En bostad i Styrelseproffset har våningsplan, antal rum, yta, andelstal och månadsavgift. Er förening har antagligen något mer ni behöver hålla reda på — vilka bostäder som har uteplats, vilket år badrummet renoverades, vem som har nyckel till verktygsförrådet.
Egna fält är hur ni lägger till det. Fältet blir en egenskap som alla föremål av den typen får, och som ni sedan kan sortera, filtrera och exportera på precis som de inbyggda.
Var fält kan läggas
Sju föremålstyper kan ha egna fält:
| Typ | Exempel på fält |
|---|---|
| Bostäder | Har uteplats, Renoveringsår badrum, Balkongtyp |
| Medlemmar | Har nyckel till verktygsförrådet, Godkänt husdjur |
| Uthyrningar | Har uteservering, Depositionsbelopp |
| Hyresobjekt | Har luftkonditionering, Elmätarnummer |
| Leverantörer | Kritisk leverantör, Avtalsansvarig hos oss |
| Avtal | Diarienummer, Indexklausul |
| Nycklar | Nyckeltyp, Utlämnad av, Kopieringsskyddad |
Skapa ett fält
Föremålstyp och datatyp väljs en gång
De två första valen — vilken föremålstyp fältet hör till och vilken sorts data det rymmer — går inte att ändra efteråt. Ett fält som blev fel får skapas om.
Tänk därför igenom datatypen. Nio finns:
| Datatyp | Ger |
|---|---|
| Ja/nej | En kryssruta |
| Heltal | Textfält som bara tar hela tal |
| Decimaltal | Textfält som även tar decimaler |
| Text, en rad | Enradigt textfält |
| Text, flera rader | Flerradigt textfält |
| Text, med editor | Fullständig editor med formatering |
| Datum | Datumväljare |
| Datum och tid | Datumväljare plus tid |
| Väljare | Rullgardinsmeny med era egna alternativ |
Välj den snävaste typ som räcker. Ett renoveringsår som heltal går att filtrera på "före 2010"; samma år som text går bara att söka i. Och ett fält med tre möjliga svar hör hemma som väljare, inte som fritext — annars står det "Ja", "ja", "JA" och "japp" i registret efter ett halvår.
Namn och titel är två olika saker
Fältets namn är fältets identitet i systemet. Bara små bokstäver a–z och understreck: forradsstorlek. Skriver ni något annat städas det åt er när ni sparar — men skriv hellre rätt från början, för namnet är svårt att ändra sedan.
Fältets titel är etiketten människor läser: "Förrådsstorlek". Håll den kort, fyra–fem ord.
Beskrivningstexten är valfri och visas intill fältet när någon fyller i det. Den är rätt ställe för det som annars blir fel ifyllt — "anges i kvadratmeter", "gäller bara bostäder i hus B".
Väljare: alternativen läggs till efteråt
Valde ni datatypen Väljare dyker en sektion för alternativ upp när fältet är sparat. Lägg in valen där, så blir fältet en rullgardinsmeny.
Lägg till tar ett alternativ i taget. Har ni hela listan färdig — de tolv trapphusen, de fem förrådstyperna — använd Lägg till flera i stället och skriv ett alternativ per rad. Alternativ som fältet redan har hoppas över, så en lista går att klistra in igen efter att ni fyllt på den.
Varje alternativ har också ett värde, en siffra som representerar alternativet internt. Den behöver ni sällan bry er om: lämnas den tom väljs nästa lediga siffra, och lägger ni till flera på en gång numreras de automatiskt.
Vad fälten sedan gör
När ett fält finns dyker det upp av sig själv på tre ställen:
- I redigeringsformuläret för föremålstypen, i en egen sektion.
- Som kolumn och filter i listor — så "visa alla bostäder med uteplats" är ett par klick, inte ett kalkylarksarbete.
- I Excel-exporter av samma listor.
Det är den andra punkten som gör fälten värda besväret. Ett fält som bara läses en och en är en anteckning; ett fält ni kan filtrera på är ett register.
Visa i listor som standard
Alla egna fält går alltid att plocka fram i en lista: menyn Kolumner rymmer varenda ett, och filtren och sorteringarna finns där oavsett vad ni ställt in. Det ni väljer i en lista kan ni dessutom spara som ett listförval och dela med resten av föreningen.
Men det finns lägen där ingen sådan inställning hinner sparas — framför allt väljarna, de rutor som öppnas när man letar upp ett föremål mitt i något annat: nycklarna som ska läggas till på en nyckelkvittens, bostaden ett avtal ska höra till. En väljare öppnas och stängs, och nästa gång börjar den om.
Därför har varje fält en inställning: Visa i listor som standard. Slår ni på den är fältets kolumn påslagen från början — för alla i föreningen, i listan över föremålstypen och i väljarna.
Slå på den för de fält ni behöver se när ni väljer. Håller ni reda på nyckelnummer eller låstillverkare i ett eget fält på nycklar, är det just när nycklar plockas till en kvittens som uppgiften behövs. Fält som bara läses på det enskilda föremålet kan lika gärna stå avslagna — en lista med tjugo kolumner hjälper ingen.
Att ta bort ett fält tar bort innehållet. Alla värden som matats in i fältet raderas permanent tillsammans med det, på samtliga föremål. Det finns ingen väg tillbaka och inget i papperskorgen.
