En trigger gör något automatiskt när något annat händer. Förvaltaren ska få ett mejl när en överlåtelse godkänns. Den som bokat övernattningslägenheten ska få instruktionerna. Styrelsen ska få en diskussion när någon ställer sig i garagekön.
Tre begrepp håller ihop det:
- Händelsen utlöser triggern.
- Åtgärden är vad som händer då.
- Mottagarna är vilka det når.
Steg 1: händelse och åtgärd
Titeln är intern — skriv den så nästa styrelse förstår vad triggern är till för.
Händelse och åtgärd låses vid skapandet. De går inte att ändra efteråt. Blir det fel får triggern göras om, så välj med eftertanke.
Händelser
| Område | Händelser |
|---|---|
| E-postärenden och styrelsediskussioner | Nytt inkommet ärende · uppdatering av frågeställaren · intern kommentar · publik kommentar · tilldelning utan kommentar · inlägg i styrelsediskussion · snooze tog slut |
| Överlåtelser | Välkomstärende skapat · utträdesärende skapat · överlåtelse godkändes · överlåtelse verkställdes |
| Bokningar | En medlem bokade · en medlem avbokade |
| Köer | En medlem ställde sig i kö på hemsidan · en medlem tog bort sig ur kön |
| Möten | En deltagare svarade ja · nej · kanske på inbjudan |
| Avtal | Ett avtal arkiverades automatiskt när utgångsdatumet passerats |
| Manuellt | Utlöst av en brevlåda eller en regel |
Åtgärder
- Genomför e-postutskick — ett mejl går ut. Inget spår blir kvar att arbeta vidare i.
- Skapa e-postärende — mottagaren får posten och styrelsen får ett ärende att följa upp.
- Skapa styrelsediskussion — en intern tråd, som medlemmar aldrig ser.
Valet mellan det första och det andra är det som avgör om ni kan följa upp. Ska någon svara — välj ärende. Är det ren information — välj utskick.
Steg 2: begränsning
När triggern är sparad kan ni begränsa den till bestämda föremål. Det är så "en medlem bokade ett föremål" blir "en medlem bokade övernattningslägenheten".
Utan begränsning gäller triggern alla föremål av den sorten — samtliga bokningsföremål, samtliga köer. Det är sällan vad ni vill.
Steg 3: mottagare
Mottagare läggs till en i taget, och ni kan ha flera.
De vanliga går alltid att välja: en användare, en roll, hela styrelsen eller en adress ni skriver in.
Utöver dem finns mottagare som bara är meningsfulla för vissa händelser, och som gör triggern verkligt användbar eftersom de pekar ut den det gäller i stället för en namngiven person:
| Mottagare | Finns vid |
|---|---|
| Mottagare i ärendet (från / till / båda) | Ärendehändelser |
| Mottagare i ärendet utom avsändaren till det utlösande meddelandet | Ärendehändelser |
| Tilldelad användare eller roll | Ärendehändelser |
| Deltagande styrelsemedlemmar | Styrelsediskussioner |
| Bokande medlem | Bokningshändelser |
| Köande medlem | Köhändelser |
Mottagaren utom avsändaren finns för att slippa det klassiska felet: att den som just skrev ett meddelande får en avisering om sitt eget meddelande.
För mottagare knutna till tilldelning väljer ni dessutom giltighet — om utskicket ska ske vid tilldelade ärenden, otilldelade, eller båda. Så kan en trigger larma en jourroll bara när ingen ännu tagit ärendet.
Steg 4: innehållet
Innehållet byggs med moduler, på samma sätt som ett vanligt utskick. Ni sätter en ärenderad och lägger till text, bilder och länkar.
Det som skiljer är dynamiskt innehåll: koder som byts mot verkliga uppgifter när triggern körs. Vilka koder som är tillgängliga beror på händelsen — en bokningshändelse erbjuder bokningens uppgifter, en överlåtelsehändelse överlåtelsens. Listan visas bredvid redigeringen.
Är händelsen "en medlem bokade ett föremål" blir koden för föremålets namn till "Övernattningslägenheten" i det faktiska mejlet.
Testa innan ni litar på den
En trigger som är fel märks först när den redan gått ut till någon. Därför finns förhandsgranskning: ni väljer ett verkligt ärende och ser exakt vad triggern hade producerat med den datan — med alla dynamiska koder utbytta.
Gör det alltid innan en trigger som når medlemmar sätts i drift.
De triggers som redan fanns
Första gången ni öppnar sidan ligger det redan ett antal triggers där. Ingen har varit inne och pillat — de skapas automatiskt när föreningens konto sätts upp, och det är de som styr hur e-postärenden och styrelsediskussioner skickar ut e-post.
Ändra dem försiktigt. De är inte exempel utan den fungerande grunden. Stänger ni av eller skriver om en av dem ändrar ni hur ärendehanteringen beter sig i praktiken — till exempel att en frågeställare slutar få svar på sitt ärende.
Behöver ni något extra: bygg en ny trigger vid sidan av i stället för att skriva om en befintlig.
