En anteckning är text som skrivs direkt i portalen, utan att någon behöver ladda upp en fil och ladda upp den igen vid varje ändring. Den är sökbar, den kan skrivas ut och skickas som utskick, och den kan knytas till det den handlar om.
Typiska anteckningar: anmälningarna till stämman, ett utkast till medlemsbrev som resten av styrelsen ska läsa, minnesanteckningar från ett möte som inte är ett protokoll.
Behöver ni i stället lagra ett färdigt dokument — en årsredovisning, ett inscannat avtal — hör det hemma i filarkivet.
FilarkivFiler laddas upp och laddas ner. En anteckning redigeras på plats i portalen.
Skapa en anteckning
Titeln är frivillig, men en anteckning utan titel visas i listan som "Uppdatering till …" och blir svår att hitta igen. Skriv en.
Innehållet skrivs i en vanlig texteditor, så ni kan formatera, punktlista och länka fritt.
När anteckningen väl är sparad sparar editorn av sig själv var tredje minut. Intervallet ändras under Autosparande i sidhuvudet, där Autospara inte också finns för den som hellre trycker Spara själv. Tidpunkten för senaste sparning står bredvid knappen.
Vem som ser anteckningen
Under Ägare väljer ni mellan två lägen:
- Synligt för styrelsen — alla i styrelsen kan läsa och redigera anteckningen.
- Synligt enbart för mig — bara du. Ingen annan ser den, och den kommer inte med i föreningens export.
Privat är alltså privat på riktigt, inklusive vid en dataexport. Det är också skälet att inte lägga något styrelsen behöver i en privat anteckning: den följer med dig och inte med föreningen.
Koppla anteckningen till det den handlar om
En anteckning kan knytas till ett annat föremål i systemet — en medlem, en bostad, ett projekt, en aktivitet, ett hyresavtal, en leverantör, en köpost eller en underhållsåtgärd. Välj föremålet under Kopplad till.
Kopplingen går åt båda håll: anteckningen dyker upp på medlemmens eller bostadens egen sida, så den som står där ser den utan att veta att den finns.
Kategorier är anteckningarnas motsvarighet till mappar, med skillnaden att en anteckning kan ligga i flera. Det finns ingen mappstruktur — kategorierna är hela ordningen.
Vanliga och förenklade anteckningar
Anteckningar som skrivs från en medlems eller bostads egen sida blir automatiskt förenklade. De hamnar under menyvalet Förenklade anteckningar i stället för bland de vanliga, så att listan inte fylls av korta noteringar.
Visar det sig att en sådan anteckning är viktigare än så, kryssa i Ordinarie anteckning i redigeringsläget. Då flyttas den till den vanliga listan. Vägen tillbaka finns inte, så konvertera bara det som verkligen hör hemma där.
Låsta anteckningar
En anteckning kan låsas. Då krävs mobilt BankID för att öppna den — även för dig som skrev den, och även om du redan är inloggad.
Kryssa i Låst anteckning i redigeringsläget. Efter en upplåsning står anteckningen öppen i en timme, sedan krävs BankID igen.
Låsta anteckningar exporteras krypterade. Ligger innehållet i en backup går det inte att läsa som det står — det är två rader text som börjar med
IV:ochData:. Det är avsiktligt, och det finns ett verktyg för att läsa dem igen: Alternativ → Importera från krypterad backup i anteckningslistan. Även det kräver BankID.
Låsning passar det som är känsligt men ändå måste finnas nedskrivet: en personalfråga, en tvist, en uppgift som bara ska nås av den som verkligen behöver den.
Skriva ut, spara som PDF, skicka ut
Tre vägar ut ur anteckningen, alla från sidhuvudet:
- Visa / Skriv ut öppnar ett rent visningsläge utan redigeringskontroller — det är den vy man skriver ut.
- Alternativ → Spara PDF laddar ner anteckningen som PDF.
- Alternativ → Skicka ut öppnar ett nytt e-postutskick med anteckningens innehåll ifyllt. Därifrån väljer ni mottagare som vanligt.
Ett förbehåll för utskicket: e-postklienter tolkar formatering olika, och avancerad formatering kan se annorlunda ut hos mottagaren än i editorn. Skicka ett testutskick till er själva innan ni skickar till hela föreningen.
