Parkeringsplatser, förrådsutrymmen, garageplatser, cykelrum. Det som är eftertraktat och inte räcker till alla behöver en kö, och en kö som ligger i ett kalkylblad hos en styrelseledamot blir en tvistefråga så fort den ledamoten byts ut.
En kölista är kön. De som står i den är köande, och varje köande har ett kvalificeringsdatum — dagen hen ställde sig i kön. Datumet är det som avgör ordningen, och det är därför datumet, inte radens placering, som är den uppgift ni faktiskt förvaltar.
Skapa en kölista
Titel är obligatorisk och bör säga vad kön gäller — "Parkering utomhus", "Förråd källarplan". Har ni två sorters parkeringsplatser med olika regler är det två listor, inte en.
Regler och anteckningar är fritext för vad som gäller i just den här kön: vem som får ställa sig i den, om man tappar sin plats om man tackar nej, hur ofta ni ringer runt. Texten visas överst i kövyn som en informationsruta, så den som förvaltar kön har reglerna framför sig i stället för i ett mötesprotokoll från 2019.
Regeltexten kan bli publik. Slår ni på något av valen för hemsida och app nedan blir den synlig även för medlemmarna. Skriv den därför för medlemmarnas ögon från början — interna resonemang hör inte hit, utan i kommentarsfältet på respektive köande.
Ordningen i kön
Kön sorteras i tre steg, i den här ordningen:
- Prioritet — Hög, Normal eller Låg.
- Kvalificeringsdatum — tidigast datum först.
- Den som lades in först, om två köande är lika på båda punkterna ovan.
Nästan alla köande ska ha Normal prioritet. Fältet finns för de undantag som annars kräver en egen lista — typexemplet är någon som redan har en plats men vill byta till en annan, och som därför inte ska konkurrera på samma villkor som den som står helt utan.
Positionsnumret räknas ut, det lagras inte. Siffran i #-kolumnen är radens plats i den sorterade listan just nu. Lägger ni in någon med ett tidigare kvalificeringsdatum flyttas alla nedanför ett steg, automatiskt. Det finns alltså ingenting att numrera om, och ingen risk att två köande råkar få samma nummer.
Lägga till köande
Längst ned i kövyn finns ett formulär för att lägga till någon direkt, utan att byta sida.
En köande är antingen en medlem — vald ur medlemsregistret, vilket ger kopplingen till personens uppgifter och e-postadress — eller annan, med namn och e-postadress skrivna för hand. Det senare är för dem som ska stå i kön utan att vara medlemmar i föreningen: hyresgäster, blivande medlemmar, en lokalhyresgäst.
Kvalificeringsdatum är obligatoriskt och föreslås till idag. Är kön äldre än systemet är det här ni matar in de riktiga datumen när ni flyttar in en befintlig kö.
Anteckningar på den köande är interna och visas aldrig för medlemmen, oavsett hur listan är delad. Behöver ni föra löpande noteringar — "erbjuden plats 12 i mars, tackade nej" — finns dessutom kommentarer på varje köande, som är daterade inlägg i stället för ett fält som skrivs över. Kommentarer läggs till från radens meny eller från den köandes egen sida.
Kövyn
Tabellen visar kön i sin ordning: position, vem, ködatum, prioritet och anteckning. Varje rad har en meny med det ni gör på en enskild köande:
| Åtgärd | När |
|---|---|
| Lägg till kommentar | Anteckna vad som hänt, daterat. |
| Flytta till annan kölista | Kön var fel från början, eller listorna har delats upp. Visas bara om ni har fler än en lista. |
| Redigera köplats | Ändra datum, prioritet eller uppgifter. |
| Ta bort köplats | Personen ska inte längre stå i kön. |
| Skapa e-postärende | Kontakta personen och få svaret som ett ärende i inkorgen. Bara för köande som är medlemmar. |
| Visa medlem | Till medlemmens sida. Bara för köande som är medlemmar. |
Har ni flera listor och vill se alla köande på ett ställe finns en samlad lista över köande, med sökning och filter över listgränserna.
Skicka köuppdatering
Det vanligaste ärendet en kö genererar är frågan "var i kön står jag?". Verktyget för köuppdatering svarar på den frågan för alla på en gång.
Öppna listan och välj Skicka ut köinfo. Utskicket är individuellt — varje mottagare får sin egen köplats, köns längd i antal köande, och hur länge den som står först har väntat. Ni skriver bara ämnesrad och en valfri inledande text; siffrorna fylls i per mottagare.
Innan något skickas visas hur många av de köande som har en e-postadress. Utskicket når bara dem — en köande utan adress hoppas över utan att det syns i efterhand, så det talet är värt att titta på. Är det lågt är det oftast köande av typen "annan" som saknar adress.
Ni väljer också avsändare: föreningens inkorg, eller en av föreningens brevlådor om ni har registrerat några. Svaren landar då där, i stället för hos den som råkade trycka på knappen.
Sista steget är en granskning med en förhandsvisning av mailet, byggd på en riktig köande ur listan. Utskicket går iväg först när ni bekräftar där.
Vad medlemmarna själva ser
En kölista är sluten som standard. Tre val på listan öppnar den, oberoende av varandra:
| Val | Vad det ger |
|---|---|
| Medlemmar kan gå in och ur kölistan själva | Medlemmen ställer sig i kön och lämnar den på egen hand. |
| Medlemmar kan se statistik för kölistan | Antal köande, första ködatum och längsta kötid. |
| Medlemmar kan se hela kölistan | Alla köande med sina kvalificeringsdatum. |
Det sista valet är det som förtjänar en tanke. En öppen kö är det ärligaste sättet att visa att den sköts rättvist, och det tar bort de flesta frågorna. Men den visar samtidigt vilka som står i kön för alla andra i föreningen. Vill ni ha genomlysningen utan namnen räcker oftast statistiken.
Självbetjäningen finns i medlemsappen. Där ställer medlemmen sig i kön, ser sin plats och går ur igen.
Behörighet
Kölistor är en egen behörighetssektor. En begränsad styrelseanvändare kommer bara åt kölistorna om hen har fått just den sektorn — vilket är värt att veta när ni vill låta någon utanför styrelsen sköta parkeringskön utan att samtidigt ge tillgång till ekonomin.
Begränsade användareSå ger ni någon tillgång till bara kölistorna och inget annat.
