Filarkivet nås alltid via webbläsaren, men ibland vill man ha filerna som en helt vanlig mapp på datorn — kunna dubbelklicka, dra och släppa, och spara direkt ur Word. Det löser integrationen med Dropbox.
Synkroniseringen går åt båda hållen. Ändras något i filarkivet dyker det upp i Dropbox-mappen, och ändras något i Dropbox-mappen dyker det upp i filarkivet.
Vad som krävs
- Föreningen aktiverar integrationen i Styrelseproffset.
- Varje person som ska ha mappen på sin dator behöver ett eget Dropbox-konto och Dropbox-programmet installerat.
- Kontot behöver ha plats för föreningens filer. Ett gratiskonto ger 2 GB — räcker inte det får den personen betala för mer lagring direkt till Dropbox.
Det sista är den vanligaste snubbeltråden: föreningen kan ha 30 GB i filarkivet, och då kan ingen med gratiskonto synkronisera hela mappen.
Aktivera integrationen
Under Dropbox-integration slår ni på Aktivera och sparar. Då skapas en mapp hos Dropbox med föreningens namn, och synkroniseringen startar i bakgrunden. Har ni många filer tar den första körningen en stund.
När den är igång visar samma sida hur många mappar och filer som ingår och hur långt synkroniseringen har kommit.
Bjuda in användare
Under Tillagda användare lägger ni till var och en som ska ha mappen. Ange namn och den e-postadress som hör till personens Dropbox-konto, och välj nivå:
- Läsrättighet — kan öppna och ladda ner, men inte ändra.
- Skrivrättighet — kan ändra, lägga till och ta bort, och ändringarna slår igenom i filarkivet.
Dropbox skickar sedan ett mejl till adressen med instruktioner om hur mappen läggs till. Inbjudan kommer alltså från Dropbox, inte från oss — leta i skräpposten om den inte dyker upp.
Rättighetsnivån går att ändra i efterhand, och ändringen skickas vidare till Dropbox direkt.
Vad som händer vid en ändring
| Det som händer | Följden |
|---|---|
| Ny fil i Styrelseproffset | Filen laddas upp till Dropbox. |
| Ny fil i Dropbox | Filen laddas ner och syns i filarkivet. |
| Fil eller mapp flyttas | Flytten sker på båda ställena. |
| Fil tas bort | Filen tas bort på båda ställena. |
| Fil ändras | Den senaste versionen gäller på båda ställena. |
Ta bort betyder alltså ta bort på riktigt, i båda ändar. Den som städar i Dropbox-mappen städar i föreningens filarkiv.
Om samma fil ändras på två håll
Ändras en fil i filarkivet och i Dropbox innan synkroniseringen hunnit ikapp uppstår en konflikt. Systemet löser den så här:
- Versionen från Styrelseproffset blir den gällande.
- Den andra versionen sparas hos Dropbox med tillägget "(konfliktkopia)" i filnamnet.
Ingenting går förlorat, men någon behöver öppna båda och avgöra vilken som ska gälla.
Stänga av integrationen
Att stänga av kräver att ni kryssar i en bekräftelse, och det är med flit: när integrationen stängs av raderas föreningens filer hos Dropbox. Filarkivet i Styrelseproffset rörs inte — det är kopian hos Dropbox som försvinner, tillsammans med delningen till alla inbjudna.
Har någon arbetsmaterial liggande i mappen som inte finns någon annanstans, hämta hem det först.
