En stor del av en styrelses arbete kommer in via e-post: frågor från medlemmar, besked från leverantörer, mäklare som vill ha uppgifter. Styrelseproffset gör om varje mejl till ett ärende med status och ansvarig, så att flera kan arbeta i samma inkorg utan att svara dubbelt.
De här fyra vanorna är vad som skiljer en inkorg som fungerar från en som växer.
Använd statusen Väntande
Inkorgen visar som standard det som är nytt, öppet eller väntande — alltså det som är kvar att göra. Ett ärende ni väntar på besked i ligger då och skräpar bland det som faktiskt kräver något av er.
Sätt det till Väntande. Då dyker fältet Snooza till upp, och ni kan lägga ärendet åt sidan fram till ett datum ni själva väljer.
Det är skillnaden mellan ett ärende ni har glömt och ett ni medvetet har lagt undan — och den skillnaden syns bara om ni använder statusen.
Avsluta ärenden
Ett ärende som är klart ska sättas till Avslutat. Det försvinner då ur inkorgen men finns kvar i listan över alla ärenden och i sökningen.
Ni behöver inte tveka inför att avsluta något för tidigt: kommer det in ny post i ett avslutat ärende öppnas det igen automatiskt, med status Nytt. Det som avslutas för tidigt kommer tillbaka av sig självt; det som aldrig avslutas ligger kvar för alltid.
Dela ansvaret med roller, inte med personer
Har ni volym blir det mycket post till varje ledamot. Lösningen är sällan att stänga av notiserna — den är att låta färre få dem åt gången.
- Skapa en roll, till exempel Ärendemottagare, och lägg de ansvariga i den.
- Öppna föreningens triggers och ändra mottagaren för Nytt inkommet e-postärende till rollen i stället för till enskilda personer.
Nu går aviseringarna dit rollen pekar. Byter ni vem som innehar rollen ändras mottagaren utan att någon rör en trigger.
På rollens egen sida finns schemalagda rollinträden, som lägger till eller tar bort personer vid givna datum eller med ett intervall. Ett rullande schema — var och en har rollen var fjärde vecka — sätts alltså upp en gång och sköter sedan sig själv.
Låt adressen avgöra vem som får ärendet
Föreningen kan ha flera brevlådor, inte bara en. Varje brevlåda har egna regler för vad som ska hända med post som kommer in: vilken mapp den hamnar i, vilken status den får, och vem den tilldelas.
Får ni många parkeringsfrågor kan parkering@… gå direkt till rollen Parkeringsfrågor utan att någon sorterar dem för hand.
Det är samma tanke som rollerna, ett steg tidigare: ansvaret fördelas när posten kommer in i stället för efteråt.
AdressreglerBrevlådorna och reglerna som avgör vad som händer med posten redan innan någon läst den.
E-postärenden och inkorgenStatusarna, tilldelningen, taggarna och resten av inkorgen i sin helhet.
