Ett styrelsemöte behöver inte hållas i tvättstugan. Videomötesfunktionen ligger i mötet självt, så deltagarlistan, agendan och protokollet är samma sak oavsett om ni sitter i samma rum eller inte.

Lösningen är webbläsarbaserad — ingen programvara behöver installeras — och bygger på en integrerad tjänst som heter Eyeson.

Öppna rummet

På mötets statussida finns Öppna videomöte. Knappen finns både när mötet är planerat och när det pågår, så ni kan använda rummet för ett förmöte lika gärna som för mötet självt.

Ni kommer till en sida som visar mötets registrerade deltagare, med en kryssruta för att mejla dem var sin personlig länk. Den personliga länken är värd att skicka: med den slipper deltagaren skriva in sitt namn när hen ansluter.

Öppna inte rummet i förväg. Rummet skapas när den första personen går in, och stängs automatiskt om ingen varit där på några minuter. Öppnar ni det en halvtimme före mötet är det borta när folk börjar ansluta. Av samma skäl måste minst en deltagare vara kvar i rummet hela tiden medan mötet pågår.

Gäster

Under Anslutning för gäster ligger en länk ni kan skicka till någon utanför styrelsen — en leverantör, en medlem, en revisor.

Länken är unik per möte och kräver ingen inloggning. Två saker att veta om den:

• Den som har länken kan se mötets titel samt start- och sluttid utan att någon släppt in hen.
• Gästen kan inte öppna rummet själv. En styrelseanvändare måste ha öppnat videomötesrummet först.

Länk i inbjudan

Vet ni redan när ni bjuder in att mötet hålls över video kan ni kryssa i Videomöte på inbjudningssidan, så följer länken till videomötesrummet med i utskicket.

Samma sak gäller där: länken fungerar inte förrän någon i styrelsen faktiskt öppnat rummet.

Använda ett annat videosystem

Har föreningen redan Zoom, Teams eller Google Meet behöver ni inte byta. I mötets inställningar finns fältet Videomötesrum, och klistrar ni in er adress där leder "Öppna videomöte" dit i stället.

Det är ofta det praktiska valet när deltagarna redan är vana vid ett verktyg. Ni får då inte de personliga länkarna, men behåller allt annat i mötesflödet.

I videorummet

Första gången måste ni tillåta webbläsaren att använda kamera och mikrofon. Säg ja när frågan kommer — säger ni nej får ni leta rätt på inställningen i webbläsaren efteråt, vilket är betydligt krångligare.

Innan ni går in kontrollerar ni utrustningen: vilken kamera, vilken mikrofon och vilka högtalare som ska användas.

Väl inne finns kontrollerna runt videobilden. Ni kan stänga av kamera och mikrofon, bjuda in fler, dela skärm eller en fil, skicka reaktioner, chatta i text och se deltagarlistan — där går det också att stänga av mikrofonen på någon som glömt sin påslagen.

Videorummet är en integrerad tjänst som utvecklas utanför Styrelseproffset, så dess gränssnitt kan komma att ändras utan att den här artikeln hinner med.

Om det inte fungerar

Den vanligaste orsaken är en gammal webbläsare. Be deltagarna uppdatera i god tid, och använd Chrome, Firefox, Safari eller Edge. Stödet i mobila webbläsare är begränsat.

Ha en reservplan. Videosamtal över internet är fortfarande känsliga för uppkoppling och utrustning, och ett styrelsemöte som inte kan hållas är dyrare än fem minuters förberedelse.