Protokollet skrivs medan mötet pågår, direkt i systemet. Det som annars blir ett par timmars efterarbete blir då i stort sett färdigt när mötet slutar.

Starta mötet

Från möteslistan eller mötets sida väljer ni Starta möte. Två saker måste vara på plats innan det går.

Deltagarna. Vilka som är närvarande, och vem som är protokollförare — utan protokollförare finns ingen som får skriva. Saknas något skickas ni till deltagarsidan i stället för in i mötet.

Mötesdeltagare och rollerDeltagarlistan, de tre rollerna och kontrollen som avgör om mötet kan startas beskrivs i sin helhet där.

Kopiera agendan. Finns en agenda erbjuder startsidan att kopiera dess föremål till protokollet som rubriker. Det är förkryssat, och det är nästan alltid rätt — då skriver ni under rubriker som redan står i den ordning mötet ska hållas.

Skriva i protokollet

Klicka på ett föremål för att redigera det. Varje föremål har en titel och en brödtext, och kan tilldelas en person eller roll. Tilldelningen syns i protokollet, och det finns en egen vy där någon kan se alla punkter som tilldelats hen.

Föremål kan ligga under varandra i flera nivåer. Dra i pilhandtaget för att flytta, eller använd kontrollerna:

• Kontrollbaren i underkant finns alltid.
• Kontrollboxen i högerkant försvinner på smalare skärmar, som surfplattor.

I kontrollboxen finns också genvägar för att skapa aktiviteter och principbeslut utan att lämna protokollet. Det är den snabbaste vägen från "det där ska Anna kolla upp" till en aktivitet som faktiskt finns.

Menyn med de tre strecken vid varje föremål har Redigera, Färdigställ, Ta bort, Återställ, Lägg till underpunkt, Flytta höger och Flytta vänster. "Återställ" finns för att ett borttaget föremål går att få tillbaka.

Tangentbordet räcker

En van protokollförare behöver aldrig röra musen. Kommandona står under protokollet:

Synkronisering

Knappen Synkronisering styr om arbetet sparas löpande i bakgrunden. Två lägen: Löpande (förvalt) eller Synkronisera inte. Sparande sker bara när något faktiskt ändrats.

Låt det stå på Löpande. Det är därför protokollet överlever att någon stänger locket på datorn.

Skulle uppkopplingen brytas märker ni det på knappen, som byter till en varningsikon. Arbetet fortsätter lokalt i webbläsaren, och när ni kommer tillbaka får ni välja vilken version som ska gälla — den lokala eller den på servern. Läs frågan innan ni svarar; det är den enda gången ni kan tappa text.

Under Alternativ → Jämför versioner kan ni när som helst gå tillbaka till en tidigare sparad version av protokollet.

Avsluta mötet

När protokollutkastet är genomläst väljer ni Avsluta möte. Protokollet sparas en sista gång och ni kommer till en bekräftelsesida som visar vilka deltagarna är och vilka roller de har — sista chansen att upptäcka att justeringspersonen saknas.

Där väljer ni också vilka utskick som ska gå. Har mötet justeringspersoner kan de e-postas med en uppmaning att justera.

Är en justeringsperson medlem och inte styrelseanvändare får hen en personlig länk i mejlet. Den länken går inte att spärra: vem som helst som får den vidarebefordrad kan läsa protokollet och skriva justeringskommentarer. Systemet varnar för det, och varningen är värd att ta på allvar.

Efter avslutandet går mötet till Under justering om det finns justeringspersoner, annars direkt vidare till signering.

Protokollet är låst för redigering så snart någon har signerat det. Ska något ändras efter det måste signaturerna först tas bort.

Nästa steg

Efter mötet: Justering och signeringJustering, signering och de verktyg som finns när någon inte hinner skriva under.