Styrelseproffset har en AI-assistent som kan två sorters saker: hjälpa er formulera er i ärendehanteringen, och svara på frågor om er egen förening genom att slå upp uppgifterna i systemet.
Den är ett hjälpmedel, inte en beslutsfattare. Allt den föreslår passerar er innan det når någon annan.
I ett ärende eller en styrelsediskussion
I svarsrutan finns knappen AI-assistent med två val.
Sammanfatta tråd skriver en kort sammanfattning av hela ärendet. Användbart när ni tar över ett ärende med tjugo inlägg och behöver veta vad frågan egentligen är.
Föreslå svar skriver ett förslag rakt in i svarsrutan. Det skickas inte — det ligger där som text ni redigerar, byter ut eller raderar. Ingenting går iväg förrän ni själva skickar.
Läs alltid igenom förslaget. Assistenten kan formulera sig väl om något den missförstått. Den vet vad som står i tråden, inte vad ni beslutade på förra mötet.
AI-chatten
Chatten är en assistent som kan slå upp saker i föreningens data och svara utifrån dem. Den kan söka i systemet, hämta uppgifter om föremål, räkna, titta på styrelsens sammansättning och arbetsbelastning, läsa mötesinnehåll och slå upp i den här hjälpen.
Frågor den klarar: "Hur många aktiva medlemmar har vi?", "Vilka avtal löper ut i höst?", "Vem bor i lägenhet 1204?", "Vad står det i protokollet om cykelrummet?"
Den svarar också på frågor om hur systemet fungerar — "hur bifogar jag filer i ett mejl?", "hur snoozar jag ett ärende?" — genom att läsa hjälpartiklarna och förklara utifrån dem, inte bara hänvisa till dem.
Den kan också skapa vissa saker på er begäran — en nyhet till hemsidan, ett e-postutskick, en aktivitetslista eller en aktivitet. Också här är det ni som granskar och publicerar; assistenten förbereder.
Inställningar
Inställningar för AI-assistenten
AI-chatt slår på eller av chatten för föreningens användare.
Anpassat meddelande till assistenten är ett fritextfält där ni beskriver er förening. Det ni skriver ges till assistenten som bakgrund i varje samtal.
Det är det fältet som gör mest skillnad för svarens kvalitet. Skriv sådant som återkommer i frågor och som inte går att läsa ut ur registren:
Vi är en BRF med 120 lägenheter i Stockholm, byggda 1968. Tvättstugan bokas i bokningssystemet, inte på lapp. Felanmälan går till förvaltaren, inte till styrelsen. Vi använder Swish för bokningsavgifter. Andrahandsuthyrning beviljas för högst ett år i taget.
Om uppgifterna som skickas
Det här behöver styrelsen känna till innan funktionen används brett.
Innehållet lämnar systemet. När ni sammanfattar en tråd eller ber om ett svarsförslag skickas trådens innehåll till OpenAI, som tillhandahåller AI-modellen. Detsamma gäller det ni skriver i chatten och de uppgifter assistenten hämtar för att kunna svara.
Det finns ett underbiträdesavtal. Styrelseproffset (Webb Trepunktnoll AB) har avtal med OpenAI där de åtar sig att följa GDPR.
All användning loggas. Föreningen kan se vad assistenten använts till.
Använd inte AI-verktygen där det förekommer känsliga personuppgifter. Uppgifter om hälsa, etnicitet, fackligt medlemskap eller liknande hör inte hemma i ett underlag som skickas vidare — oavsett vilka avtal som finns.
Är ni osäkra på om ett ärende innehåller något känsligt: låt bli assistenten i just det ärendet. Sammanfattningen sparar ett par minuter; en felbedömning kostar mer.
