Styrelsen behöver reda ut saker mellan mötena. Görs det i vanlig e-post ligger resonemanget kvar i sju olika inkorgar, och när frågan kommer tillbaka om ett år är svaret "är det någon som minns vad vi sa om det här?".

En styrelsediskussion är samma samtal, fört på samma sätt — men lagrat hos föreningen och sökbart. Den som vill kan fortsätta svara i sitt mejlprogram; svaret hamnar ändå i tråden.

En sak att förstå först

En styrelsediskussion är synlig för hela styrelsen, oavsett vilka ni väljer som deltagare. Deltagarlistan styr vilka som får e-post — inte vilka som får läsa.

Det är oftast precis vad man vill: den som inte behöver följa varje inlägg slipper notiserna, men kan gå in och läsa när frågan blir hens. Men det betyder också att en styrelsediskussion inte är rätt plats för något som bara några i styrelsen ska se.

Skapa en diskussion

Vid skapandet är alla styrelsemedlemmar förkryssade — ni bockar bort dem som inte behöver följa frågan. Ni själv är alltid med i en diskussion ni skapar.

Har föreningen portalanvändare som inte sitter i styrelsen kan även de läggas till som deltagare.

Ärenderaden är obligatorisk, och det är den som gör diskussionen hittbar senare. Brödtexten är valfri men inleder diskussionen om ni skriver något. Ni kan lägga med bilagor redan här.

Alla deltagare utom ni själv får ett mejl när diskussionen skapas, och därefter varje gång någon skriver ett inlägg.

Deltagarna kan ändras i efterhand: i diskussionens sidopanel finns avsnittet Deltagare med en redigeringsknapp.

Från e-postärende till diskussion

Det vanligaste upptakten till en styrelsediskussion är ett mejl från en medlem eller leverantör: nu behöver styrelsen prata om det här innan någon svarar.

I e-postärendet finns knappen Vidarebefordra och under den Till styrelsen. Ni kommer då till samma formulär som vanligt, men med en upplysning om att ärendet kopieras — och med ett val om vad som ska följa med:

• Kopiera taggar
• Kopiera bilagor

Båda är förvalda. Inläggen kopieras i kronologisk ordning.

Ingen av dem som mejlat får veta något. Mottagarna kopieras inte, och ingen av de tidigare insändarna får e-post om diskussionen. Det ursprungliga e-postärendet ligger kvar orört.

I diskussionen ser ni sedan hela den tidigare korrespondensen plus ett inlägg som länkar tillbaka till ärendet, så vägen tillbaka finns kvar.

Allt annat fungerar som i ett e-postärende

Styrelsediskussioner och e-postärenden är samma underliggande system, så det ni kan göra i ett ärende kan ni göra här: status, tilldelning, taggar, ärendemappar, lagringsprinciper, bilagor, koppla till aktivitet eller mötesföremål.

Ett undantag: inställningen Filbilagor, som i ett e-postärende låter er skicka bilagorna som riktiga filer i stället för länkar, finns inte här. Bilagorna i en styrelsediskussion går alltid ut som nedladdningslänkar. Mottagarna är styrelsens egna ledamöter, som har filerna i portalen ändå.

En diskussion kan också startas i sitt sammanhang — från ett projekt, ett hyresobjekt eller en aktivitet. Då står det överst i diskussionen vad den hör till, och kopplingen finns åt båda håll.

E-postärenden och inkorgenStatus, tilldelning, mappar och taggar fungerar likadant och beskrivs där.