Styrelseportalen är styrelsens arbetsrum. Allt du gör där stannar mellan er i styrelsen, utom det ni själva aktivt skickar vidare — och det är en handling du gör medvetet, aldrig något som händer av sig självt.
Det är värt att veta tidigt, av två skäl. Det ena är att du då vågar klicka: en ny ledamot som är rädd att något ska nå medlemmarna av misstag rör ingenting. Det andra är att du ska veta var gränsen går den dag du faktiskt vill nå ut.
Medlemmarna ser aldrig portalen
Medlemmar loggar inte in här. De har föreningens hemsida och medlemsappen, och de innehåller bara det ni publicerat dit.
Det betyder att era diskussioner, ärenden, avtal, ekonomiska underlag, medlemsregistret och alla utkast är osynliga för dem. Ett halvfärdigt protokoll, en intern kommentar om ett klagomål, ett avtal ni håller på att förhandla — inget av det går att nå utifrån.
Fyra medvetna vägar ut
Det som når medlemmarna gör det för att någon tryckt på något.
Nyheter på hemsidan. Skrivs i portalen och publiceras när ni bestämmer det. Ett utkast syns inte.
Delade filer. En fil är inte delad för att den ligger i filarkivet. Varje medlem och varje bostad har en undermapp som heter Delade filer — vad ni lägger där syns för medlemmen, och en mapp kan dessutom visas öppet på hemsidan. Allt annat i arkivet är ert.
Utskick och svar. Ett mejl som går ut lämnar plattformen på riktigt. Det är den enda handlingen i portalen som inte går att ta tillbaka.
Bokningar och forum, om föreningen använder dem — där möts ni och medlemmarna med flit.
Styrelsen ser vad styrelsen gör
Inom styrelsen är det tvärtom: ni arbetar i samma material och ser varandras arbete. Det är meningen — poängen med ett gemensamt system är att ingen sitter på information som blir borta när den personen slutar.
Varje ändring någon gör skrivs i föreningens aktivitetslogg: vem, vad och när. Ett ärende som tilldelas, ett avtal som ändras, en fil som tas bort.
Två saker om loggen som brukar oroa i onödan. Den registrerar att du ändrat något, inte att du läst det — att öppna en sida och titta lämnar inget spår. Och den finns inte för att kontrollera er, utan för att svara på "när ändrades det här, och till vad?" när någon undrar ett halvår senare.
Loggen visar därför också saker du inte gjort själv. Det är rätt: händelsen hör till föreningen, inte till personen.
Om någon ska se mindre
Alla som loggar in i portalen ser inte nödvändigtvis allt. En användare kan göras begränsad — valberedningen behöver medlemsregistret men inte avtalen, en vicevärd sköter felanmälningar men ska inte läsa styrelsens diskussioner.
En begränsad användare når bara det ni pekar ut, och aldrig föreningens inställningar.
Begränsade användareHur ni ställer in det, och vad de tre inställningarna gör.
