I en sund datastrategi lagras bara data så länge den behövs. Styrelseproffset har funktionalitet för att hjälpa er automatiskt ta bort data efter en viss tid efter den blivit inaktuell. Det görs genom inställningarna för Datalagring.

Datatyper för automatisk borttagning

Typ av data

Förklaring

Arkiverade medlemmar

Vid aktiverad borttagning sker den automatiskt angivet antal år efter medlemmens utträdesdatum, om medlemmen är markerad som inaktiv.

Överlåtelser

Vid aktiverad borttagning sker den automatiskt angivet antal år efter överlåtelsens tillträde, men försäljningsstatistik kvarstår.

E-postärenden

Vid aktiverad borttagning sker den automatiskt angivet antal år efter ärendet uppdaterats, så länge ärendet är markerat som löst. Observera att detta enbart gäller e-postärenden, inte styrelsediskussioner.

E-postutskick

Vid aktiverad borttagning sker den automatiskt angivet antal år efter att e-postutskicket gjorts.

SMS

Vid aktiverad borttagning sker den automatiskt angivet antal år efter SMS:et skickades.

Exporter

Vid aktiverad borttagning sker den automatiskt angivet antal år efter exporten skapades.

All borttagning förutom borttagning av exportjobb loggas i föreningens logg. Som standard är datalagringsinställningarna att inte ta bort någon data.

Permanent borttagning från papperskorgen

Många av föremålen i Styrelseproffset kan läggas i papperskorgen i stället för att tas bort omedelbart. I inställningarna för Datalagring återfinns också inställningen för hur länge föremål ska ligga kvar i papperskorgen innan de permanent raderas. Som standard är denna inställning 7 dagar.

Lagringsprinciper

Ibland finns behov av särskilda lagringsprinciper som är mer finkorniga än de grövre inställningarna ovan. Säg till exempel att vissa e-postärenden ska klassas som särskilt känsliga och tas bort efter kortare tid. Då kan ni skapa en lagringsprincip som ni taggar e-postärendet med.

En lagringsprincip har bara två egenskaper:

• En titel
• Ett antal månader

Ni kan till exempel skapa en lagringsprincip som heter "Känslig data" med tre månaders lagring. Om ett e-postärende innehåller känslig data så taggar ni det med denna lagringsprincip. Därefter kommer e-postärendet raderas när det gått 3 månader sedan det senast uppdaterats, förutsatt att det är markerat som löst.