En vattenläcka, ett stambyte, ett balkongbygge. Det som gör sådant jobbigt är sällan en enskild uppgift utan att materialet sprids: offerten i filarkivet, entreprenörens mejl i inkorgen, besiktningsdatumen i en aktivitetslista, beslutet i ett protokoll. Ett halvår senare vet ingen var något ligger.
Ett projekt är en samlingssida för allt det. Innehållet ligger kvar där det hör hemma — projektet länkar ihop det och visar det i ett gemensamt flöde.
Skapa projektet
Titel är obligatorisk och blir projektets namn överallt.
Tillhör är valfritt och kopplar projektet till ett annat föremål — en bostad vid en vattenskada, en leverantör vid en upphandling. Projektet visas då även på det föremålets sida.
Ett sparat projekt har också ett Tillstånd: Aktivt, Pausat eller Arkiverat. Arkivera i stället för att ta bort när projektet är avslutat — materialet finns kvar och listan hålls ren.
Projektflödet
Klicka på projektet så öppnas flödet. Överst står hur många föremål och projektbevakare projektet har och vilket tillstånd det är i.
Lägga till nytt
Knappen Nytt föremål skapar något och kopplar det till projektet i samma steg:
| Sort | Vad det är bra till |
|---|---|
| Anteckning | Löpande noteringar — det som håller ihop berättelsen. |
| Fil | Offerter, ritningar, protokoll, fotografier. |
| Mapp | När filerna är många nog att behöva ordning. |
| E-postärende | Korrespondens med entreprenör, försäkringsbolag eller myndighet. |
| Styrelsediskussion | Internt resonemang som inte ska ut. |
| Aktivitetslista | Det som ska göras, med ansvarig och datum. |
| Utskick | Information till medlemmarna om vad som händer. |
| Beslut | Det styrelsen faktiskt bestämde. |
Vilka val som visas beror på vad du har behörighet till.
Länka in något som redan finns
Knappen Befintliga föremål kopplar in något som redan ligger i systemet — mejlärendet som kom innan projektet fanns, den aktivitetslista ni redan börjat på, mötet där beslutet fattades.
Att ta bort en koppling tar inte bort föremålet. Välj Ta bort länk i föremålets meny i flödet, så ligger det kvar där det hörde hemma.
Sortera och filtrera flödet
Sidopanelen har tre delar:
- Sortering — efter senast uppdaterat, skapat, alfabetiskt eller efter typ.
- Typfilter — visa bara filer, bara ärenden, bara anteckningar. Antalet står bredvid varje typ.
- Kategorier — era egna. Ett stambyte kan ha "Ekonomi", "Entreprenör" och "Medlemsinformation", och då blir flödet läsbart även när det innehåller hundra föremål.
Kategorin sätts på ett föremål i taget, från dess egen meny i flödet, där även Skapa kategori ligger.
På smal skärm fälls sidopanelen in bakom knappen Visa filter.
Projektbevakare
Ett projekt med mycket rörelse är svårt att följa genom att gå in och titta. En projektbevakare får i stället ett mejl med allt som hänt sedan förra utskicket.
Bevakare läggs till i projektets redigeringsvy. Välj mottagare:
- Användare — någon i styrelsen.
- E-postadress — vem som helst, till exempel en konsult eller en förvaltare utan konto här.
och frekvens: Dagligen eller Varje vecka. Kommer inget nytt skickas inget mejl.
Det är den här funktionen som gör att en styrelseledamot kan följa ett stambyte utan att logga in — och som gör att en extern part kan hållas informerad utan att få tillgång till portalen.
Projektets mapp
Varje projekt har en egen mapp i filarkivet. Alternativ → Visa mapp i filarkiv tar dig dit. Filer som läggs i mappen och filer som läggs till i projektet är samma filer — det är två vägar till samma plats.
