Chatten är till för det som inte är värt ett ärende. "Hinner du kolla trapphuset innan mötet?" — en fråga som ska besvaras inom en timme och sedan aldrig mer läsas.
Den ligger i en ruta nere till höger som följer med på varje sida i portalen, så ni behöver inte lämna det ni håller på med för att fråga något.
En sak att förstå först
Chatten är inte dokumentation. Ingenting mejlas ut, ingenting hamnar i ett register, och chattmeddelanden kommer inte upp i portalens sökning. Den som varken är inloggad eller har appen ser meddelandet nästa gång hen loggar in — inte förr.
Det gör chatten snabb och olämplig för allt som måste läsas.
Var chatten finns
Rutan nere till höger har tre flikar:
| Flik | Vad den är |
|---|---|
| Chattar | Era egna chattar med andra i styrelsen. Det är den här artikeln handlar om. |
| Support | Vägen till Styrelseproffsets support. Ingen i föreningen ser den. |
| Assistent | AI-assistenten, om föreningen har den påslagen. |
Siffran på knappen räknar chattar med olästa meddelanden, och varje flik har sin egen räknare.
Behöver ni mer plats finns Förstora i rutans överkant, och längst ner i chattlistan ligger Öppna i helskärm — samma chattar på en sida för sig.
Starta en chatt
Ny chatt längst ner i chattlistan tar er till helskärmsvyn. Där kryssar ni i vilka det gäller och skriver det första meddelandet — chatten skapas när meddelandet skickas, inte förr.
Ni kan bara välja portalanvändare i den här föreningen. Medlemmar går inte att chatta med, och den som lämnat styrelsen och arkiverats syns inte i listan. Högst 20 deltagare i en chatt.
Samma personer ger samma chatt. Väljer ni ett gäng ni chattat med förut hamnar meddelandet i den befintliga chatten i stället för i en ny. Ni får alltså aldrig två parallella trådar med samma uppsättning människor — men det betyder också att deltagarna är låsta när chatten finns. Ska en till vara med blir det en ny chatt, med sin egen historik.
Väljer ni bara er själv får ni en chatt som heter Jag själv. Den är förvånansvärt användbar: en plats att slänga in en länk eller en påminnelse man vill ha kvar på skärmen.
Styrelsechatten sköter sig själv
En chatt i listan har ni inte skapat: Styrelsen följt av föreningens namn. Den finns en per förening och innehåller exakt de portalanvändare som är markerade som styrelsemedlemmar — varken fler eller färre.
Poängen är att ni aldrig behöver underhålla den. Väljs någon in i styrelsen dyker hen upp i chatten så fort krysset Styrelsemedlem sätts på användaren. Avgår någon försvinner hen på samma sätt. Det är just det underhållet som gör att en vanlig gruppchatt tystnar efter varje årsmöte — någon har flyttat, någon ny fattas, och ingen orkar reda ut det.
Därför går den heller inte att pilla på: inget kugghjul, inga deltagare att lägga till eller ta bort, och ni kan inte lämna den. Vill ni ändra vilka som är med gör ni det där det hör hemma — på användarna.
Ni ser bara det som skrevs efter att ni kom med. Blir ni invald i dag börjar chatten där, tom. Den förra styrelsens diskussioner är inte era att läsa, och en ny ledamot ska inte kunna bläddra tillbaka genom flera års samtal. Är chatten tom fast föreningen är gammal är det alltså inget fel — det är meningen.
Det gäller åt andra hållet också. Den som avgår tappar chatten ur sin lista samma stund, men det hen har skrivit ligger kvar för er andra. Historiken blir inte full av hål bara för att styrelsen byts ut.
Ett par saker som är lätta att undra över:
| Fråga | Svar |
|---|---|
| Vad heter den i den andra föreningen? | Styrelsen plus den föreningens namn. Sitter ni i två styrelser ser ni båda i samma lista och kan skilja dem åt. |
| Byter den namn om föreningen byter namn? | Ja, direkt. Namnet är inte inskrivet någonstans. |
| Kan vi skapa en egen chatt med precis samma personer? | Ja. Den blir en helt vanlig chatt med egen historik och eget namn — styrelsechatten är något för sig och krockar inte med den. |
| Finns den i appen? | Ja, precis som era andra chattar, med push och allt. |
Är ingen markerad som styrelsemedlem finns chatten helt enkelt inte. Den skapas första gången någon i styrelsen öppnar chatten.
Namn, ikon och färg
En chatt utan namn heter det deltagarna heter — är ni fler än tre står de två första plus "+3".
Kugghjulet i helskärmsvyn ger chatten ett eget namn, en ikon och en symbolfärg. Det är värt att göra för de chattar som lever länge; "Trapphusprojektet" är lättare att hitta i listan än tre namn.
Det ni sätter gäller för alla. Namnet är chattens, inte ert eget — döper ni om den byter den namn för samtliga deltagare.
Styrelsechatten saknar kugghjul. Den heter alltid föreningens namn och ser likadan ut i alla föreningar, så att den går att känna igen på en gång.
Bifoga bilder och filer
Gemet vid skrivfältet tar både bilder och dokument, i chattrutan såväl som i helskärmsvyn. En bild ni klistrar in med Ctrl+V läggs också till — praktiskt när frågan egentligen är "ser du det här?" — och i helskärmsvyn kan ni dra filer rakt in i fönstret.
| Gäller | |
|---|---|
| Bilder | Högst 5 MB styck |
| Dokument | pdf, Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice, txt, csv, rtf, eml och zip. Högst 25 MB styck |
| Antal | Högst fem bilagor per meddelande |
En bilaga räknas som ett meddelande i sig, så ni behöver inte skriva något till den.
Vad ni ser om varandra
Tre saker händer i realtid medan ni skriver:
- Tre punkter visas när någon annan skriver i den chatt ni har öppen. De försvinner av sig själva.
- Sedd av står under ert senaste meddelande och räknar hur många av de andra som läst det.
- Nya meddelanden dyker upp direkt, utan att sidan laddas om.
Är ni någon annanstans i portalen kommer meddelandet som en liten notis i hörnet som ni kan klicka på.
I appen
Har ni styrelseappen får deltagarna en push när någon skriver. Två saker är värda att veta om den:
- En notis per chatt, inte per meddelande. Skriver någon fem rader i rad blir det en notis som uppdateras, inte fem.
- Läser ni chatten någon annanstans försvinner notisen från telefonen av sig själv. Ni behöver inte svepa bort samma sak två gånger.
Tappar webbläsaren kontakten med chattservern står det "Ej ansluten till chattserver". Meddelanden kommer då inte fram förrän kontakten är tillbaka — ladda om sidan.
Ett meddelande räknas som läst först när ni faktiskt tittar på det. Ligger portalen i en flik i bakgrunden ligger det olästa kvar, och markeras som läst när ni kommer tillbaka till fliken.
Chattarna följer er, inte föreningen
Sitter ni i styrelsen för två föreningar ser ni alla era chattar i båda. Chatten hör till er som person.
Nya chattar kan ni däremot bara starta med dem som finns i den förening ni är inne i just nu. Det är värt att veta innan ni skriver något föreningsspecifikt i en chatt där folk från två håll är med.
Undantaget är styrelsechatterna, som hör till varsin förening. Dem ser ni en av per styrelse ni sitter i, och de har föreningens namn i sig just för att inte gå att förväxla.
Support-fliken är något annat
Support-fliken går till oss som gör Styrelseproffset, inte till någon i föreningen. Ställ frågan där när det är systemet som krånglar. Svaret kommer i samma konversation, och ni får ett mejl om det — det mejlet kan ni svara direkt på, så hamnar svaret i konversationen.
Vad som är lätt att göra fel
- Använda chatten för beslutsunderlag. Den mejlas inte ut, går inte att söka i och ingen får en påminnelse. Det som ska besvaras av flera hör hemma i en styrelsediskussion.
- Räkna med att ett viktigt meddelande blir läst. Den som varken loggar in eller har appen ser det inte, och ingen påminnelse går ut. Är det brådskande: ring.
- Skapa en ny chatt för varje fråga. Samma personer ger ändå samma chatt, så det blir en lång tråd — döp om den i stället när den handlar om något bestående.
- Bygga en egen "hela styrelsen"-chatt. Den blir fel så fort någon byts ut. Styrelsechatten finns redan och håller sig själv uppdaterad.
- Bifoga känsliga personuppgifter. En bilaga i en chatt ligger inte i filarkivet och omfattas inte av dess struktur och behörigheter. Hör filen till föreningen ska den ligga där.
