En användare i Styrelseproffset har normalt tillgång till allt föreningen har. Ibland ska någon inte det: valberedningen behöver medlemsregistret men inte avtalen, en vicevärd sköter felanmälningarna men ska inte se styrelsens diskussioner, en revisor ska titta på ett par saker och inget annat.
Då gör ni användaren begränsad. En begränsad användare når bara det ni pekar ut, och aldrig föreningens inställningar — abonnemang, andra användare och åtkomster ligger utanför oavsett vad ni kryssar i.
I användarlistan finns en kolumn som visar vilka som är begränsade. Åtkomsten ställs in på användarens egen åtkomstsida, som ni når från användaren — inte i det vanliga redigeringsformuläret.
De tre inställningarna
Överst väljer ni mellan obegränsad tillgång och begränsad tillgång till det som anges nedan. Väljer ni det senare dyker tre saker upp.
Åtkomster
En lista med föreningens alla delar — E-postärenden, Medlemmar, Möten, Avtal, Bokningar och ett tjugotal till. Kryssa i de delar användaren ska nå.
Det här är den grova indelningen: kryssar ni i Medlemmar når användaren hela medlemsregistret, inte utvalda medlemmar.
Föremålsbegränsning
Vissa delar kan begränsas ännu ett steg — inte till hela aktivitetslistor utan till utvalda listor. Slår ni på föremålsbegränsning når användaren bara de föremål som pekats ut, inom dessa typer:
Aktivitetslistor, Leverantörer, Anteckningar, E-postutskick, Mappar, Formulär, Möten, E-postärenden, Styrelsediskussioner, Ärendemappar, Projekt, Uthyrningar och Voteringar.
Ni måste spara först — listan där föremålen väljs ut dyker upp efter att inställningen sparats.
Utöver de utpekade föremålen når användaren alltid det som är tilldelat användaren själv eller en roll hen tillhör.
Raderingsbegränsning
Med den här på kan användaren inte radera något permanent. Det som tas bort hamnar i papperskorgen, där det ligger kvar tills föreningens lagringstid löper ut — sju dagar som standard.
Ett föremål som inte har stöd för papperskorgen kan användaren då inte ta bort alls.
Roller ger åtkomst de också
Det här är den del som är lätt att missa. En roll har en egen uppsättning åtkomster och egna föremålsåtkomster, och de läggs till de begränsade användarnas egna.
Är det flera personer som ska ha samma sak är rollen nästan alltid rätt ställe att lägga det på. Då justerar ni en gång i stället för en gång per person, och en ny styrelsemedlem får rätt åtkomst genom att läggas i rollen.
Hur föremålsåtkomster uppstår
De skapas på två sätt.
Ni pekar ut dem. Från användarens eller rollens åtkomstsida, eller från listan över alla åtkomster.
De uppstår av sig själva. Systemet ger den som gör något åtkomst till det hen gjorde, så att arbetet inte försvinner i samma stund det sparas. Det sker när en användare skapar ett e-postärende, en styrelsediskussion, ett utskick, ett möte, en aktivitetslista, en anteckning, ett formulär, ett projekt, en leverantör, en uthyrning eller en votering — och när någon läggs till som deltagare i en styrelsediskussion eller i ett möte.
Ändrad tilldelning tar bort åtkomsten. Lämnar en begränsad användare över ett ärende till någon annan försvinner det ur hens vy, om det inte också finns en utpekad åtkomstkoppling. Det är avsiktligt, men överraskar den som trodde sig kunna följa upp ärendet efteråt.
Vad användaren själv märker
Går en begränsad användare till en del hen inte har åtkomst till möts hen av ett meddelande som säger vilken åtkomst som krävs, och att en styrelsemedlem behöver justera den. Ingenting går sönder — men det är värt att veta att användaren ser vad hen saknar, och kan komma att fråga efter det.
Arkivering raderar åtkomsterna
Det här är den viktigaste fällan i hela funktionen. Arkiverar ni en begränsad användare tas alla utpekade föremålsåtkomster bort, och de återskapas inte om ni återställer användaren senare. Ni får peka ut dem igen för hand.
Det gäller bara de åtkomster som pekar på enskilda föremål. Rollernas åtkomster finns kvar — de hör till rollen, inte till personen — men personen tas ur sina roller vid arkiveringen och når dem därför inte längre.
Ska en begränsad användare vara borta en period och sedan komma tillbaka, är det värt att lägga åtkomsterna på en roll i stället. Rollen står kvar orörd, och det räcker att lägga personen i den igen.
Två saker som stoppar er
Den sista obegränsade användaren kan inte begränsas. Föreningen måste ha kvar minst en användare som når inställningarna, annars kan ingen ändra tillbaka. Försöket avvisas med ett felmeddelande.
Begränsningen gäller per förening. Samma person kan vara begränsad hos er och obegränsad i en annan förening — inställningen hör till kopplingen mellan användaren och föreningen, inte till personen.
