Tvättstugan, bastun, övernattningslägenheten, innergården, elbilsladdaren — det föreningen delar på behöver en ordning, annars blir det styrelsens jobb att medla.

Bokningssystemet har två delar: bokningsföremål är det som går att boka, och bokningar är de tider medlemmarna reserverar. Nästan allt arbete ligger i att ställa in föremålet rätt en gång.

Skapa ett bokningsföremål

Skapa bokningsföremål

Grundinställningar

• Titel är obligatorisk och är det medlemmen ser.
• Regler visas för medlemmen i samband med bokningen. Det är här ordningsreglerna hör hemma — städning, tidsgränser, vad som gäller vid sen avbokning.
• Standardvy — Månad, Vecka (hela dygn) eller Vecka (06:00–24:00). Den sista passar det som ingen bokar nattetid.
• Öppet namn visar vem som bokat en tid. Utan den ser medlemmarna bara att tiden är upptagen.
• Dölj föremål tar bort det ur listorna. Använd det medan ni bygger upp föremålet, innan det ska kunna bokas — eller permanent, för ett föremål som bara styrelsen ska boka. Medlemmen kan inte boka ett dolt föremål själv, men ser de bokningar ni lagt in åt hen och kan avboka dem. De två växlarna är alltså oberoende: vill ni att medlemmen ska se sin bokning utan att kunna lämna tillbaka tiden slår ni på Avbokning avstängd också.
• Flexibla tider — se nedan.

Fasta tider eller flexibelt

Det här är det val som formar allt annat.

Fasta tider är standard. Ni definierar vilka pass som finns — "måndag 08–12", "måndag 12–16" — och medlemmen bokar ett helt pass. Passar tvättstugor och allt annat som ska delas i lika delar.

Flexibla tider låter medlemmen boka vilken ledig tid som helst. Passar en lokal eller en innergård som lånas olika länge vid olika tillfällen.

Väljer ni fasta tider ritar ni upp passen i veckovyn längst ner på föremålets sida: klicka för att skapa, dra för att flytta eller förlänga. Klickar ni på en befintlig tid kan den redigeras, och där går det också att skapa en tid som sträcker sig över flera dygn.

Begränsningar

Bokningsbegränsningar

Lämna tomt där ni inte vill begränsa något.

• Max bokningar per dag, vecka, månad och år — hur ofta samma medlem får boka.
• Max dagar framåt — hur långt in i framtiden det går att boka. Utan den här kan någon lägga beslag på nästa sommar redan i januari.
• Minsta framförhållning — hur många timmar före starttiden en bokning senast får göras. Använd den när styrelsen behöver hinna förbereda åtkomst.
• Begränsa till — om taken gäller per medlem eller per bostad. Bostad är oftast det rättvisa: annars kan en trerumslägenhet med tre medlemmar boka tre gånger så mycket som en etta.

Avbokningsbegränsningar

• Avbokning avstängd hindrar medlemmar från att avboka själva.
• Avbokningsgräns anger hur många timmar före starttiden avbokning senast får ske.

Styrelsen kan alltid avboka, oavsett hur de här är inställda.

En avbokningsgräns är värd att sätta på det som kräver förberedelse. Utan den kan övernattningslägenheten avbokas en timme innan, och den som stod på kö hinner aldrig veta att tiden blev ledig.

Påminnelser

Föremålet kan skicka en påminnelse innan bokningen börjar, via E-post, SMS eller båda, och ni väljer hur långt i förväg.

Ni kan lägga till en extra text som följer med påminnelsen — koden till dörren, var nyckeln hämtas, vad som ska vara städat efteråt. E-posttexten får radbrytningar men ingen annan formatering; SMS-texten måste hållas under 70 tecken.

SMS-påminnelser kräver att föreningen har SMS-krediter.

Betalning med Swish

Ett bokningsföremål kan kräva betalning. Medlemmen betalar med Swish i samband med bokningen, och bokningen blir giltig först när betalningen gått igenom.

Sätt Kräv betalning, ett pris i kronor inklusive moms, momssats och en valfri beskrivning som medlemmen ser ("Städavgift").

Innan det går att aktivera måste Swish vara konfigurerat för föreningen.

Swish-inställningar

Tillägg

Ett sparat bokningsföremål kan ha tillägg — valbara extraval som medlemmen kan lägga till i sin bokning. Det är så en lokaluthyrning kan erbjuda projektorn, extrastädningen eller uppsättningen bord och stolar utan att ni behöver skapa separata bokningsföremål för dem.

Begränsa vem som får boka

Under Åtkomstbegränsning kan föremålet knytas till en medlemstagg. Då ser och bokar bara medlemmar med den taggen — bastun för bastuklubben, garaget för dem som hyr plats.

MedlemstaggarTaggen skapas i medlemsregistret och är det som avgör vilka som ser bokningsföremålet.

När bokningarna kommer in

Medlemmarna bokar från medlemsportalen och från appen; styrelsen ser och hanterar allt i portalen.

Har föreningen inget föremål som medlemmen får boka — alla är dolda, eller begränsade till en tagg hen inte har — försvinner knappen för att boka. Bokningar finns kvar i menyn, eftersom medlemmen fortfarande ska kunna se sina bokningar och sin historik.

Styrelsen kan också boka från portalen, och då finns två varianter:

• Boka åt en medlem — välj medlemmen i listan. Det behövs för den som inte använder appen eller portalen. Bokningsbegränsningarna kontrolleras precis som om medlemmen bokat själv.
• Blockera tiden — välj Ingen medlem – blockering av styrelse. Tiden blir upptagen utan att tillhöra någon, vilket är rätt när lokalen är avstängd för underhåll eller reserverad för föreningens eget bruk. Begränsningarna gäller inte för en blockering.