Inkommande e-post blir ärenden i Styrelseproffset. Adressreglerna är det som gör att rätt post blir rätt sorts ärende utan att någon behöver flytta den för hand.
Sidan heter Brevlådor och regler och ligger i föreningens inställningar. Namnet säger också hur den är uppdelad, och den uppdelningen är det första att förstå.
StyrelseproffsetAllt till domänen kommer fram
Delen före @ spelar ingen roll — allt landar i samma inkorg.
Ge den till medlemmarna, och posten kommer fram.
Med posten till en viss adress — under Brevlådor och regler.
Ett kvitto på att posten kommit fram — eller svaret på en fråga ni får varje vecka.
Hej! Vi vill hyra ut lägenheten i ett år. Hur ansöker vi?
Tack, vi har tagit emot din fråga. Ansökan om andrahandsuthyrning lämnar du på hemsidan — styrelsen svarar inom en vecka.
Kopplingar och taggar — eller en styrelsediskussion i stället för ett ärende.
Alla adresser fungerar — brevlådorna bestämmer resten.
En brevlåda är en adress. Det är en e-postadress föreningen tar emot post i, och som ni också kan välja som avsändare i e-postärenden och e-postutskick. styrelsen@, nyckelfragor@, arkiv@ — sådant.
En regel är ett villkor. Den tittar inte på vilken adress posten kom till, utan på vem som skickade den eller vad som står i ärenderaden.
Båda är varianter av samma sak, och båda bär samma uppsättning inställningar för vad som ska hända. I ändringsloggen och på andra ställen i systemet kallas de gemensamt adressregler.
En brevlåda anges som delen före @; systemet visar resten av adressen efter fältet. Jämförelsen är alltid exakt — en brevlåda är en adress ni äger, och delvis matchning på den skulle bara ge oväntad routing.
Sektionen gäller det som händer när brevlådan används som avsändare — i e-postärenden och i e-postutskick.
Avsändarnamn är namnet mottagaren ser när ni skickar från brevlådan, till exempel "Ordföranden, Brf Exemplet". Lämnar ni fältet tomt används föreningens namn. Adressen påverkas inte av vad ni skriver här.
Skickar från visas bara på en sparad brevlåda, och bara om föreningen saknar egen domän. Då står det en annan adress än den ni skrev in ovanför, på formen styrelsen+foreningen@forening.styrelseproffset.se.
Det är avsiktligt. Utgående e-post måste skickas från vår delade domän för att inte fastna i mottagarnas spamfilter, medan inkommande post går till föreningens egen adress. Svar till endera adressen hamnar i samma brevlåda — ni behöver inte göra något åt saken, och ni behöver inte lämna ut den längre adressen till någon.
Har föreningen en egen domän finns raden inte, eftersom adressen då är densamma åt båda hållen.
En regel har en matchningstyp — vad den tittar på:
| Matchningstyp | Tittar på |
|---|---|
| Avsändande e-postadress | Vem som skickade. |
| Ärenderad | Vad som står i ämnesraden. |
| Matchar alltid | Ingenting — regeln körs på all inkommande e-post. |
För de två första väljer ni också jämförelse: matchar exakt, innehåller, börjar med eller slutar med. Att matcha på @forvaltaren.se med "innehåller" fångar hela förvaltarens organisation i ett svep.
Matchar alltid är till för det som ska gälla oavsett — en lagringsprincip på allt, eller en tagg ni alltid vill ha.
Både brevlådor och regler kan kräva ett andra villkor för att slå till, och alla tre handlar om vem avsändaren är:
Det är så ni skiljer medlemspost från övrig post till samma adress. Post till styrelsen@ från en medlem kan tilldelas en roll, medan post från okänd avsändare får ligga otilldelad.
Det här är samma uppsättning för brevlådor och regler.
Status. Sätt ärendets status direkt när det skapas. Använd till exempel för att stänga ärenden från en adress som bara arkiveras.
Tilldelning. Ge ärendet en person eller roll. Notera att tilldelningen bara sker när tråden skapas, inte vid senare svar in i den. En separat switch bestämmer om den tilldelade också ska få ett mejl om det.
Mapp, taggar och lagringsprincip. Ärendemapp och lagringsprincip väljs om föreningen har skapat sådana. Taggar skapas normalt automatiskt utifrån avsändaren — matchar adressen en leverantör får ärendet en tagg till leverantören — och här kan ni lägga till ytterligare taggar som alltid ska sättas.
Styrelsediskussion. Gör ärendet till en styrelsediskussion med samtliga i styrelsen som deltagare. Det är så en intern adress byggs — post dit blir aldrig ett kundärende med svar utåt. Avsnittet ligger längst ned i formuläret, efter Triggers.
En brevlåda eller regel kan lägga in ett inlägg i tråden automatiskt — ett kvitto på att posten kommit fram, eller ett svar på en fråga ni får varje vecka.
Inlägget har samma synlighet som vanliga inlägg: öppet, anonymt eller internt. Det skrivs av en virtuell användare som bär föreningens namn.
Utskick efter autosvar avgör vad som händer när inlägget skapas — betrakta det som att en osynlig styrelseanvändare skrivit svaret:
Automatiska inlägg skapas bara när tråden först skapas, inte för påföljande meddelanden i samma tråd. Ett autosvar upprepas alltså inte varje gång någon skriver.
Utskicken till styrelsen och till den som mejlat styrs av triggers, och en brevlåda eller regel kan gripa in i dem:
| Val | Effekt |
|---|---|
| Kör triggers som vanligt | Utgångsläget. |
| Hoppa över ordinarie triggers | Inga vanliga utskick sker. |
| Kör specificerad triggerbevakning enbart | Bara den ni pekar ut körs, oavsett vad andra regler säger. |
| Kör specificerad triggerbevakning utöver ordinarie | Både och. |
Det är här ni tystar en adress. Har ni en larmanläggning som mejlar rapporter varje natt vill ni ha ärendena, men inte utskicket till hela styrelsen — då är "Hoppa över ordinarie triggers" svaret.
Ett meddelande kan träffas av flera brevlådor och regler, och de kan vilja ändra samma fält. Säg att ni har:
parkering@ — lägg i mappen "Parkering".@forvaltaren.se" — lägg i mappen "Förvaltartrådar".Ett mejl från förvaltaren till parkering@ matchar båda, och den som körs sist vinner.
Två fält styr utfallet:
Ska parkeringsmappen vinna i exemplet ovan ger ni brevlådan högre prioritet och slår på stoppbeteendet. Bara det ena räcker inte: högre prioritet betyder att den körs först, och sedan skriver den andra över.
Reglerna arbetar tyst. Ett ärende som redan ligger tilldelat i rätt mapp säger inte av sig självt vem som bestämde det, och för den som felsöker är det just den frågan som är svår.
Öppna ärendet, välj Visa metadata i åtgärdsmenyn, och leta upp Adressregler som behandlade ärendet. Där står varje regel som ändrade något när ärendet skapades, vad den satte, och när.
Samma uppgift finns i föreningens aktivitetslogg, infälld under raden om att ärendet skapades — fäll ut den raden för att se den. Loggrutan längst ner på ärendets egen sida visar den däremot inte, eftersom den rutan bara listar händelser som handlar om ärendet självt, och den här raden handlar om regeln.
Det som står där är vad regeln gjorde då — inte vad den gör nu. Ändrar ni regeln i efterhand står de gamla ärendena kvar med den tilldelning de faktiskt fick. Det är med avsikt: annars hade en redigerad regel skrivit om sin egen historia.
Ärenden som är äldre än den här loggningen saknar uppgiften helt. För dem visar sidan i stället hur reglerna ser ut i dag, vilket inte behöver vara hur de såg ut när ärendet kom in.
AutosvarAutosvaren har sitt eget system för fritextsvar — adressreglernas inlägg är något annat.
Medlemsregister, möten och protokoll, avtal, hemsida och all kommunikation med medlemmarna på ett och samma ställe. Testa gratis i 12 månader — ingen bindningstid och inga kortuppgifter.