Ett protokoll fastnar när den som ska justera eller signera har lämnat styrelsen och inte längre kan logga in. Lösningen är att göra om personen till en extern deltagare på just det mötet. Då kan hen slutföra sitt moment via en länk i ett mejl, utan konto.
Gör så här
Öppna mötet och gå till Mötesdeltagare — pennan i avsnittet Deltagare i sidopanelen leder dit.
Öppna menyn på raden för personen och välj Exportera deltagare.
Fyll i personens e-postadress. Kryssa i Skicka e-post om hen ska få veta om det direkt — då dyker ett fritextfält upp där du kan skriva några rader själv. Mejlet talar om vad som återstår: att slutföra justeringen, eller att signera protokollet.
Spara. Deltagaren är nu extern och kopplingen till styrelsekontot är borta för det här mötet. Resten av mötesflödet fungerar som vanligt.
När valet inte finns
Exportera deltagare visas bara för deltagare som är styrelseanvändare och har en roll i mötet. Verktyget täcker två lägen:
- Justeringsperson i ett möte som Pågår eller är Under justering — för att bli klar med justeringen.
- Alla tre rollerna — justeringsperson, protokollförare och påskrivare — i ett möte som är Under signering, för att signera protokollet.
En protokollförare eller påskrivare kan alltså inte exporteras förrän protokollet är färdigställt; dessförinnan finns det ingenting för dem att göra utifrån. Blir ni stående i något annat läge — kontakta supporten hellre än att börja göra om mötet.
Protokollföraren byter roll. Exporterar ni en protokollförare blir hen justeringsperson i samma veva. Det är avsiktligt: den externa vyn är byggd för justering och signering, inte för att skriva protokoll. Justeringspersoner och påskrivare behåller sin roll.
