E-post är det bekvämaste sättet för en medlem att kontakta sin styrelse. Problemet är vad som händer sedan: skickas posten vidare till alla faller frågor mellan stolarna, eller så svarar två personer var för sig.

Ett e-postärende är samma mejl, men med en plats att bo på — en status som säger var frågan står, en ansvarig, och en tråd där allt som sagts ligger i ordning.

Inkorgen

Inkorgen finns i två vyer som visar samma ärenden. Ni byter mellan dem med knapparna Arbetsvy och Listvy uppe till höger, och ärendet ni har öppet följer med. Den vy ni senast bytte till är den som öppnas nästa gång, också från menyn och från länkar i notiser.

På telefon visar arbetsvyn kön först. Tryck på ett ärende för att läsa det, och gå tillbaka till kön med telefonens bakåtknapp eller med listikonen längst till vänster.

Öppna inkorgen

Välja vad kön visar

Överst i Arbetsvyn sitter tre val, och det kön visar är summan av dem:

• Mappen — Alla mappar, Ingen mapp eller en av era egna mappar.
• Förvalet — ett sparat urval. Fem finns från början: Alla öppna ärenden, Otilldelade, Väntande, Lösta och Mina ärenden. Föreningens och era egna sparade förval ligger i samma meny.
• Urvalet — filtrera, gruppera och sortera. Det ni ställer in kan sparas som ett eget förval.

Vad inkorgen öppnar på bestämmer ni under Standardvisning i inställningarna. Valet följer med i adressen, så en länk till kön visar samma urval för den ni skickar den till.

Försvinner ett ärende ur kön när ni avslutar det är det för att förvalet bara visar öppna ärenden. Ärendet ligger kvar i mittpanelen tills ni väljer ett annat, och finns under Lösta.

Arbeta med tangentbordet

Piltangenterna flyttar mellan raderna i kön och Enter öppnar ärendet. E avslutar det öppna ärendet, S markerar det som väntande och X markerar raden. ? visar alla kommandon.

Det som inte handlar om ett enskilt ärende

Under Alternativ ligger också inläggsstatistiken, e-postloggen, spamfiltret, Rensa inkorgen, utskicksfelen, ärendetaggarna, signaturerna, de sparade svaren och inställningarna.

Helskärm i verktygsraden ger arbetsytan hela fönstret. Esc tar er tillbaka.

Styrelsens e-postadress

Ärenden skapas av post till föreningens adress. Den står i rutan Ta emot e-post som ärenden längst ned på sidan, med en Kopiera-knapp. Använd den hellre än att skriva av adressen — en felstavad adress tar inte emot någonting.

Grundformatet är inkorgen@<föreningens användarnamn>.styrelseproffset.se. Delen före @ kan ni byta ut för att skilja posten åt, till exempel medlemmar@… och hyresgaster@… — all post till domänen tas emot, så en adress fungerar utan att ni lägger upp den. Ska posten till en viss adress hanteras annorlunda lägger ni upp den som en brevlåda under Brevlådor och regler: där bestämmer ni tilldelning, mapp och status, ett automatiskt svar och vilka kopplingar och taggar ärendet ska få.

Med föreningens egen domän blir adressen i stället inkorgen@brfexemplet.se. Kontakta supporten för det.

AdressreglerBrevlådorna avgör vad som händer med posten redan när ärendet skapas.

Att svara

Svaret skrivs i svarsrutan under tråden. Det viktiga valet är synligheten:

Inläggen har olika färg i kanten efter synlighet, så ett internt inlägg går inte att förväxla med ett som gått ut. Ett anonymt svar är bara anonymt utåt — i tråden ser styrelsen vem som skrev.

Var svarsrutan ligger väljer ni med knappen bredvid synlighetsvalet: låst i nederkant, låst i överkant, i flödet, eller dold tills ni trycker Svara. På telefon är den dold tills ni trycker Svara, så att ärendet får skärmen; ett eget val gäller före det.

Svara på inkommet e-postärendeSteg för steg, från öppnat ärende till skickat svar.

Ärendets status

Statusen sköter sig mest själv. Ett nytt mejl ger Nytt, och när någon i styrelsen skriver ett inlägg i ett nytt ärende blir det Öppet. Kommer det ett nytt mejl i ett ärende går det tillbaka till Nytt, oavsett var det stod och vem som skrev — också ett avslutat ärende.

Att en intern kommentar flyttar ärendet från Nytt till Öppet kan stängas av i inställningarna. Det är praktiskt om ni skickar ärenden vidare inom styrelsen med en kommentar och vill att de ska se nya ut för den som tar över.

Snooza ett väntande ärende. När ni sätter Väntande kan ni fylla i Snooza till — det datum ni räknar med svar. Då syns skillnaden mellan ett ärende ni glömt och ett ni medvetet lagt undan. När datumet passerats blir ärendet Öppet igen av sig självt, och den ansvariga får ett mejl om det — hela styrelsen, om ärendet inte är tilldelat.

Tilldelning

Att tilldela ett ärende ger det en ansvarig: en person eller en roll. Den ansvariga får som standard också mejl när något nytt kommer in i ärendet — vid en roll alla som har den. Är ärendet inte tilldelat får hela styrelsen mejlet.

Tilldelning och status ändras var för sig. Ett ärende kan vara tilldelat någon och samtidigt stå som väntande: den ansvariga äger frågan, medan bollen ligger hos någon annan.

Flera ärenden på en gång. För muspekaren över en rad i kön eller listan, så blir avataren en kryssruta. Markera ärendena och välj Tilldela och redigera i raden ovanför. På läsplatta och telefon håller ni fingret på en rad en stund i stället.

På nästa sida sätter ni status, tilldelning och mapp för alla markerade, och kan lägga till kopplingar och taggar. Bara de fält ni kryssar i ändras. Status, tilldelning och mapp ersätts; kopplingar och taggar läggs till — det ärendena redan har blir kvar.

Bakom antalet i markeringsraden finns Markera alla som matchar, som tar hela urvalet och inte bara det som syns.

Ärendemappar

En mapp är en plats för ärenden: "Hissen", "Fastighetsskötsel", "Att reda ut". Ett ärende ligger i en mapp eller i ingen. Föreningen har inga mappar från början, och mappvalet syns inte förrän den första finns.

Skapa en mapp via Hantera mappar längst ned i mappmenyn. En mapp har en titel, en beskrivning och kan läggas under en annan mapp.

Flytta ett ärende genom att välja mapp i högerpanelen, eller markera flera och välja Tilldela och redigera. I Listvyn kan ni också dra ärendet till mappen i mappanelen.

Låt posten hamna rätt av sig själv med Standardmapp i inställningarna, eller med mapp per adress under Brevlådor och regler. Vill ni inte använda mappar alls stänger ni av dem med Dölj mappar på samma inställningssida.

Tar ni bort en mapp flyttas undermapparna upp ett steg. Ärendena i mappen hittar ni efteråt under Alla mappar — flytta dem först om de ska ligga någon annanstans.

ÄrendetaggarEn ärendetagg är en etikett i stället för en plats — där står när ni ska välja vilken.

Kopplingar och taggar

Högerpanelen har två avsnitt som är lätta att blanda ihop:

Kopplat till binder ärendet till något som redan finns i systemet — en medlem, en bostad, en leverantör, ett möte, ett projekt, ett annat ärende. Kopplingen syns åt båda håll, så frågan "vilka ärenden har vi haft om den här lägenheten?" får ett svar. När ett ärende kommer in kopplar systemet själv avsändaren, om adressen finns bland medlemmar, hyreskontakter eller leverantörer.

Pennan vid rubriken öppnar hanteraren. Där ser ni kopplingarna grupperade efter typ, vad som skiljer två lika namn åt, och hur många andra ärenden som handlar om samma sak. Att ta bort en koppling påverkar inte det som var kopplat.

Taggar är i stället era egna ord, för det som inte finns i systemet — "Bredbandsupphandlingen 2026". Ni lägger upp dem under Alternativ → Ärendetaggar.

Mottagare och avsändare

Pennan vid Mottagare i högerpanelen öppnar hanteraren. Där ser ni mottagarna grupperade efter vad de är i registret, lägger till fler — sök bland kontakterna eller skriv en adress — och tar bort. Alla mottagare får era utskick i ärendet. En adress som inte finns i registret får en sparaknapp, så ni kan knyta den till en kontakt eller skapa en ny.

Se vem som verkligen skrev. Namnet på ett inlägg är det avsändaren själv angett, och kan vara vad som helst. När adressen inte finns i föreningens register visas den därför bredvid namnet. Känns ett mejl fel finns Rapportera som spam i inläggets meny och Lägg till i spärrlista på mottagarens rad.

Rätta avsändaren under Mer → Redigera. Det behövs oftare än man tror: den som fyller i hemsidans kontaktformulär stavar ibland fel på sin egen adress, och då går det inte att svara.

Bilagor

Bilagorna hör till ärendet, inte till ett inlägg. Allt i bilagerutan i högerpanelen följer med varje mejl ärendet skickar. Filer som kommer in med ett mejl blir ärendets bilagor, och i kön får ett ärende med filer ett gem.

Lägg till eller hantera med Bifoga fil i svarsrutan eller med pennan vid Bilagor — båda öppnar samma ruta. Där laddar ni upp, hämtar ur filarkivet, byter namn och tar bort.

Spara en kopia i filarkivet med mappsymbolen på filens rad. Bilagan ligger kvar i ärendet. Flera filer på en gång: kryssa i dem och välj Spara valda i filarkivet.

Bilagorna skickas som länkar. Mottagaren får nedladdningslänkar i mejlet i stället för filer, eftersom mejl med filer oftare fastnar hos mottagarens e-postserver. Länken kräver ingen inloggning, och slutar fungera om ni tar bort filen ur ärendet.

Klarar mottagaren inte länkar — vissa myndigheter och företag blockerar dem — slår ni på Filbilagor under Mer → Redigera, eller under Visa avancerade inställningar när ni skapar ärendet. Det gäller alla mejl ärendet skickar därefter.

Fler åtgärder i ärendet

Ovanför tråden finns Vidarebefordra och Mer.

• Vidarebefordra → Till styrelsen kopierar ärendet till en styrelsediskussion, när styrelsen behöver prata ihop sig innan någon svarar.
• Mer → Skicka som bilaga till utskick skickar hela historiken till någon utanför tråden, till exempel ett försäkringsbolag.
• Mer → Slå ihop med annat ärende flyttar alla inlägg till ett annat ärende. Det är ärendet ni står i som försvinner, så välj rätt håll.
• Mer → Ta bort ärendet lägger hela ärendet i papperskorgen, där det kan återställas.

Att ta bort ett inlägg görs i inläggets egen meny och går inte att ångra. Ärendet finns kvar även om ni tar bort alla inlägg i det — vill ni bli av med det är det ärendet ni ska ta bort.

Anpassa visningen

Ögonknappen ovanför ärendet samlar valen för hur ärendet visas. De är era egna och följer med er till andra datorer och mellan de två vyerna.

Gränssnitt — Kondenserat, Standard eller Luftigt. Kondenserat får fler ärenden att synas samtidigt; luftigt ger större text.

E-postutskick — visar de mejl tråden skickat automatiskt: svaret till motparten, notisen till styrelsen, notisen vid tilldelning. Det är första stället att titta när någon säger att de inte fått något svar. Ni kan dölja dem, visa dem i tidsordning bland inläggen eller samla dem längst ned.

Automatisk summering — visar eller döljer AI-sammanfattningen överst i ärendet. Gruppen finns bara när föreningen har automatisk summering påslagen. Att dölja den påverkar bara er: övriga i styrelsen ser den som vanligt, och Sammanfatta tråd i svarsrutan fungerar fortfarande när ni vill ha en.

Komma ikapp en gammal inkorg

Har inkorgen svämmat över finns Rensa inkorgen under Alternativ.

Rensa inkorgen

Välj hur långt tillbaka ni vill städa. Sidan visar då ärendena som inte rörts sedan dess, i tre högar:

• Nytt — ingen har rört dem. Oftast har frågan besvarats någon annanstans, till exempel när ett styrelsen@-alias också går till ledamöternas egna brevlådor.
• Öppet — någon har svarat men aldrig avslutat. Oftast den största högen.
• Väntande — svaret kom aldrig.

Visa listan öppnar högen i Listvyn, äldst först. Avsluta tar er till massredigeringen med status Avslutat ifylld; inget ändras förrän ni trycker Spara. Att avsluta skickar ingenting till någon, och ett avslutat ärende öppnas igen av sig självt om det kommer ett nytt svar.

Har föreningen satt en tidsgräns under datalagring städas avslutade ärenden bort när tiden gått. Öppna ärenden rörs aldrig.

Ärenden mellan föreningar i en samfällighet

Ingår föreningen i en samfällighet kan ni skicka ärenden till de andra föreningarna. Välj föreningen som mottagare, så överförs meddelandet direkt i stället för med e-post.

Välj föreningen ur listan, skriv inte adressen. Ett mejl till den andra föreningens adress kommer inte fram — skyddet mot e-postloopar stoppar det.