Ett möte i Styrelseproffset är inte en kalenderpost utan ett arbetsflöde: agendan sätts samman, mötet startas, protokollet förs, justeras och signeras. Varje steg låser upp nästa.
Den här artikeln är kartan. Den beskriver mötets sida — den ni återvänder till mellan varje steg — och vad de sex lägena innebär. Varje steg har sedan sin egen artikel.
Mötets sida är navet
Varje möte har en egen sida, och den är byggd för att svara på en enda fråga: vad väntar vi på nu, och vem gör det?
Högst upp ligger Agenda och Protokoll, och under Fler åtgärder det ni gör mer sällan — skriva ut, ladda ner PDF, e-posta agendan eller protokollet, redigera mötesuppgifterna, hantera deltagare, ta bort mötet.
Under Mötets status ligger stegvisaren. Den visar var mötet står, vem som är ansvarig i det läget, och knapparna som hör dit. Det som är kvar att göra står som handlingar, så ni behöver inte veta vad steget heter för att kunna göra det.
Resten av sidan är mötets sammanhang: mötesinformation, mötesdokument (mötets egen mapp i filarkivet), beslut som fattats på mötet, deltagare med sina roller och inbjudna med sina svar.
De sex lägena
| Läge | Vad som gäller |
|---|---|
| Planerat | Agendan sätts samman. Alla i styrelsen kan redigera. |
| Pågår | Mötet är inlett och deltagarna valda. Bara protokollföraren kan redigera protokollet. |
| Under justering | Protokollutkastet är klart. Justeringspersonerna skriver sina kommentarer; övriga kan läsa. |
| Under slutjustering | Justeringspersonerna är klara. Protokollföraren färdigställer protokollet. |
| Under signering | Protokollet är färdigt och väntar på påskrifter. |
| Protokoll signerat | Samtliga påskrivare har signerat. |
Ett nytt möte hamnar alltid i Planerat. Läget byts av att någon gör nästa sak — startar mötet, avslutar det, blir klar med justeringen — inte genom att ni ställer om det för hand.
Att backa ett möte
Ibland behöver man ändå. Kanske avslutades mötet innan protokollet var färdigt, eller så glömdes justeringspersonen bort.
Ändra läge i rubriken för Mötets status leder till mötets redigeringssida, där läget kan sättas manuellt. Varje läge har en förklaring intill, så ni ser vad ni väljer. Ingen får mejl av att ni byter läge för hand — det är ni som behöver säga till den som ska göra nästa sak.
Lämnar mötet signeringsläget tas alla signaturer som redan lämnats bort, och sidan varnar om det innan ni sparar. Det märks inte om ni backar direkt, men står halva styrelsen redan som påskrivare får de skriva under igen.
Backa hellre än att skapa om. Att sätta mötet tillbaka till "Pågår" bevarar agenda, protokoll, deltagare och bilagor — ett nytt möte börjar från ingenting och lämnar det gamla halvfärdigt i listan.
Alla protokoll på en gång
Ladda ner PDF på mötets sida ger ett möte i taget. Ska ni ha alla — inför en revision, vid ett styrelsebyte, eller som föreningens egen säkerhetskopia — finns de redan samlade i den fullständiga exporten.
Varje fullständig export innehåller ett protokoll som PDF per möte, i en mapp som heter moten, med mötets nummer i filnamnet (mote-412.pdf). Är mötet signerat är det den signerade protokollfilen med påskrifterna som följer med — samma fil som ni laddar ner från mötet.
Ni behöver oftast inte beställa något. En fullständig export skapas automatiskt var sjunde dag, och de tidigare ligger kvar. Öppna den senaste under Inställningar → Exportcentral och välj Ladda ner exportfilen.
Har ni hållit möten sedan den senaste exporten klickar ni Beställ ny export. Ni får ett mejl när den är klar — hur lång tid det tar beror på hur mycket föreningen har samlat på sig. Bara ett exportjobb i taget kan ligga i kön.
Tre saker om innehållet:
- Det är protokollet som exporteras, inte agendan. Ett möte som startats men där inget skrivits i protokollet ger ingen PDF — det finns ingenting att skriva ut.
- Uppladdade filer ingår inte. Protokollen genereras vid exporten, men mötesdokumenten — offerten, ritningen — hämtar ni från filarkivet.
- Exporten under "Export av enskilda komponenter" är något annat. Väljer ni Möten där får ni en lista i Excel över mötena, inte protokollen.
Mötesinställningar
Under inställningarna för möten finns två saker som gäller alla möten:
Automatisk namngivning. Titeln på nya möten kan förifyllas med löpnummer per år (Styrelsemöte 2026-1) eller med startdatum (Styrelsemöte 2026-06-02). Ni väljer prefixet själva. Titeln går alltid att skriva över.
Logga på protokoll. Loggan hamnar högst upp på agendor och protokoll som laddas ner som PDF. Lämnar ni fältet tomt används föreningens grundlogotyp från den grafiska profilen — det här är alltså bara till för er som vill ha en annan logga just på protokollen.
