När någon kontaktar er förening via e-post skapas ett e-postärende i Styrelseproffset, och avsändaren får automatiskt ett svar tillbaka. Det svaret kallas autosvar, och ni bestämmer själva hur det ska låta.
Ni kan också ha flera autosvar och låta olika ärenden få olika svar — en felanmälan kan bekräftas med andra ord än en fråga från en mäklare.
Autosvaren finns under Autosvar i menyn.
Standardautosvaret
Varje förening har från början ett autosvar som matchar allt som kommer in. Det är alltså aldrig så att en avsändare blir utan svar.
Skapa ett autosvar för vissa ärenden
Autosvaret sätts samman av två delar: Källa avgör när svaret ska användas, och Innehåll är texten som skickas.
Under Källa väljer ni först Matchningskälla — om svaret ska styras av vem mejlet skickades till, vem det kom från, eller vad som stod i ärenderaden. Sedan anger ni vad som ska matchas och med vilken Matchningstyp.
Är matchningskällan den mottagande adressen matchar ni på adressdelen, till exempel felanmalan, och systemet visar resten av adressen efter fältet.
För mottagande adresser jämförs bara delen före @-tecknet. Ni matchar alltså på
felanmalan, inte på hela adressen.
Matcha på en del av adressen
Matchningstypen behöver inte vara exakt. Det finns också Innehåller, Börjar med och Slutar med, vilket är praktiskt när ni vill fånga en hel grupp avsändare i stället för en enskild adress.
Väljer ni "Slutar med" och skriver @forvaltaren.se gäller autosvaret all post från förvaltaren — oavsett vilken person där som skrev.
När flera autosvar matchar
Matchar flera autosvar samma inkommande e-post används bara ett av dem — det som ligger först i den här ordningen:
- Mottagande e-postadress
- Avsändande e-postadress
- Ärenderad
- Matchar alltid
Ett autosvar riktat mot en specifik adress vinner alltså alltid över standardautosvaret. Det är därför ni kan lägga till specialfall utan att röra det svar som fångar upp allt annat.
Autosvar eller triggerbevakning?
I föreningens inställningar finns också triggerbevakningar, som skickar e-post till olika mottagare när särskilda situationer uppstår. Triggerbevakningar är mycket konfigurerbara och kan i teorin användas för att bygga ett autosvar, men autosvaren är enklare och är det ni ska välja för den här uppgiften.
