Folk har fler än en e-postadress. En medlem mejlar styrelsen från jobbet men står med sin privata adress i registret, och då vet inte systemet vem som skrivit — ärendet får ingen tagg, ingen koppling till bostaden, och kan fastna i spamfiltret som post från en okänd avsändare.

Lösningen är att registrera alla adresser som faktiskt används. En kontakt kan ha hur många som helst.

Vem som kan ha flera adresser

• Medlemmar
• Hyrespersoner
• Leverantörskontakter
• Styrelseanvändare

Adresserna läggs till från kontaktens egen sida, med Lägg till ytterligare e-postadress.

En adress är primär

Varje kontakt har exakt en primär adress, och det är den systemet skickar till. De andra används bara för att känna igen inkommande post.

Kryssrutan går inte att bocka ur — en kontakt måste ha en primär adress. Ska en annan adress bli primär markerar ni den i stället, så flyttas rollen dit.

En styrelseanvändares adress går inte att ändra här. Den är knuten till inloggningen och byts genom aktivering av den nya adressen. Ytterligare adresser kan däremot läggas till som vanligt.

I listor visas normalt bara den primära adressen, med ett "+1" efter sig om det finns fler.

Vad det ger

Ärendet vet vem som skrivit. Kommer post från en registrerad adress markeras avsändaren som känd och ärendet får automatiskt taggen till medlemmen, hyrespersonen eller leverantören. En okänd avsändare markeras i stället i rött.

Färre falska spamträffar. En känd kontakt behandlas inte som en okänd avsändare.

Medlemmarna kan sköta det själva. Har föreningen medlemsinloggning på hemsidan kan medlemmen uppdatera sina egna adresser där.

Spara en okänd adress direkt från ärendet

När en avsändare är okänd finns Spara e-post i menyn vid mottagaren i ärendet. Där väljer ni vad adressen ska höra till:

• Befintlig medlem, hyresperson eller leverantörskontakt — adressen läggs till på en kontakt ni redan har.
• Ny hyresperson eller leverantörskontakt — ni pekar ut hyresavtalet eller leverantören och skriver personens namn.
• Ny leverantör — både leverantören och kontakten skapas, med företagsnamn och kontaktnamn.

Det är den vägen registret faktiskt hålls uppdaterat: nästa gång samma person skriver är hen redan känd. Vanan att göra det direkt när en okänd avsändare dyker upp är mer värd än en genomgång av registret en gång om året.

Ska adressen tvärtom inte höra hemma i registret finns "Lägg till i spärrlista" i samma meny.