En användare i Styrelseproffset är en inloggning — en person som kommer in i portalen och kommer åt styrelsens information. Det är något annat än en medlem: medlemsregistret är föreningens förteckning över dem som bor i huset, och det ger tillgång till medlemsportalen och medlemsappen, inte till styrelsens arbetsrum.
Samma person kan förstås vara båda. Ledamoten som bor i lägenhet 1204 finns både som medlem och som användare, men det är två skilda poster som ni underhåller var för sig.
Sidan har två listor: Aktiva användare, de som kan logga in, och Arkiverade användare, tidigare användare som inte längre kan.
Lägg till en användare
Klicka Lägg till. Det första och enda som efterfrågas är en e-postadress, och det är avsiktligt: adressen avgör om det redan finns en inloggning att återanvända.
Finns adressen redan — personen sitter i en annan förenings styrelse, eller har suttit i er — så återanvänds den befintliga inloggningen. Ni bekräftar bara att det är rätt person och väljer befattning. Personen behåller sitt lösenord och byter förening i menyn.
Finns den inte fyller ni i namnet och väljer hur personen ska komma in första gången: ni sätter ett lösenord åt hen, eller så skickar systemet ett aktiveringsmejl där hen väljer det själv. Det senare är normalt bättre — då är det bara personen som kan lösenordet.
Fyll i personnummer om personen ska kunna logga in med Mobilt BankID. Utan det går det att lägga till i efterhand, men först måste personen logga in med lösenord en gång.
Kräver föreningen tvåfaktorinloggning måste ni ange ett mobilnummer redan här, annars går användaren inte att skapa.
Ni kan skapa en brevlåda till personen i samma steg — en e-postadress hos föreningen som landar i hens ärendeinkorg.
Befattning och "Styrelsemedlem" är två olika saker
Det här förvirrar många, för fälten står bredvid varandra.
Befattningen är en etikett: Ordförande, Vice ordförande, Andra och Tredje vice ordförande, Sekreterare, Kassör, Ledamot, Suppleant — och därtill Assistent, Revisor, Valberedning, Vicevärd och Extern användare. Den styr ingenting om vad personen får göra. Den finns för att ni ska kunna se vem som är vad, och för att visa styrelsen på hemsidan.
Bara ordförandeposterna är unika — ordförande och de tre vice ordförandena kan bara innehas av en person var. Sekreterare och kassör kan vara flera.
Kryssrutan Styrelsemedlem är den som faktiskt gör något: den avgör vem som räknas som "alla i styrelsen". De som är markerade får protokollutskick, e-postnotiser och påminnelser som är adresserade till styrelsen som helhet, och det är de som visas av modulen Styrelsens sammansättning på föreningens hemsida.
En revisor eller en vicevärd ska alltså ha en befattning men normalt inte kryssrutan.
Vad personen får se styrs av en tredje sak, som ligger för sig: åtkomstbegränsningen.
Roller
En roll är ett ansvarsområde som lever längre än personen som råkar ha det. Garageansvarig, Hemsidesansvarig, Felanmälan. En roll kan innehas av flera personer, och den kan ha en egen brevlåda.
Rollerna ligger under Roller i samma meny som användarna.
Poängen är överlämningen. Tilldelar ni e-postärenden, aktiviteter och avtal till en roll i stället för till en person, räcker det vid nästa styrelsebyte att fördela de nya ledamöterna bland de befintliga rollerna. Tilldelar ni direkt till personer måste varje enskild tilldelning flyttas för hand.
Klickar ni på en roll ser ni innehavarna och allt som är tilldelat den.
En roll kan också arkiveras. Då finns rollen och alla tilldelningar kvar, men rollen slutar erbjudas när något nytt ska tilldelas.
Roller kan ha schemalagda rollinträden — en person går in i rollen ett bestämt datum och ut ett annat, med möjlighet att återkomma varje år. Det är användbart för uppdrag som roterar, men kom ihåg att schemat lever sitt eget liv: tar ni ut personen ur rollen för hand lägger schemat tillbaka hen nästa gång det slår till. Arkiverar ni användaren tas schemat däremot bort.
Teknisk kontaktperson
Ibland behöver något i föreningens konto konfigureras annorlunda. Då skapas ett ärende i föreningens inkorg — och ett mejl går till föreningens tekniska kontaktpersoner, så att det inte förblir oläst i en inkorg ingen tittar i.
Kryssa i de styrelseanvändare som ska kontaktas. Flera kan vara utsedda samtidigt och får då samma mejl. Rutan finns också när ni redigerar en användare, under Användarinformation.
Bara styrelseanvändare kan väljas. Uppdraget är att kunna agera på det som kommer in, och det som kommer in rör föreningen som helhet.
Registrerar ni en ny förening blir den som registrerade den kontaktperson automatiskt — det är den enda styrelseanvändare som finns i det läget. Byt när ni vill; det är styrelsens val, inte ett låst tillstånd.
Har föreningen ingen kontaktperson visas en påminnelse högst upp i portalen. Den kan stängas, och kommer då inte tillbaka för dig. Ärendena hamnar fortfarande i inkorgen — det är bara mejlet som saknar mottagare.
Arkivera en användare
När någon lämnar styrelsen ska personen arkiveras, inte tas bort. Åtgärden finns som knapp på användarens sida och som val i användarlistan.
Arkivera hellre än att ta bort. Historiken behålls — anteckningarna, protokollen, nyheterna personen skrev, mötesdeltagandet och signaturerna — men inloggningen slutar fungera. Det finns ingen kostnad för att ha arkiverade användare kvar; föreningens abonnemang beror på antalet medlemsbostäder, inte på antalet användare.
Arkiveringen gäller bara er förening. Sitter personen i en annan förenings styrelse med samma inloggning rör ni ingenting där — hen kommer in som förut, med sina roller och åtkomster kvar.
Vad som händer
Arkiveringen gör mer än att stänga dörren, och det är värt att veta innan ni trycker.
| Det här händer direkt | |
|---|---|
| Inloggningen slutar fungera | Både i portalen och i styrelseappen. |
| Personen försvinner ur alla listor | Tilldelningsrutor, mottagarlistor, deltagarval — överallt där en användare väljs. |
| Platsen i styrelsechatten tas bort | En arkiverad användare ska inte fortsätta läsa styrelsens samtal. |
| Personen tas ur föreningens roller | Rollerna finns kvar, men personen är inte längre innehavare. Även schemalagda rollinträden tas bort, så ingenting lägger tillbaka hen senare. |
| Uppdraget som teknisk kontaktperson lämnas | Arkiverade användare kontaktas inte, och kryssrutan följer inte med tillbaka vid en återställning. |
| Personen tas ur pågående styrelsediskussioner | Som deltagare, automatiskt. |
| Notiser och påminnelser upphör | Inget skickas längre till en arkiverad användare. |
| Bevakningen av projekt tas bort | Personen får inga fler projektsammandrag. |
| Utpekade föremålsåtkomster raderas | Gäller begränsade användare. De återskapas inte om användaren återställs. |
Och det som är lätt att missa: avtal, e-postärenden och adressregler som var tilldelade personen blir otilldelade. De försvinner inte, men de står plötsligt utan ägare. Har personen en egen brevlåda som bara gick till hen tas den bort — den skulle ändå inte leda någonstans, och adressen blir ledig att använda igen.
Aktiviteter och möten behåller sin tilldelning. De släpps alltså inte som avtalen och ärendena gör, utan står kvar tilldelade en person som inte kan logga in. Det är därför nästa avsnitt finns.
Titta på personens sida först
Öppna användaren innan ni arkiverar och gå igenom vad som är tilldelat hen. Det som ska fortsätta behöver en ny ägare, och det är mycket enklare att flytta medan personen fortfarande syns i listorna — efteråt finns hen inte kvar att söka fram i tilldelningsrutorna.
Passa på att flytta det till en roll i stället för till nästa person. Då är det gjort en gång.
Två saker som stoppar er
Den sista användaren kan inte arkiveras. Någon måste kunna komma in.
Ni kan inte ta bort en användare som inte först är arkiverad. Borttagning finns bara som val på arkiverade användare, just för att arkivering ska vara det man gör.
Återställa
Ångrar ni er, eller kommer personen tillbaka till styrelsen, öppnar ni användaren i listan Arkiverade användare och väljer Återställ. Ni får välja befattning på nytt — den gamla följer inte med — och kan samtidigt skicka ett mejl med instruktioner om personen glömt sitt lösenord.
Det som inte kommer tillbaka av sig självt: rollerna, deltagandet i styrelsediskussioner, projektbevakningen, uppdraget som teknisk kontaktperson och de utpekade föremålsåtkomsterna. Var personen begränsad användare får ni bygga upp åtkomsterna igen för hand.
En arkiverad person visas under sin gamla befattning som "Tidigare ordförande", och som författare till gammalt innehåll står hen kvar med tillägget "(arkiverad)".
Ta bort en användare
Finns som val, men gör det bara när personen aldrig skulle ha lagts in — en felstavad adress, en dubblett. Då tas kopplingen mellan personen och föreningen bort helt, och med den möjligheten att se vad personen gjort.
Själva inloggningen finns kvar och kan användas i andra föreningar personen tillhör. Ni tar bort personens plats hos er, inte personens konto.
