Det händer att utskickad e-post "studsar" — mottagarens e-postserver svarar tillbaka att mejlet inte gick att leverera. Styrelseproffset registrerar då ett utskicksfel och spärrar adressen från vidare utskick tills någon i styrelsen tagit ställning till felet.
Vanliga orsaker:
- E-postadressen är felaktig
- Mottagarens brevlåda är full
- Mottagarens e-postserver svarar inte
- Mottagarens e-postserver bedömer utskicket som skräppost
Det här gäller e-post som föreningen skickar
Utskicksfel handlar alltid om utgående post: något ni har skickat kom inte fram. Saknas i stället e-post som någon har skickat till föreningen ligger den oftast i spamfiltret, och det är en helt annan sak.
Varför adresser spärras
Att fortsätta skicka till adresser som studsar skadar Styrelseproffsets anseende som avsändare. Ju sämre det anseendet blir, desto större risk att e-post från tjänsten hamnar i mottagarnas skräppost — och det drabbar alla föreningar, inte bara den som har den trasiga adressen.
Därför spärras adressen tills felet är kvitterat.
Även en helt korrekt adress kan spärras
Spärren säger inget om att adressen skulle vara felskriven. Den säger bara att den mottagande servern vid det tillfället sa nej — och det gör servrar av många skäl som inte är adressens fel: servern var nere, den bedömde mejlet som skräppost, eller brevlådan var full.
Ett mejl som inte går fram på en gång ges heller inte upp efter ett försök. E-postleverantören försöker om och om igen med växande mellanrum under flera timmar, och det är först när alla försök är förbrukade som utskicket registreras som ett fel. Är det en server som inte svarar har alltså ungefär åtta leveransförsök gjorts innan spärren uppstod. Andra svar — "adressen finns inte", "vi tar inte emot det här" — är slutgiltiga besked från mottagaren, och då görs inga fler försök.
Styrelseproffset väljer alltså inte att sluta skicka. Det är mottagarsidan som har sagt nej, och spärren är sättet att inte fortsätta mot ett nej.
Så märker ni att ett mejl inte kommit fram
Det finns tre ställen att se det på, och det går att bli påmind i stället för att leta:
- I e-postärendet. Mellan inläggen står när post skickats ut, och raden blir röd om utskicket studsat.
- I e-postloggen. Varje utskick listar sina mottagare med tillstånd, där "Studsat" och de tre "Blockerat …" betyder att mejlet inte kom fram.
- I Utskicksfel. Här ligger felen som väntar på er, och den listan bör ni hålla tom.
Öppnar ni ett e-postutskick och ser "Blockerat på grund av tidigare utskicksfel" på en mottagare, så fick den personen inget mejl. Det är ett tidigare utskicksfel som ligger bakom, och det behöver kvitteras innan adressen tar emot något igen.
Ni får en notis när ert eget utskick studsar
Skickar ni e-post — ett svar i ett e-postärende, ett utskick till medlemmarna — och det inte kommer fram, får du som skickade en notis om det. Den heter "Ditt utskick studsade" och står bland dina notisinställningar, där du väljer om den ska komma på sajten, i e-post eller båda.
Utskick som systemet gör av sig självt har ingen avsändare att meddela. Dem fångar bevakningen nedan i stället.
Få en påminnelse om fel som blir liggande
Under Notisbevakningar i föreningens inställningar finns en bevakning för öppna utskicksfel. Slå på den så påminns styrelsen om fel som ingen tagit tag i, och varje användare väljer själv under sina notisinställningar hur påminnelsen ska komma fram.
Påminnelser och notiserNotisbevakningar och egna notisinställningar styr vem som påminns och hur.
Hantera ett utskicksfel
Öppna Utskicksfel och klicka på felet.
På felsidan ser ni feltyp, felkod och den felbeskrivning som mottagarens e-postserver skickade tillbaka. Där står också hur många leveransförsök som gjordes, och en rekommenderad åtgärd för just den felkoden. Det är där svaret på varför står.
Ta reda på orsaken först
Innan ni kvitterar: fundera på varför mejlet studsade. Är adressen felstavad eller inaktuell är det adressen som behöver rättas — annars studsar nästa utskick likadant och spärren kommer tillbaka.
Längst ner på felsidan listas de medlemmar, användare och kontakter som har just den adressen, så en felstavning kan rättas direkt därifrån.
Felkoden pekar ut vilken sorts fel det är:
| Felkod | Betyder | Vad ni gör |
|---|---|---|
| 498 | Ingen e-postserver hittades på mottagarens domän | Kontrollera adressen — domänen ser felskriven eller nedlagd ut |
| 550 | Adressen finns inte hos mottagaren | Kontrollera adressen, den är felskriven eller inaktuell |
| 552 | Mottagarens brevlåda är full | Inget ni kan göra — kvittera, och hör av er på annat sätt om det är brådskande |
| 554 | Mottagaren nekade att ta emot mejlet | Ofta ett skräppostfilter hos mottagaren — kvittera och be mottagaren släppa fram avsändaren |
| 602 | Upprepade leveransförsök misslyckades | Tillfälligt fel hos mottagaren — kvittera |
| 605 | Adressen har studsat tidigare och är spärrad | Se avsnittet om spärren som kommer tillbaka nedan |
| 606 | Mottagaren har avanmält sig från utskick | Respektera avanmälan — skicka inte till adressen igen |
| 607 | Mottagaren har markerat tidigare utskick som skräppost | Kontakta mottagaren på annat sätt innan ni släpper spärren |
| 612 | Mottagarens e-postserver svarade inte | Tillfälligt fel hos mottagaren — kvittera |
Välj kvittering
- Kvittera fel som åtgärdat Använd när ni har rättat det som var fel. Spärren släpper, och Styrelseproffset ber dessutom e-postleverantören ta bort adressen från sin egen spärrlista.
- Kvittera fel utan åtgärd Använd när felet inte gick att åtgärda, eller när det var tillfälligt. Spärren i Styrelseproffset släpper, men adressen ligger kvar på e-postleverantörens spärrlista — mejlet kan alltså fortfarande stoppas där.
Det finns också Kvittera och skicka om, som är "åtgärdat" plus en omsändning av meddelandet — se avsnittet längre ner.
Är ni osäkra är "Kvittera fel som åtgärdat" den ni vill ha. "Utan åtgärd" är till för att kunna stänga ett fel ni inte kan göra något åt, utan att låtsas att det är löst.
Finns det äldre utskicksfel för samma adress kvitteras de automatiskt på samma gång, med samma val som ni gjorde.
Kvitteringen kräver åtkomst till E-postutskick. Har någon i styrelsen begränsad åtkomst utan den delen syns kvitteringsvalen inte för hen — utskicksfelen kan visas på till exempel en medlems sida, men att åtgärda dem är arbete i utskicksdelen. Läs mer i Begränsade användare.
Skicka om det som studsade
En vanlig kvittering släpper spärren för kommande utskick. Mejlet som studsade skickas inte om av sig självt.
Vill ni att mottagaren ska få det ändå finns knappen Kvittera och skicka om: den släpper spärren, ber e-postleverantören ta bort sin, och skickar samma meddelande på nytt till just den mottagaren. Den finns både på felsidan och som val när ni markerat flera fel i listan.
Omsändningen går till samma adress som studsade. Var det adressen som var fel hjälper alltså inte en omsändning — rätta adressen där den står (medlemmen, användaren, kontakten) och skicka ett nytt meddelande i stället.
Om spärren kommer tillbaka direkt
Kvitterade ni "utan åtgärd" ligger adressen kvar på e-postleverantörens spärrlista. Nästa utskick stoppas då redan där, direkt och utan leveransförsök, och ni får ett nytt utskicksfel med felkod 605. Det ser ut som att spärren återuppstod av sig själv, men det är den gamla spärren som aldrig togs bort.
Kvittera det felet som åtgärdat — det är den kvitteringen som ber leverantören ta bort adressen från spärrlistan.
Statusarna på ett utskicksfel
| Status | Betyder |
|---|---|
| Öppet | Felet är inte hanterat, och adressen är spärrad |
| Kvitterat som åtgärdat | Orsaken är rättad och spärren är borta, även hos e-postleverantören |
| Kvitterat utan åtgärd | Spärren i Styrelseproffset är borta, men leverantörens spärr ligger kvar |
Nästa utskick går sedan till adressen som vanligt.
