är redan bestämd.
