E-post är det bekvämaste sättet för en medlem att kontakta sin styrelse. Problemet är vad som händer sedan. Skickas posten vidare till alla i styrelsen faller frågor mellan stolarna, eller så svarar två personer var för sig — olika saker.
Ett e-postärende är samma mejl, men med en plats att bo på: en status som säger var frågan står, en ansvarig, och en tråd där allt som sagts ligger i ordning.
Inkorgen
Inkorgen är ärendehanteraren: en lista till vänster, ärendet ni valt till höger, och en mapppanel som kan fällas in och ut. Ni behöver alltså inte gå ut och in ur ärenden för att beta av en morgons post.
Tre lägen växlar ni mellan direkt i sidhuvudet:
- Mina ärenden — de ni själv blivit tilldelad.
- Alla ärenden — samtliga, oavsett status.
- Grundläget, som visar de ärenden som är nya, öppna eller väntande — alltså det som är kvar att göra.
Visa mappar fäller ut mapppanelen, och ärenden kan dras dit med musen. Använder ni inte mappar kan panelen stängas av helt i inställningarna, och ni kan välja en mapp som ska vara förvald när inkorgen öppnas.
Under Alternativ ligger inläggsstatistiken, e-postloggen, spamfiltret, utskicksfelen, ärendetaggarna, signaturer för e-post, sparade svar och inställningarna.
Ärendetaggarna sköts på en egen sida.
Ärendemappar
En ärendemapp är en plats för e-postärenden — föreningens egna hyllor: "Hissen", "Fastighetsskötsel", "Avslutat 2025". Ett ärende ligger i en mapp eller i ingen alls, och att lägga det i en mapp tar det ur listan över ärenden utan mapp.
Föreningen har inga mappar från början, och inget mappval visas någonstans förrän ni skapat den första. Det är förklaringen om ni letar efter en mappväljare i ett ärende och inte hittar någon: fäller ni ut mapp-panelen innan dess är den tom, bortsett från pennan som leder vidare till mappsidan.
Skapa en ärendemapp
Mapparna ligger inte i portalens vänstermeny. Ni når dem på två sätt: knappen Ärendemappar på ärendelistan, eller pennan Redigera mappar längst ned i inkorgens mapp-panel — den ni fäller ut med Visa mappar. På mappsidan klickar ni Lägg till.
Tre fält, precis som för en ärendetagg:
Titel är det som står i panelen, så håll den kort.
Beskrivning visas på mappens egen sida. Skriv vad som hör hit — det är vad nästa styrelse behöver för att mappen ska fortsätta betyda något.
Överordnad mapp gör mapparna hierarkiska; panelen visar undermappar med indrag. En mapp kan inte läggas under sig själv eller under någon av sina egna undermappar, så de valen saknas i listan.
Flytta ett ärende till en mapp
Tre vägar, beroende på vad ni håller på med:
- Dra ärendet från listan och släpp det på mappen i mapp-panelen. Snabbast när ni betar av en morgons post.
- I ärendet: välj mapp i rutan Mapp i högerspalten och klicka Spara. Där finns också Ingen mapp, som är vägen att ta ett ärende ur en mapp — det går inte att dra tillbaka.
- Flera på en gång: bocka av ärendena i listan och välj Redigera, så sätts samma mapp på alla.
Rutan Mapp visas bara på e-postärenden, aldrig på en styrelsediskussion — de har inga mappar.
Låt posten hamna rätt av sig själv
Två inställningar sköter placeringen utan att någon behöver dra något:
- Standardmapp under inställningarna för e-postärenden placerar varje nytt ärende i en bestämd mapp. Samma sida styr Standardvisning — vilken vy inkorgen öppnas i — och Dölj mappar, som stänger av mappar helt för föreningen om ni inte vill använda dem.
- Brevlådor och regler kan sätta mapp per inkommande adress, och tar över när regeln säger något annat än standardmappen.
Ta bort en mapp
Tar ni bort en mapp som har undermappar flyttas undermapparna upp ett steg i stället för att följa med, så inget hamnar utanför panelen. Ärendena som låg i den borttagna mappen ligger kvar i den, vilket betyder att de inte längre går att nå via mapp-panelen — de finns kvar i inkorgens vanliga lägen. Ska de hamna någon annanstans är det enklast att flytta dem innan mappen tas bort. Var mappen dessutom vald som standardmapp släpps det valet.
ÄrendetaggarEn ärendetagg är en etikett i stället för en plats — där står när ni ska välja vilken.
Styrelsens e-postadress
Ärenden skapas av post som kommer till en av föreningens brevlådor. Adressen står angiven längst ner på inkorgen, så ni behöver inte gissa er till den — i rutan Ta emot e-post som ärenden, med en Kopiera-knapp bredvid. Använd den hellre än att skriva av adressen: den innehåller föreningens användarnamn, och en felstavad subdomän tar inte emot någonting.
Grundformatet är inkorgen@<föreningens användarnamn>.styrelseproffset.se. Ni kan byta ut delen före @ för att skilja olika slags post åt:
inkorgen@…— allmänna frågorhyresgaster@…— frågor från hyresgästermedlemmar@…— frågor från medlemmar
Varje sådan brevlåda lägger ni upp under Brevlådor och regler, och där bestämmer ni också vad som ska hända med posten som kommer in — tilldelning, mapp, status. Ni kan sedan filtrera inkorgen på brevlåda.
Knyter ni föreningens egen domän till Styrelseproffset blir adresserna inkorgen@brfexemplet.se i stället. Kontakta supporten för det.
AdressreglerBrevlådorna avgör vad som händer med posten redan när ärendet skapas.
Att svara
Svaret skrivs i textrutan i ärendet, och det viktiga valet är synligheten:
| Synlighet | Vad som händer |
|---|---|
| Öppen | Svaret mejlas till motparten, med ditt namn som avsändare. |
| Anonym | Svaret mejlas till motparten, men bara "Styrelsen" står som avsändare. |
| Intern | Svaret syns bara för styrelsen. Inget mejlas. |
Interna inlägg har gul bakgrund i tråden, så det går inte att blanda ihop med ett svar som gått ut.
Ett anonymt svar är bara anonymt utåt. I tråden och i utskicket till styrelsen framgår det vem som skrev — anonymiteten skyddar den enskilda ledamoten från att bli uppringd, inte styrelsen från varandra.
Bilagor
Bilagorna hör till ärendet, inte till ett enskilt inlägg. Det är därför de ligger i sidopanelen och inte i svarsrutan: allt som ligger där följer med varje mejl ärendet skickar, oavsett vem som skriver svaret.
Filer som kommer in med ett mejl blir också ärendets bilagor. Skickar en medlem en offert ligger den alltså kvar i ärendet efteråt — både i sidopanelen och på det inlägg den kom med.
Lägga till en bilaga
I sidopanelen finns rubriken Bilagor med en pennsymbol. Den öppnar Hantera bilagor, där ni laddar upp nya filer, hämtar filer ur filarkivet, byter namn, sparar en kopia i filarkivet och tar bort. Samma ruta öppnas från menyn till höger om en bilaga i listan, via Hantera bilagor.
Skapar ni ärendet själva finns fältet Bilagor redan på skapasidan, så ni behöver inte spara ärendet först.
Svarsrutan har ingen egen bifogaknapp, och det är avsikten. Lägg till filen i sidopanelen, skriv sedan svaret — den följer med.
Spara en bilaga i filarkivet
En bilaga hör till ärendet och ligger inte i filarkivet. Ska en offert eller ett protokoll sparas där också: öppna Hantera bilagor, tryck på mappsymbolen på filens rad, välj mapp och tryck Spara kopia.
Det är en kopia, inte en flytt. Filen ligger kvar som bilaga på ärendet, så mejlkonversationen fortsätter att visa vad som skickades — och kopian i filarkivet lever sitt eget liv, med eget namn och egen mapp.
Bilagor skickas som länkar
Som standard bifogas filerna inte i mejlet. Mottagaren får i stället en lista med nedladdningslänkar under rubriken Bifogade filer, överst i mejlet. Har ärendet fler än fem bilagor flyttas listan längst ner, med en notis överst som säger att den finns.
Skälet är leveranssäkerhet. E-postservrar blir misstänksamma av mejl som innehåller filer, särskilt när samma mejl går till många mottagare samtidigt. Ett mejl med länkar kommer helt enkelt fram oftare än ett med bilagor.
Länken kräver ingen inloggning. Den som har länken kan ladda ner filen, även utan konto i Styrelseproffset — mottagaren är sällan medlem, så det är med avsikt. Tänk däremot efter innan ni vidarebefordrar ett sådant mejl. Tar ni bort filen ur ärendet slutar länken fungera.
Skicka riktiga bilagor i stället
Vissa mottagare klarar inte länkarna. Myndigheter och företag med stränga e-postregler kan blockera mejl som innehåller nedladdningslänkar, och en del e-postprogram visar dem så illa att de inte hittas.
Då finns inställningen Filbilagor — Hantera bilagor som bifogade filer snarare än länkar. Den gäller ärendet, inte det enskilda svaret: varje mejl ärendet skickar efter att den slagits på får filerna bifogade i stället för listade.
Inställningen finns på två ställen:
- När ni skapar ärendet — under rubriken Filbilagor, som blir synlig när ni slår på Visa avancerade inställningar.
- I ett befintligt ärende — under Alternativ → Redigera.
Byter ni läge i ett pågående ärende påverkas bara kommande mejl. Det som redan gått ut ligger kvar hos mottagaren som det såg ut då.
Till skillnad från e-postutskick har ärendets bilagor ingen egen storleksgräns. Var ändå sparsam: ett mejl med tunga bilagor är just det som mottagarens e-postserver kan välja att inte ta emot, och då står felet i utskicksfelen i stället för i ärendet.
Ärendets status
Fyra statusar beskriver var frågan står:
| Status | Betyder |
|---|---|
| Nytt | Ärendet har inte modifierats sedan det inkom. |
| Öppet | Ärendet väntar på åtgärd från styrelsen. |
| Väntande | Ärendet väntar på svar från motparten. |
| Avslutat | Ärendet anses löst och arkiveras. |
Statusen sköter sig i stor utsträckning själv. Ett nytt mejl ger status Nytt. Skriver någon i styrelsen ett inlägg blir ärendet Öppet, om ni inte väljer något annat.
Ett undantag är värt att känna till: att interna kommentarer flyttar ärendet från Nytt till Öppet kan stängas av i föreningens inställningar. Det är användbart när ni skickar ärenden vidare inom styrelsen med en intern kommentar på vägen — då ska ärendet fortfarande se nytt ut för den som tar över.
Kommer ett nytt mejl in i ett ärende sätts det tillbaka till Nytt, oavsett var det stod — utom när mejlet kommer från en styrelsemedlem.
Snooza ett väntande ärende
Sätter ni statusen Väntande dyker ett datumfält upp: Snooza till. Använd det när ni väntar på något som tar tid — en offert, ett myndighetsbeslut, en leverantör som ska höra av sig i mars.
Det är skillnaden mellan ett ärende ni har glömt och ett ärende ni medvetet lagt undan.
Tilldelning
Att tilldela ett ärende sätter en ansvarig — en person eller en roll. Många styrelser har någon som går igenom inkorgen och fördelar ärenden till den som ska svara; det är precis den arbetsgången tilldelningen är gjord för.
Tilldelningen styr också, som standard, vem som får mejl när en ny uppdatering kommer in i ärendet: den tilldelade personen, eller alla som tillhör den tilldelade rollen.
Ni kan tilldela ett ärende till er själv.
Flera ärenden på en gång
Ska sex ärenden till samma person behöver ni inte öppna sex ärenden. Markera dem i listan — kryssrutan sitter där avataren annars är, och kommer fram när ni för muspekaren över raden — och välj Tilldela och redigera i raden som dyker upp ovanför listan.
På läsplatta och telefon: håll fingret på en rad en stund i stället. Då markeras den, och därefter visar alla rader sin kryssruta så ni kan trycka till fler direkt.
Där sätter ni status, tilldelning och mapp för allihop, och kan lägga till kopplingar och taggar. Varje fält har en egen kryssruta: bara det ni kryssat i ändras, resten lämnas som det är.
Status, tilldelning och mapp ersätts. Kopplingar och taggar läggs till. Det är med flit — anledningen att massredigera är oftast att ärendena liknar varandra i ett avseende men inte i andra, och en tagg som rensade bort vad de redan bar hade varit svår att upptäcka och omöjlig att ångra.
I listan finns också Markera alla på sidan och Markera alla som matchar bakom antalet i markeringsraden — det andra tar allt som ryms i det urval ni står i, inte bara det som syns.
Kopplat till, och taggar
Ärendets högerpanel har två avsnitt som är lätta att blanda ihop, och skillnaden är vad de pekar på.
Kopplat till binder ärendet till något som redan finns i systemet, och kopplingen syns åt båda håll — ärendet på bostaden, bostaden på ärendet. Det gör att frågan "vad har vi haft för ärenden om den här lägenheten?" får ett svar. Ni kan koppla till medlemmar, bostäder, adresser, hyresavtal, hyresobjekt, leverantörer, aktiviteter, projekt, beslut, möten och andra ärenden.
Kopplingen pekar alltid på det enskilda föremålet, inte på en hel lista — en aktivitetslista går inte att koppla till, bara aktiviteten i den. Detsamma gäller övriga typer: det är föremålet som kopplas, inte mappen eller listan det ligger i.
När ett ärende skapas letar systemet självt upp avsändaradressen bland medlemmar, hyreskontakter och leverantörer och kopplar ärendet därefter. Ni kan lägga till fler eller ta bort dem som blev fel.
Hantera kopplingarna
Rubriken Kopplat till har en penna. Den öppnar hanteraren, som visar mer än vad panelen har plats för:
- Kopplingarna grupperade efter vad de är — bostäder för sig, leverantörer för sig
- En rad under varje namn med det som skiljer två lika namn åt: en bostads yta, en medlems telefonnummer, ett mötes datum
- Hur många andra ärenden som handlar om samma sak, som en länk. Det är den frågan kopplingar finns för att besvara, och härifrån når ni svaret
- Sökning och bläddring bland allt ni kan koppla till, och borttagning — utan att stänga något emellan
Att ta bort en koppling tar bara bort kopplingen. Bostaden, leverantören eller mötet påverkas inte.
Taggar är i stället era egna ord, för det som inte finns som ett föremål i systemet — "Bredbandsupphandlingen 2026". De skapar ni själva.
Rätta avsändaren
Under Alternativ → Redigera kan ni ändra ärendets rubrik och avsändarens namn och e-postadress.
Det låter som en petitess men är en av de mest använda funktionerna: har föreningen ett kontaktformulär på hemsidan händer det ofta att den som fyller i det stavar fel på sin egen adress. Då kan ni inte svara förrän adressen är rättad.
Hantera mottagarna
Rubriken Mottagare i högerpanelen har en penna, och den öppnar hanteraren i ärendet — ni behöver inte gå någon annanstans:
- Mottagarna grupperade efter vad de är i registret — medlemmar för sig, leverantörskontakter för sig — med en länk till var och en. Sist ligger Okänd adress: de som inte hör till någon
- Sökning bland medlemmar, hyrespersoner, leverantörskontakter och styrelseanvändare för att lägga till fler. Ni kan också skriva en e-postadress rakt av
- Borttagning, med bekräftelse
Kom mejlet in med någon i kopia, eller är raden avsändaren, står det ordet på raden. Det är hur posten var adresserad innan den kom hit och går inte att ändra härifrån.
Kommer posten in med flera mottagare i mejlet läggs de till automatiskt. Alla mottagare får kopia av era utskick i ärendet.
En adress som inte hör till någon i registret får en sparaknapp på sin rad. Därifrån knyter ni adressen till en befintlig kontakt, eller skapar kontakten på en gång. Att ta bort en mottagare tar bara bort mottagaren; kontakten i registret påverkas inte.
I en styrelsediskussion heter avsnittet Deltagare och fungerar likadant, med skillnaden att ni väljer bland föreningens styrelseanvändare — och att ni kan välja om de tillagda ska få diskussionen på e-post.
Ta bort ett inlägg eller hela ärendet
Det är två olika saker, och de ligger på två olika ställen:
- Ta bort inlägget finns i menyn på det enskilda inlägget och tar bort just det inlägget.
- Ta bort ärendet finns under Alternativ (Mer i den nya ärendevyn) och tar bort hela ärendet.
Skillnaden märks tydligast om ni tar bort mejlet som startade ärendet: ärendet finns kvar — med sin rubrik i listan, sina mottagare, kopplingar, taggar och bilagor, och med svarsrutan kvar — men står tomt och säger att det inte har några inlägg. Vill ni bli av med hela ärendet är det ärendet ni ska ta bort, inte inläggen i det.
Ett borttaget ärende hamnar i papperskorgen och kan återställas därifrån under föreningens lagringstid. Ett borttaget inlägg går inte att få tillbaka.
Slå ihop två ärenden
Systemet gör sitt bästa för att koppla uppföljande e-post till rätt ärende, men ibland räcker det inte — och då finns samma fråga på två ställen.
Alternativ → Slå ihop med annat ärende. Alla inlägg från ärende A flyttas till ärende B, och ärende A tas bort. Det är alltså det ärende ni står i som försvinner; välj rätt håll.
Skicka ärendet vidare
Två olika saker, som är lätta att förväxla:
- Alternativ → Skicka som bilaga till utskick skapar ett e-postutskick med ärendet som bilaga. Använd det när någon utanför tråden behöver läsa hela historiken — en leverantör, en granne, ett försäkringsbolag.
- Vidarebefordra → Till styrelsen kopierar ärendet till en styrelsediskussion. Använd det när styrelsen behöver prata ihop sig innan någon svarar.
Visa de automatiska utskicken
Flera åtgärder i tråden skickar mejl utan att någon ber om det: svaret till motparten, notisen till styrelsen, notisen vid tilldelning. De göms normalt i tråden för att den ska gå att läsa.
Under Visningsalternativ finns E-postutskick som visar dem. Det är det första stället att titta när någon säger att de inte fått något svar — då ser ni om utskicket ens gick.
Ni väljer mellan att inte visa dem, visa dem sorterade efter tid bland inläggen, eller lägga dem längst ned. Valet är ert eget och följer med er till andra datorer.
I ärendevyn ligger visningsalternativen bakom ögonknappen i verktygsraden, i sidopanelen på den äldre ärendesidan.
Kondenserat eller luftigt gränssnitt
Ögonknappen i ärendevyns verktygsrad har också Gränssnitt, med tre steg: Kondenserat, Standard och Luftigt.
Stegen ändrar både hur tätt raderna och inläggen ligger och hur stor texten är. Kondenserat får fler ärenden att synas samtidigt, vilket passar den som betar av en hög; luftigt gör de små etiketterna större och lättare att läsa. Valet gäller bara ärendevyn, är ert eget och följer med er till andra datorer.
Ärenden mellan föreningar i en samfällighet
Ingår föreningen i en samfällighet kan ni skicka ärenden till de andra föreningarna, och det görs precis som vanligt: när ni väljer mottagare söker ni fram föreningen, eller väljer den ur listan.
Meddelandet går då inte via e-post utan överförs direkt mellan föreningarna. Både öppna och anonyma svar fungerar.
Välj föreningen ur listan, skriv inte adressen. Anger ni en e-postadress i stället kommer meddelandet inte fram — skyddet mot e-postloopar stoppar det. Det finns i nuläget inget stöd för e-post mellan föreningar.
