Deltagarlistan är den del av mötet som styr mest och syns minst. Den avgör vem som får skriva i protokollet, vem som ska justera det, vem som ska skriva under — och den är förutsättningen för att mötet ens kan startas.
Den ligger på Mötesdeltagare, som nås från mötets sida (Hantera vid deltagarna, eller Fler åtgärder → Redigera deltagare).
Inbjudan är inte deltagarlistan
Två olika saker, i två olika steg:
- Inbjudningarna frågar om folk kan komma. De skickas innan mötet och var och en svarar ja, nej eller inget.
- Deltagarna är de som faktiskt var med. De registreras när mötet startas.
Sidan visar båda, så ni ser svaren intill listan. Och det finns en genväg: De inbjudna lägger till dem som svarat — antingen bara de som tackat ja, alla som inte tackat nej, eller samtliga.
Vem som kan vara deltagare
| Sort | Läggs till som |
|---|---|
| Styrelseanvändare | Kryssruta per person. Andra portalanvändare än styrelsen finns i en egen lista under. |
| Medlem | Söks fram ur medlemsregistret. |
| Extern gäst | Namn, och e-post om hen ska kunna signera. En revisor, en förvaltare, en entreprenör. |
Alla tre kan bära vilken roll som helst.
En extern deltagare eller medlem som ska signera måste ha e-postadress. Utan den finns ingen väg att skicka signeringslänken, och mötet går inte att starta om personen är justeringsperson utan e-post.
De tre rollerna
| Roll | Vad rollen gör |
|---|---|
| Protokollförare | Den ende som kan skriva i protokollet medan mötet pågår, och den som färdigställer det efter justeringen. |
| Justeringsperson | Läser protokollutkastet efter mötet och skriver justeringskommentarer — utan att kunna ändra i protokollet. |
| Påskrivare | Ska signera det färdiga protokollet, utan att justera. |
Rollen sätts när deltagaren läggs till, och ändras efteråt via Roll på deltagarens rad.
En deltagare utan roll är fullt giltig — det är den vanliga närvarande styrelsemedlemmen.
Skriv kommentar på deltagarens rad noterar sådant som gäller just hens närvaro: "deltog från punkt 5", "lämnade före beslutet". Kommentaren hör till deltagaren, inte till protokollet.
Justeringspersoner är valfria. Utses ingen hoppas justeringssteget över och protokollet går direkt till signering när mötet avslutas. Det är ett medvetet val, men det går inte att ändra i efterhand utan att backa mötet.
Kontrollen innan mötet kan startas
Avsnittet Kontroll är sidans viktigaste ruta. Det listar vad som återstår innan mötet får startas, och när listan är tom står det "Alla kontroller OK" med knappen Starta möte intill.
Två saker krävs alltid:
- Mötet måste ha minst en deltagare.
- Någon måste vara protokollförare.
Därtill kontrolleras att medlemmar och externa som är justeringspersoner eller påskrivare har en giltig e-postadress.
Startas mötet från listan eller mötets sida och något fattas, är det hit ni skickas.
Sammanställning över en period
Deltagarsammanställningen i mötesmenyn svarar på en helt annan fråga: vilka har varit med på styrelsemötena under en period?
Ange start- och slutdatum och ni får en tabell med samtliga möten i intervallet och vilka som deltog på vilka. Det är underlaget man brukar bli ombedd att ta fram när styrelsearvoden ska fördelas.
När någon inte kan slutföra sin del
Två verktyg finns på deltagarens rad, för situationer som faktiskt uppstår i en styrelse.
Exportera deltagare gör om en deltagare till en extern person med egen e-postadress. Det behövs när någon lämnat styrelsen men fortfarande ska justera eller signera ett protokoll från sin tid — hen kan slutföra sin del utan att ha kvar sitt konto. Var personen protokollförare ändras rollen till justeringsperson.
Starta om signering tar bort en deltagares signatur så att hen kan skriva under på nytt, till exempel om revisorn vill att signaturen ska vara verifierad. Står mötet i "Protokoll signerat" backas det till "Under signering".
Den gamla signaturen och dess verifikation tas bort permanent, och åtgärden går inte att ångra. Skicka en ny signeringslänk efteråt med E-posta påminnelse.
Vad som är lätt att göra fel
- Att lägga till deltagarna i efterhand. Deltagarlistan låses när mötet går vidare i flödet; sätts den rätt vid starten slipper ni backa mötet senare.
- Att glömma justeringsperson. Hoppar mötet över justeringssteget märks det först när protokollet ligger hos påskrivarna.
- Extern deltagare utan e-post. Hen kan då inte signera, och kontrollen släpper inte igenom mötet om hen ska justera.
