Någon säger sig ha mejlat er, men ni hittar inget ärende. Eller så dyker flera ärenden upp på en gång, daterade långt tillbaka. Bägge har oftast samma förklaring: posten har legat i spamfiltret.
Titta i spamfiltret
Gå till E-postärenden och välj Alternativ → Spamfilter. Där ligger post som varit adresserad till föreningen och stoppats.
Hittar ni meddelandet klickar ni Släpp igenom. Då skapas ärendet som vanligt. Skräp tar ni bort.
Listan visar de senaste 30 dagarna. Gäller frågan något äldre finns det inte kvar att släppa igenom — be avsändaren skicka om.
Varför filtret är så strängt
Inkommande post skickas vidare till hela styrelsen. Ett spammeddelande som slipper igenom blir alltså inte ett mejl utan sju, och därför är tröskeln medvetet satt lågt.
Ett meddelande poängsätts av ett antal regler som tittar på rubrik, brödtext och avsändardata, med stöd av e-postleverantörens egen spambedömning. Räcker poängen stoppas meddelandet.
Att posten kommer in "försenad" är samma sak. Stoppade meddelanden gås igenom och släpps igenom i efterhand — då skapas ärendet den dagen, trots att mejlet skickades tidigare.
Så slipper ni problemet
Tröskeln är betydligt högre för avsändare systemet känner igen. En adress räknas som känd om den finns registrerad på en medlem, en styrelseanvändare, en leverantörskontakt eller en hyresgästkontakt.
Det är därför värt att lägga in adressen i registret när ett mejl från en medlem, leverantör eller hyresgäst har fastnat. Nästa gång går det fram.
I ett ärende kan en grå ruta märkt Spamfilter dyka upp. Den betyder precis det: meddelandet var stoppat och släpptes igenom för hand. Ser ni rutan, registrera avsändarens adress.
Åt andra hållet
Kommer skräp igenom kan ni hjälpa filtret: öppna menyn på inlägget och välj Rapportera som spam.
