Fastigheten är föreningens största tillgång, och underhållsplanen är det dokument som säger vad den kommer att kosta att behålla. I Styrelseproffset är den inte ett dokument utan data: den går att följa, kommentera, tilldela och räkna på.
Strukturen, tre nivåer
Det lönar sig att förstå indelningen innan ni börjar mata in.
Planen är helheten. Föreningen kan ha flera — utkast till en ny, en per fastighet, eller olika generationer av samma plan.
Åtgärdsserien är kärnan: vad som ska göras, på vilket läge, i vilken kategori, när och hur ofta, samt vad det väntas kosta. "Ommålning av trädelar på fasad, vart tolfte år, från 2028."
Åtgärdstillfället är en enskild gång serien infaller. En serie utan upprepning ger ett tillfälle; en serie som upprepas ger så många tillfällen som ryms inom planens period. Det är på tillfället ni arbetar: sätter status, tilldelar, skriver anteckningar, laddar upp offerter och fyller i vad det faktiskt kostade.
Skapa planen
- Titel, till exempel "Underhållsplan 2026–2056".
- Startår och Slutår. De avgör hur många åtgärdstillfällen som skapas för upprepande serier.
- Prisindexering i procent, valfri.
Priserna anges alltid i startårets prisläge. Indexeringen räknar sedan upp dem år för år, och effekten är större än man tror: 1 % under 30 år ger drygt 34 % högre pris för det som infaller sista året.
Har ni redan en plan från en besiktningsfirma finns Importera underhållsplan, vilket sparar mycket inmatning.
Åtgärdsserier
För varje serie anger ni:
- Åtgärd — vad som ska göras. Skriv det så en ny styrelse förstår det.
- Kategori och Läge — era egna indelningar. Kategorin är sorten av arbete, läget är vad det utförs på (tak, tvättstuga, port A).
- År och Frekvens — från Ingen upprepning till var 50:e år.
- Mängd och Enhet — styck, meter, kvadratmeter, liter, våningsplan, steg eller lägenheter.
- Pris per enhet eller Pris totalt. Anges pris per enhet används det, annars totalpriset.
Ändrar ni år eller frekvens på en serie som redan har tillfällen måste ändringen bekräftas — tillfällena byggs då om. Anteckningar och kostnader som lagts på enskilda tillfällen hör till dem och inte till serien, så gör om det här bara när planen verkligen ska ändras.
Arbeta med åtgärdstillfällena
Ett tillfälle har ett tillstånd som säger var det står:
| Tillstånd | Betyder |
|---|---|
| Planerat | Ligger i planen som det var tänkt. |
| Akut | Måste göras nu, tidigare än planerat. |
| Eftersatt | Skulle ha gjorts och blev inte gjort. |
| Framskjutet | Medvetet flyttat framåt. |
| Utfört | Klart. |
| Borttaget | Ska inte göras. |
Skillnaden mellan Eftersatt och Framskjutet är den viktiga: den ena är ett problem, den andra ett beslut. En plan där allt eftersatt kallas framskjutet ger fel bild av fastigheten.
På tillfället kan ni också:
- Ändra året — ett tillfälle kan flyttas utan att hela serien ändras. Töm fältet för att gå tillbaka till seriens år.
- Fylla i verklig kostnad när arbetet är gjort. Det är så planen blir bättre nästa gång.
- Tilldela en person eller roll.
- Bifoga filer — offerter, besiktningsprotokoll, fotografier.
- Skriva anteckningar om vad som hände.
Övriga tillfällen i samma serie listas bredvid, med år och tillstånd, så ni ser historiken och nästa gång på en gång.
Statistik
Planen har en statistikvy som visar kostnaderna över tid, med valbart årsintervall. Det är den ni tar fram när avsättningen till underhållsfonden ska diskuteras, eller när någon frågar varför avgiften behöver höjas.
En plan kan också kopieras. Det är vägen till nästa generation av planen: kopiera, justera årtal och priser, och låt den gamla ligga kvar som historik.
