Medlemsregistret är grunden som mycket annat i Styrelseproffset vilar på. Är uppgifterna aktuella blir e-postutskick, röstlängd och överlåtelser enkla att göra — är de det inte märks det i varje sådan uppgift.
Registret nås under "Medlemmar" i menyn: Aktiva medlemmar och Samtliga medlemmar, där den senare även visar de som avslutat sitt medlemskap.
Medlemstyper
Varje medlem har en typ:
- Ordinarie medlem
- Ordinarie medlem (juridisk person)
- Dödsbo
- Anhörig
- Hyresgäst
- Hyresgäst (andrahand)
- Nyttjare
De tre första har rösträtt: röstlängden omfattar ordinarie medlemmar, juridiska personer och dödsbon. Övriga typer finns för att ni ska kunna samla kontaktuppgifter även till andra som bor eller verkar i fastigheten, men de kommer inte med i röstlängden.
Anhörig används för övriga boende i en bostad — sambon som också vill få nyhetsbrevet, till exempel.
Typen är en etikett, inte en behörighet. Bortsett från rösträtten styr den ingenting: en aktiv person i registret når medlemsportalen och medlemsappen på samma villkor oavsett typ. Typen finns för er egen skull — för att kunna se, filtrera och sortera vem som är vad.
Det är också därför en andrahandshyresgäst hör hemma här om hen ska nå portalen, med typen Hyresgäst (andrahand).
Medlemsvyn
Varje medlem har en egen sida som samlar allt föreningen vet om personen. Överst står personuppgifterna och uppgifterna om medlemskapet: typ, start- och slutdatum, och om medlemskapet är aktivt.
Resten ligger under flikar: bostäder, uthyrningar, anteckningar, avtal och e-postärenden. Siffran på en flik visar hur många poster som finns där, så ni ser direkt om det finns något att titta på.
Fliken Uthyrningar visar de uthyrningar där personen är hyresgäst — inte uthyrningar av personens egen bostad. Vill ni veta om en bostadsrättshavare hyr ut i andra hand tittar ni på bostaden i stället.
Har föreningen nyckelregistret aktiverat finns här också fliken Nycklar, med både medlemmens tilldelade nycklar och de nyckelkvittenser som berör hen.
Har föreningen aktiverat medlemsinloggning på hemsidan ser ni här om medlemmen har skapat ett konto och när det senast användes. Finns det utskicksfel för medlemmens adress visas de också — det är förklaringen om personen slutat få e-post från föreningen.
Redigera en medlem
Öppna medlemmen och välj att redigera. Här sätter ni typ, vilken period medlemskapet gäller, och om medlemmen är aktiv.
Ett slutdatum avslutar inte medlemskapet av sig självt. Har ni satt ett slutdatum som passerat måste ni också bocka ur att medlemmen är aktiv. Det spelar roll: bara aktiva medlemmar kan logga in på föreningens hemsida, och bara aktiva medlemmar kommer med i röstlängden.
Arkivera en medlem
Just därför finns knappen Arkivera på medlemmens sida — den gör hela avslutet i ett steg i stället för att lämna er att komma ihåg delarna.
Ni anger vilket datum medlemskapet avslutades, och systemet sätter medlemmen som inaktiv från det datumet och avslutar samtliga bostadsinnehav med samma datum. Det senare är det som är lätt att missa när man gör det för hand: ett innehav som står kvar aktivt säger fortfarande att personen äger en andel i lägenheten.
All historik finns kvar. Vad personen förlorar är åtkomsten till föreningens hemsida och medlemsportalen, och hen följer inte längre med i e-postutskick.
En redan inaktiv medlem går inte att arkivera — då är arbetet ju gjort.
Arkivering är nästan alltid rätt väg. Ta bort raderar personen ur registret, och med det historiken. Byter en bostad ägare ska ni inte heller arkivera för hand utan använda överlåtelser, som avslutar det gamla medlemskapet och startar det nya.
Notera att en medlem och en styrelseanvändare är två skilda saker, som arkiveras var för sig: att arkivera medlemmen stänger inte inloggningen till portalen, och att arkivera användaren rör inte medlemskapet.
Bostadsinnehav
Kopplingen mellan medlem och bostad kallas innehav, och den bär en period och en andel. Andelen är det som gör att en bostad kan ägas av flera personer med olika delar.
Innehaven finns både på medlemmens bostadsflik och samlat under Visa bostadsinnehav.
En hyresgäst ska inte ha ett innehav. Ett innehav säger att personen har en andel i bostaden, och det har en hyresgäst inte. Vägen från en hyresgäst till lägenheten går genom uthyrningen, och den syns på personens sida utan att något innehav behöver läggas till.
Slutdatum kan lämnas tomt för ett pågående innehav.
Men ändra normalt inte innehav för hand när en bostad byter ägare. Då ska ni använda överlåtelser i stället — det flödet avslutar det gamla innehavet, startar det nya och håller ihop uppgifterna om själva försäljningen. Att göra det för hand i registret betyder att ni måste komma ihåg alla delarna själva.
Exportera medlemsuppgifter
Filtrera fram det urval ni vill ha på medlemslistan och klicka på "Ladda ner". Ni får en Excel-fil med de medlemmar listan visar — filtret styr alltså exakt vad som kommer med.
Importera medlemmar
Ska ni lägga in många medlemmar på en gång, till exempel när föreningen börjar använda Styrelseproffset, gör ni det med en import. Importerna nås från "Importera" i sidhuvudet på medlemslistan, och det finns flera:
- Importera nya — lägger till medlemmar som inte finns i registret.
- Importera till befintliga — uppdaterar uppgifter på medlemmar ni redan har, till exempel när ni fått in en lista med e-postadresser.
- Importera medlemstaggar — sätter medlemstaggar på många medlemmar samtidigt.
- Skapa bostadsinnehav i bulk — kopplar medlemmar till bostäder i en omgång.
Skapa eller importera bostäderna först. Importen kopplar medlemmar till bostäder, så bostäderna måste finnas innan ni börjar.
Själva importen går till så här:
- Ladda hem importfilen. Den har ett fast format och öppnas i Excel eller motsvarande.
- Fyll i en medlem per rad, eller klistra in uppgifterna från ett befintligt register.
- Ladda upp den ifyllda filen och följ instruktionerna på skärmen.
