Personuppgifter ska inte sparas längre än de behövs. Styrelseproffset kan städa åt er automatiskt — men gör det inte förrän ni sagt till. Som standard tas ingenting bort.
Det finns två nivåer: grova regler som gäller hela föreningen, och lagringsprinciper som ni sätter på enskilda ärenden, mappar eller filer när något behöver kortare tid än allt annat.
Automatisk borttagning
Sex sorters data kan raderas automatiskt. För var och en väljer ni mellan ingen automatisk borttagning och ett antal år, upp till tio.
| Vad | Räknas från | Villkor |
|---|---|---|
| Arkiverade medlemmar | Utträdesdatum | Medlemmen måste vara markerad som inaktiv. |
| Överlåtelser | Tillträdesdatum | Försäljningsstatistiken finns kvar efteråt. |
| E-postärenden | Senaste uppdatering | Ärendet måste vara avslutat. Gäller inte styrelsediskussioner. |
| E-postutskick | Utskicksdagen | Bara utskick som verkligen skickats. |
| SMS | Senaste uppdatering | — |
| Exporter | När exporten skapades | — |
Villkoren är hela poängen. Ett e-postärende som fortfarande är öppet raderas aldrig, hur gammalt det än är, och en medlem som står som aktiv rörs inte även om utträdesdatumet passerat för länge sedan. Städningen tar det avslutade, inte det pågående.
All borttagning utom av exporter skrivs i föreningens logg, så det går alltid att se vad som försvann och när.
Borttagningen är permanent. E-postärenden som raderas av lagringsreglerna går inte via papperskorgen — de försvinner direkt. Sätt siffran med det i åtanke.
Papperskorgen
På samma sida ställer ni in hur länge borttagna föremål ligger kvar i papperskorgen innan de raderas permanent. Standard är sju dagar, och det går att sätta mellan 1 och 30.
Lagringsprinciper
Ibland räcker inte en regel för hela föreningen. Ett ärende om en granntvist eller en störningsanmälan innehåller känsligare uppgifter än ett om en trasig tvättmaskin, och bör försvinna tidigare.
En lagringsprincip är en namngiven tidsgräns. Den har bara två egenskaper: en titel och ett antal månader. "Känsliga ärenden — 3 månader" är ett fullständigt exempel.
Principen skapas på samma inställningssida och kan sedan sättas på fyra ställen:
- Ett e-postärende eller en styrelsediskussion. Raderas det angivna antalet månader efter senaste uppdatering, om ärendet är avslutat.
- En brevlåderegel. Inkommande post som fångas av regeln får principen automatiskt — så slipper ni komma ihåg att sätta den för hand på varje nytt ärende från en viss avsändare.
- En fil. Raderas det angivna antalet månader efter att filen laddades upp.
- En mapp. Filerna i mappen raderas efter samma tid. Mappen själv ligger kvar — den töms, den försvinner inte.
Två detaljer skiljer principerna från inställningarna ovan, och båda är lätta att förbise:
Principen gäller styrelsediskussioner. Den grova inställningen för e-postärenden gör det inte. Vill ni ha automatisk gallring av styrelsediskussioner är en lagringsprincip enda vägen dit.
Filer räknas från uppladdningen, inte från senaste ändring. En fil som legat i en principmärkt mapp länge försvinner även om någon öppnat och redigerat den nyligen.
Vem ansvarar för vad
Föreningen är personuppgiftsansvarig gentemot sina medlemmar. Styrelseproffset (Webb Trepunktnoll AB) är personuppgiftsbiträde — vi lagrar och behandlar uppgifterna på föreningens uppdrag och enligt de inställningar ni gör här.
GDPR sätter ingen bestämd lagringstid. Frågan är i stället om föreningen har giltiga skäl att spara uppgifterna, och där finns skäl som väger tungt: bostadsrättslagen ålägger föreningen att föra lägenhetsförteckning och medlemsförteckning. Lagringstiden ni väljer ovan gäller arkiverade medlemmar — de som lämnat föreningen.
Aktiverar ni automatisk borttagning av medlemmar försvinner även medlemstaggarna i e-postärenden när medlemmen raderas. Ärendet ligger kvar, men kopplingen till personen är borta.
