En styrelse i en bostadsrättsförening byts ut oftare än de flesta andra styrelser — arbetet sker på fritiden, och styrelsens medlemmar är dessutom medlemmar i föreningen och flyttar ibland ut. Ibland byts flera platser samtidigt, och då hinner kunskapsöverföringen inte alltid med.

Den här lathunden går igenom det ni bör ta tag i efter ett styrelsebyte, i den ordning som gör minst skada om ni blir avbrutna:

1. Användare och inloggningar — så rätt personer kommer in, och tidigare ledamöter inte gör det
2. Roller — så tilldelat arbete följer uppdraget i stället för personen
3. Pågående ärenden — så inget som väntar på svar faller mellan stolarna
4. Möten som inte är färdigställda — så protokoll blir justerade och signerade medan folk finns kvar
5. Information på hemsidan — så medlemmarna vet vilka ni är

1. Användare och inloggningar

Börja här. Så länge inloggningarna är fel kommer allt annat i vägen.

Under "Användare och roller" i menyn skapar ni styrelseanvändare för de som tillträtt, och arkiverar de som lämnat. Arkivera hellre än att ta bort — då behålls personens historik i föreningen, men inloggningen slutar fungera.

Innan ni arkiverar någon: klicka in på personen och se vad som är tilldelat henne eller honom. Det som ligger kvar där behöver få en ny ägare, och det är enklare att flytta innan personen är borta ur listorna. Arkiveringen släpper visserligen avtalen och e-postärendena själv, men den lämnar dem utan ägare — och aktiviteter och möten står kvar tilldelade en person som inte längre kan logga in.

Ska vissa personer kunna logga in men bara se delar av systemet — suppleanter, förvaltare eller en fastighetsskötare — finns begränsade användare. Tänk på att om ni arkiverar en begränsad användare försvinner de åtkomster som pekats ut för just henne eller honom, och de återskapas inte automatiskt om användaren återställs.

Användare och rollerDär står hela bilden: hur en användare läggs till, vad befattningen styr, och exakt vad arkiveringen gör.

2. Roller

Roller hittas också under "Användare och roller". En roll kan innehas av en eller flera personer, och det är rollen som gör nästa styrelsebyte enkelt: är e-postärenden, aktiviteter och avtal tilldelade en roll i stället för en person direkt, räcker det att fördela de nya ledamöterna bland de befintliga rollerna.

Klickar ni på en roll — eller på en tidigare styrelsemedlem — ser ni direkt vilka aktiviteter och ärenden som är tilldelade.

Passa på nu: det som är tilldelat en avgående person bör antingen flyttas till en roll eller till den som tar över uppgiften.

3. Pågående ärenden

Utöver det som är tilldelat personer och roller är det värt att skaffa sig en bild av de e-postärenden som ligger öppna. Bland dem kan det finnas frågor från medlemmar eller leverantörer som väntar på svar.

Välj "E-postärenden" i menyn — det öppnar inkorgen — och titta på ärendena i läget nytt, öppet eller väntande. Det är där något kan ha stannat.

Läs mer om hur ni hanterar inkorgen.

4. Möten som inte är färdigställda

Ett protokoll som ska justeras eller signeras av någon som lämnat styrelsen blir svårare att få klart för varje vecka som går. Ta det tidigt.

Välj "Möten" i menyn och titta på listan. Möten i läget "Under justering", "Under slutjustering" eller "Under signering" väntar på någon — klicka in på dem och se om det är en avgående ledamot som är kvar att göra sitt.

Läs mer om hur ni hanterar protokolljusteringar. Behöver ni en justering eller signering av någon som redan lämnat styrelsen finns en särskild lathund för det.

5. Information på hemsidan

Till sist: uppdatera hemsidan så medlemmarna vet vilka ni är. Ni kan skriva en nyhet om styrelsebytet och uppdatera sidorna där styrelsen nämns.

Ska styrelsens sammansättning visas på hemsidan, lägg in modulen "Styrelsens sammansättning" på en sida. Då visas automatiskt de användare under "Användare och roller" som är markerade som "Styrelsemedlem". Det är en engångsinsats som gör att ni slipper uppdatera hemsidan manuellt vid nästa styrelsebyte.