Styrelsen behöver ofta samla in samma sak från många: motioner till stämman, anmälan till trädgårdsdagen, uppgifter från nyinflyttade, felanmälningar. Ett formulär gör det till strukturerad data i stället för trettiotvå mejl med olika rubriker.

Och kopplat till ärendehanteringen blir varje svar ett ärende som går att tilldela, besvara och avsluta.

Formulär

Grundinställningarna

Titel är intern och obligatorisk.

Överskrift visas överst i formuläret — och används dessutom som rubrik på de e-postärenden som skapas.

Beskrivning inleder formuläret. Bra ställe för det som annars kommer som följdfrågor: sista svarsdag, vad som händer sedan, vem som läser svaren.

Åtkomst via hemsidan

Sajtåtkomst ger formuläret en egen direktlänk på föreningshemsidan. Länken visas när växeln är på, och kan skickas hur ni vill.

Utan sajtåtkomst måste formuläret bäddas in på en sida eller i ett utskick för att kunna besvaras.

Vad som händer när någon svarar

Två saker kan slås på, var för sig:

Skapa e-postärende gör varje svar till ett ärende. Ni anger vilken adress ärendet ska räknas som skickat till, vilket betyder att föreningens brevlådor och regler gäller — så kan svaren automatiskt tilldelas rätt person.

Skicka e-post skickar i stället bara ett mejl till en adress ni anger. Inget ärende, ingen uppföljning.

Triggers körs för de ärenden som skapas. Det innebär normalt att den som fyllt i formuläret får ett bekräftelsemejl — vilket oftast är precis vad ni vill. Ska det inte ske kan det stängas av med en brevlåda för adressen.

AdressreglerDet är reglerna för mottagaradressen som avgör vem formulärsvaret tilldelas och vad som skickas tillbaka.

Modulerna

Formuläret byggs av moduler som ni drar i den ordning ni vill ha dem.

För inmatning:

Modul	Ger
Textinmatning	Ett textfält
Valmöjlighet	Val mellan alternativ ni definierar
Filuppladdning	Bifogade filer
Datumväljare	Ett datum
Avsändare	Namn och e-post — krävs för att kunna skapa e-postärende
Skala / betyg	En gradering
Bekräftelse	En kryssruta som måste kryssas

För information:

Modul	Ger
Överskrift	En rubrik som delar upp formuläret
Textfält	Löpande text mellan fälten

Glöm inte avsändarmodulen. Utan den vet systemet inte vem svaret kom från, och ärendet kan inte skapas. Det är det vanligaste felet på ett nytt formulär.

Bekräftelsemodulen är rätt verktyg för samtycken och villkor — "jag har läst föreningens regler för andrahandsuthyrning".

Förhandsgranska

Ni kan när som helst växla till förhandsgranskning och se formuläret som en medlem ser det. Svar går inte att skicka in därifrån — det är en bild, inte ett test.

Gå fram och tillbaka mellan redigering och förhandsgranskning tills ordningen och texterna sitter.

Distribuera

Tre vägar, som kan kombineras:

Direktlänk — kräver att sajtåtkomst är på. Skicka länken i ett SMS, från er egen e-post, eller lägg den i en nyhet.

På en sida på hemsidan — det finns en sidmodul för att bädda in ett formulär. Fungerar oavsett om direktlänk är påslagen.

I ett e-postutskick — samma sak, i utskicksmodulen.

Har svaret kommit in via sidmodulen eller utskicksmodulen syns det på svaret vilken kanal det kom från. Det är användbart när ni vill veta om det var utskicket eller hemsidan som gav resultat.

Namngivna respondenter

Vill ni veta vem som inte har svarat räcker inte en öppen länk. Då lägger ni in respondenter: namngivna personer som var och en får en personlig länk.

Respondenter kan läggas till som en lista med e-postadresser, som en medlemstyp, som alla på en adress, som utvalda medlemmar eller som styrelseanvändare.

Sedan skickar ni inbjudan — till alla, eller bara till dem som ännu inte fått den. Listan visar vem som fått sin inbjudan, vem som svarat och när.

Det gör formuläret användbart för det som ska följas upp person för person: en enkät inför stämman, en intresseanmälan där alla ska höras, en insamling av kontaktuppgifter.

Svaren

Svaren listas löpande och kan exporteras till en fil när ni vill ha dem samlade.

Spamskydd

För alla som inte är inloggade visas automatiskt en spamskyddsfråga. Ni behöver inte ställa in något — den finns där.

Recept: felanmälan direkt till fastighetsskötaren

Har er fastighetsskötare en e-postadress går det att koppla ihop hemsidans felanmälan med deras hantering, utan att styrelsen blir mellanhand:

1. Skapa formuläret med Skapa e-postärende påslaget och en egen mottagaradress.
2. Skapa en styrelseanvändare med fastighetsskötarens e-postadress.
3. Skapa en adressregel för just den mottagaradressen som automatiskt tilldelar ärendet till den användaren.

Nu blir varje felanmälan ett ärende som tilldelas fastighetsskötaren, som får ett mejl om det. Hen svarar i tråden, och svaret blir synligt både för styrelsen och för medlemmen som anmälde.

Styrelsen slipper vidarebefordra, och ingen fråga tappas bort mellan två inkorgar.