Bostadsregistret är den fasta punkten i Styrelseproffset. Medlemmar kommer och går, men bostäderna står kvar — och det är därför så mycket annat hänger på dem: innehav, överlåtelser, förråd, nycklar, pantsättningar, försäljningsstatistik och ärenden.
Registret finns under Bostadsregister i menyn.
Börja med adresserna
En bostad måste ligga på en adress, så adresserna måste finnas först. För de flesta föreningar motsvarar en adress en port eller trappuppgång.
Adresserna sköter ni under Våra adresser. En adress har bara ett fält — Adressens titel — så här går det fort. Har ni många kan ni importera dem.
Adressen är inte bara en etikett. Den är ett urvalskriterium som återkommer överallt: e-postutskick till en adress, en informationsförfrågan till en adress, medlemstaggar per adress. Delar ni in adresserna som huset faktiskt är indelat får ni de urvalen gratis.
Bostadens uppgifter
Fälten ligger i fyra grupper:
Plats — adressen (obligatorisk) och våningsplan. Våningsplanet får vara negativt, för souterrängvåningar.
Identifikation — två olika nummer, och skillnaden är viktig:
- Objektsnummer är föreningens eget. Det är obligatoriskt, måste vara unikt i föreningen, och det är detta nummer bostaden visas med i hela systemet.
- Lantmäteriets lgh-nr är det myndigheten föreskrivit. Det är bara unikt per adress, så det duger inte som föreningens egen identifikation.
Storlek — antal rum (får vara decimaltal, för 2,5 rum) och yta i kvadratmeter.
Föreningsegenskaper — andelstal och månadsavgift.
Behöver ni något som inte finns kan ni lägga upp egna fält, och de dyker då upp här och blir sökbara och filtrerbara som alla andra fält.
Ytan är inte bara information. Kvadratmeterpriset i försäljningsstatistiken räknas ur den. Saknas ytan blir kvadratmeterpriset noll.
Ska hela registret in på en gång finns Importera nya och Importera till befintliga under "Importera" i sidhuvudet på listan.
Bostadens sida
Varje bostad har en egen sida som samlar allt föreningen vet om den. Överst egenskaperna, sedan nuvarande innehavare och tidigare innehavare med innehavsperioder och andelar.
Resten ligger i flikar, och vilka som visas beror på vad föreningen använder: hyresavtal, anteckningar, avtal, ärenden, förråd, försäljningsstatistik, nycklar, pantsättningar, projekt, överlåtelser och filer.
Historiken bygger sig själv om ni sköter ägarbytena via överlåtelsefunktionen. Flyttar ni innehav för hand får ni komma ihåg att sätta slutdatum, annars ser bostaden ut att ha fler innehavare än den har.
ÖverlåtelserÄgarbyten ska gå den vägen — då blir bostadens historik riktig av sig själv.
Filfliken är rätt plats för det som hör till just den bostaden: ritningar, dokumentation från en renovering, ett godkänt ombyggnadsärende. Sådant som annars hamnar i en mejltråd ingen hittar tre år senare.
Mäklarbilden
Knappen Mäklarbild på bostadens sida är gjord för den fråga varje styrelse får: en mäklare eller bank vill ha uppgifter om en bostad som ska säljas.
Bilden samlar bostadens uppgifter, nuvarande och tidigare innehavare och registrerade pantsättningar på en sida — med föreningens namn och organisationsnummer överst. Den går att skriva ut och att ladda ner som pdf.
Vad mer som hänger på bostaden
- Bostadsinnehav — kopplingen mellan medlem och bostad, samlad i en egen lista.
- Förråd — källar- och vindsförråd, som kan ligga på en annan adress än bostaden.
- Pantsättningar — kan avnoteras automatiskt när en överlåtelse verkställs.
- Försäljningsstatistik — fylls automatiskt av överlåtelserna.
