En offert som ska diskuteras, en ritning som ett beslut vilar på, ett årsredovisningsutkast. Sådant hör till mötet och ska gå att hitta där — inte i någons inkorg.

I Styrelseproffset kallas de mötesdokument, och de tillhör mötet snarare än agendan eller protokollet. Ett dokument som laddas upp inför mötet finns alltså kvar när protokollet skrivs, och följer med i båda.

Lägga till ett dokument

Tre vägar leder till samma sak:

• Från mötets statussida, i avsnittet Mötesdokument — nås från Möten i menyn.
• Från agendan, under Alternativ.
• Från protokollet, under Alternativ.

I agenda- och protokollvyns Alternativ-meny finns två val: Ladda upp bilaga för en fil från datorn, och Lägg till bilaga från filarkiv för något som redan ligger i föreningens filarkiv.

Det andra valet är underskattat. Årsredovisningen, stadgarna och underhållsplanen ligger redan i arkivet — de behöver inte laddas upp en gång till för varje möte som ska diskutera dem.

Ta bort ett dokument

Gå till mötets statussida. I listan över mötesdokument har varje rad en meny där Ta bort finns.

Skriva ut

Skriv ut samlar allt som hör till mötet på en sida: agendan som PDF, protokollet som PDF, och varje mötesdokument som en nedladdningslänk. Valet finns under Fler åtgärder på mötets statussida, och under Alternativ i agenda- och protokollvyn.

Det är sidan att gå till när hela mötesunderlaget ska ut på papper inför ett möte där alla inte sitter framför en skärm.

Är mötet fortfarande planerat står det uttryckligen att protokoll saknas — det finns inget att skriva ut förrän mötet startats.

Vad som händer vid utskick

Skickar ni agendan eller protokollet med e-post följer mötesdokumenten med som nedladdningslänkar i mejlet.

Länkarna kräver ingen inloggning. Den som får mejlet kan ladda ner dokumenten, och så kan var och en som mejlet vidarebefordras till. Tänk igenom det innan ni bifogar något som inte tål att spridas — ett anbud, ett personalärende, en uppgift om en enskild medlem.

Behöver ett underlag stanna inom styrelsen är alternativet att lägga det i filarkivet och hänvisa till det i agendatexten, i stället för att skicka med det.