Ett dokument i filarkivet går att redigera direkt i webbläsaren, utan att laddas ner, ändras och laddas upp igen. Redigeringen sker i Zoho Office, som är inbyggt i portalen och sparar tillbaka till samma fil.

Så gör ni

Öppna filen i filarkivet och klicka Redigera i Zoho i sidhuvudet. Knappen finns bara på filtyper som stöds:

PDF-filer går alltså inte att redigera så här. Ska en PDF skrivas under är det signering ni är ute efter i stället.

Digital signering av PDF-filer i filarkivetEn PDF redigeras inte — den skickas för underskrift.

Nästa steg är en bekräftelseruta som visar hur många dokumentkrediter föreningen har kvar. Klickar ni Öppna dras en kredit och dokumentet öppnas i en ny flik. Ändringarna sparas tillbaka till filen i filarkivet.

Dokumentkrediter

Zoho tar betalt av oss för varje gång ett dokument öppnas, och den kostnaden hanteras med dokumentkrediter.

En kredit per öppning. Det gäller även när ni öppnar samma dokument en andra gång. Däremot kostar det inget att redigera, spara eller skriva ut när dokumentet väl är öppet — så gör klart det ni ska i samma pass i stället för att öppna om.

Ett antal ingår varje månad, beroende på föreningens abonnemang:

De ingående krediterna sparas inte till nästa månad. Varje månad fylls saldot på till abonnemangets nivå — oanvända krediter läggs alltså inte ovanpå.

Fler går att köpa. Behövs mer beställs det under föreningens abonnemang och krediter, tillsammans med SMS-krediter och BankID-inloggningar.

Abonnemang och krediter

Var dokumenten hanteras

Filerna behandlas av Zoho Office Integrator på servrar inom EU. Det är ett medvetet val med hänsyn till dataskyddsförordningen — dokumenten lämnar aldrig unionen för att kunna redigeras.