En överlåtelse är den handling där en bostad byter ägare — och i praktiken en lång rad registreringar som alla ska ske på samma dag. Överlåtelsefunktionen låter er lägga in uppgifterna när ni har dem, ofta månader före tillträdet, och sköter sedan registreringarna själv den dag det gäller.

Det är därför ni inte ska flytta innehav för hand i medlemsregistret när någon säljer. Gör ni det får ni komma ihåg varje steg själva.

Överlåtelserna finns under Överlåtelser i menyn.

Så registrerar ni en överlåtelse

Skapa en ny överlåtelse

Första steget frågar bara efter vilken bostad det gäller. Spara, och resten av formuläret öppnar sig — nu vet systemet vilken bostad det handlar om och kan visa vilka som bor där i dag.

Under Överlåtelsens uppgifter fyller ni i:

• Löpnummer — valfritt, men måste vara unikt inom föreningen. Systemet föreslår nästa lediga.
• Typ — Försäljning, Arv, Gåva eller Bodelning. Valfritt, men det är den enda platsen uppgiften går att spara.
• Registreringsdatum — när ni tog emot handlingen. Föreslås till i dag.
• Tillträdesdatum — den dag allt verkställs. Det viktigaste fältet på sidan.
• Köpeskilling — i kronor. Anges den skapas en punkt i försäljningsstatistiken vid tillträdet.

De ansökande personerna

Här registrerar ni vilka som ska bli medlemmar. Uppgifterna ni skriver in är exakt de som hamnar i medlemsregistret vid tillträdet, så det lönar sig att vara noggrann.

Formuläret har ett viktigt vägval överst: är detta en befintlig medlem? Är det någon som redan finns i registret — en av två delägare som köper ut den andra, eller någon som redan äger en annan bostad — pekar ni ut medlemmen i stället för att skriva in uppgifterna igen. Då skapas ingen dubblett.

För en ny person anger ni medlemstyp, namn, personnummer och kontaktuppgifter. Är medlemstypen juridisk person tillkommer organisationsnummer och företagsnamn.

Ägarandel anges i procent utan procenttecken — 50 eller 100.

Två saker kan förberedas här och verkställs sedan tillsammans med överlåtelsen: ni kan lägga personen i en kö, och ni kan skapa en nyckelkvittens.

Finns det redan minst en ansökande person kan ni skicka e-post till dem direkt från överlåtelsen, med knappen Skicka e-post. Ni kan också lägga upp filer på överlåtelsen — överlåtelseavtalet hör hemma där.

Beslutet

När styrelsen behandlat ansökan registrerar ni beslutsdatum och beslut. Fyra lägen finns:

Efterregistrerad är för överlåtelser som redan har skett — ni lägger in dem i efterhand för historikens skull. Systemet rör då inte medlems- och bostadsregistret, eftersom flytten redan är gjord där. Notera att ingen försäljningsstatistik skapas automatiskt i det läget; anger ni en köpeskilling får ni en länk för att lägga in statistikpunkten för hand.

En överlåtelse går inte att markera som godkänd utan ansökande personer. Behöver ni ändå spara den är det Efterregistrerad ni ska använda.

Vad som händer på tillträdesdagen

På tillträdesdagen verkställs överlåtelsen automatiskt, förutsatt att den är godkänd. Blir en överlåtelse godkänd först efter tillträdesdagen verkställs den vid nästa körning, inom ett dygn.

Detta sker, i tur och ordning:

1. Utträdesärendet skickas till de avflyttande, om ni har ställt in ett och inte stängt av det på överlåtelsen.
2. De nuvarande innehaven avslutas med tillträdesdatumet som slutdatum.
3. De avflyttande medlemmarna inaktiveras — men bara de som inte har ett aktivt innehav i någon annan bostad. Den som äger två lägenheter och säljer en är alltså kvar som aktiv medlem.
4. Deras inloggning stängs av, om ingen annan medlem delar samma användarkonto.
5. De plockas ur medlemstaggar som inte tillåter inaktiva, och ur samtliga köer.
6. De nya medlemmarna skapas med uppgifterna från de ansökande personerna, och får sitt innehav med angiven andel. Var någon markerad som befintlig medlem återaktiveras hen i stället.
7. Köplaceringar och nyckelkvittenser verkställs. Är nyckelkvittensen fortfarande obekräftad skickas den till den nya medlemmen för påskrift.
8. Nyhetsnotiser slås på för de nya medlemmarna, om den inställningen är på och de har e-post och användarkonto.
9. Försäljningsstatistik skapas om köpeskilling är angiven, och pantsättningar avnoteras om den inställningen är på.
10. Välkomstärendet skickas, om ni har ställt in ett och inte stängt av det på överlåtelsen.

Behöver ni inte vänta finns Verkställ överlåtelse manuellt i radmenyn i listan, och Verkställ manuellt under "Alternativ" på överlåtelsen själv.

En verkställd överlåtelse går inte att ändra. Kontrollera uppgifterna innan tillträdesdagen, inte efter.

Skulle något gå fel vid verkställandet — vanligast är att en ny medlems e-postadress krockar med en befintlig medlem — markeras överlåtelsen som Felaktig och felmeddelandet visas överst på den. Rätta orsaken, så verkställs den automatiskt vid nästa körning, inom ett dygn. Vill ni inte vänta sätter ni tillbaka beslutet till Godkänd och väljer Verkställ manuellt.

Ni får också ett ärende i föreningens inkorg som beskriver vad som behöver rättas, och ett mejl till föreningens tekniska kontaktpersoner. Ärendet ligger kvar tills saken är löst, så en överlåtelse som fastnat nattetid inte förblir obemärkt.

Användare och rollerDär utser ni vilka i styrelsen som ska få mejlet när något behöver hanteras för hand.

Välkomst- och utträdesärende

Två automatiska e-postärenden kan skapas i samband med en överlåtelse: ett välkomnande till de inflyttande och ett avsked till de avflyttande. Ni ställer in texterna var för sig:

• Välkomstärende
• Utträdesärende

Båda kan ställas in att skapas ett antal dagar före tillträdet i stället för på dagen. Det är ofta det ni vill: den som flyttar in behöver veta vad som gäller innan hen står där med flyttkartongerna.

Ärendet skapas bara om det finns någon mottagare med e-postadress. Under Automatiska utskick på överlåtelsen står därför en rad per ärende som säger antingen när ärendet skapas eller varför det inte blir av — så ni ser i förväg om något utskick sker.

Stänga av ett utskick för en enskild överlåtelse

Samma ställe har en kryssruta per ärende. Kryssar ni ur den skapas inget ärende när överlåtelsen verkställs. Det är till för de fall där ett standardmejl inte passar — ett arv där ett avskedsbrev till dödsboet vore olyckligt, eller en försäljning där ni redan haft kontakten för hand.

Avstängningen gäller bara den överlåtelsen och rör inte inställningen för föreningen. Den syns i överlåtelsens händelselogg, så det går att se vem som stängde av utskicket och när.

Kryssrutan finns bara när utskicket verkligen är ett val. Har föreningen inte aktiverat ärendet alls går det inte att slå på härifrån — då står bara statusraden med en länk till inställningen. Och är ärendet redan skapat är det för sent: statusraden länkar i stället till ärendet.

Texten kan innehålla länkar. Behöver ni skicka med mer — ordningsregler, felanmälan, sopsortering — lägg det på föreningshemsidan och länka dit i stället för att fylla mejlet.

Ska någon utanför överlåtelsen ha ett mejl — fastighetsskötaren som byter namn på porttelefon och postfack — är det en trigger ni ska sätta upp i stället. Den kan gå på "en överlåtelse godkändes" eller på tillträdesdagen, och innehållet kan lista de tillträdande och de frånträdande med namn och telefonnummer.

TriggerbevakningarDär sätter ni upp egna automatiska utskick vid en överlåtelse, till vem ni vill.

Nycklar och hyresavtal

Har de avflyttande medlemmarna nycklar registrerade visas en varning på överlåtelsen med nycklarna listade. Skapar ni då en nyckelkvittens för en av de ansökande personerna läggs de nycklarna in i den automatiskt.

Är kvittensen kvar obekräftad när överlåtelsen verkställs skickas den till den nya medlemmen för digital påskrift. Ska nycklarna kvitteras vid ett fysiskt möte i stället kan ni skriva ut kvittensen som pdf.

Har de avflyttande hyresavtal — andrahandsuthyrning, förrådsplats, parkering — visas de på samma sätt. Där sker inget automatiskt: avtalen behöver ni hantera själva.

Övriga inställningar

Inställningar för överlåtelser

Där finns två val som styr vad verkställandet gör:

• Avnotera pantsättning automatiskt — bostadens pantsättningar avnoteras när överlåtelsen verkställs.
• Aktivera e-postnotiser vid publicering av nyheter på hemsidan — inflyttande medlemmar med e-post och användarkonto får automatiskt notiser när nyheter publiceras på föreningshemsidan. Kräver att föreningen har en hemsida.

MedlemsregisterRegistret är dit uppgifterna hamnar — där kontrollerar ni resultatet efter tillträdet.